С 1 июля действуют новые требования к выдаче копий документов. Руководитель предприятия обязан ознакомиться с поправками, чтобы правильно заверить трудовую книжку в 2019 году. Если их не учитывать, справка будет считаться недействительной.
Компания не может предоставить сотруднику оригинал трудовой книги, поэтому заверению подлежат ксерокопии документа.
Информация о рабочей деятельности человека может потребоваться в следующих случаях:
• подтверждение дохода при получении кредита;
• гарантия возврата кредитных средств;
• взыскание задолженности с заработной платы;
• подтверждение данных, указанных человеком в анкете.
Кроме этого, трудовая книга показывает, как часто и по каким причинам человек менял работу. Эта информация необходима на собеседовании или переводе на новую должность.
Во время плановых проверок предприятия сотрудниками ФСС, могут потребоваться копии трудовых книг уволенных работников.
Подтвержденную копию книги может запросить федеральная миграционная служба при выдаче загранпаспорта или оформлении визы. Это не обязательное требование, но некоторые региональные отделения его соблюдают.
Новые поправки оказались незначительными. Основные требования к заверению трудовой книги сохранились, и остаются обязательными. На основании обращения сотрудника кадровый отдел должен предоставить документ в течение трех дней.
ТК РФ и статья №62 определяют правила заверения книжки:
• копированию подлежат все страницы с записями о рабочей деятельности;
• копированная книга прошивается, на месте склейки указывается количество листов;
• лицо, заверившее документ, на последнем листе указывает дату оформления, ставит печать и отметку «Копия верна».
Можно не указывать:
• сведения о наградах;
• запись о том, что работник продолжает деятельность на предприятии.
Если страницы документа не скрепляются между собой, каждый лист заверяется отдельно.
Действует новый Приказ Росстандарта №2004-ст, а именно ГОСТ Р 9.0.97-2016, пункт №5.26. Предыдущим документом, который регулировал порядок заверения трудовой книги, было Постановление Госстандарта №65.
Основные требования продолжают действовать, нововведением стала отметка о месте хранения оригинала книжки. Лицо, получившее заверенную копию, будет проинформировано о том, где находится трудовая книга.
Согласно изменениям, документ должен заверяться по следующим правилам:
• последняя страница отмечается записью «Копия верна»;
• указывается должность работника, уполномоченного заверять копии: его фамилия, инициалы, подпись;
• ставится дата предоставления копии;
• далее пишется «Подлинник хранится…..»;
• бумага заверяется печатью.
Без указания места хранения, документ считается недействительным.
Правила устанавливают, что трудовая книга должна находиться в личном деле сотрудника и храниться в сейфе предприятия. Эта информация указывается на последней странице.
Документ может быть отклонен по месту требования, если допущены следующие ошибки:
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
