Прием на работу нового сотрудника — важная кадровая процедура, от которой во многом зависит эффективность дальнейшего сотрудничества между работником и работодателем. Поэтому оформление на работу в 2017 году должно полностью соответствовать требованиям законодательства: необходимо правильно оформить все документы, предъявляемые сотрудником при приеме на работу в 2017 году, а также произвести все необходимые процедуры, которые проверяются ГИТ в 2017 году при проведении проверок кадровой документации.
Прием на работу — пожалуй, одна из самых распространенных кадровых процедур, которую в крупных компаниях проделывают весьма часто. В ряде случаев трудовое законодательство требует проведения дополнительных процедур перед оформлением сотрудника на работу: например, это может быть обязательный медицинский осмотр, ознакомление с документацией, отбор на основании конкурсной процедуры и т.д.
Процедура приема на работу в 2017 году
Как правило, непосредственно процедуре оформления на работу предшествует этап выбора наиболее подходящего кандидата из числа соискателей, изъявивших желание поучаствовать в конкурсе на вакантную должность. В результате такого отбора работодатель останавливает свой выбор на одном из кандидатов. При этом если соискатель, не получивший предложения о работе, предъявит работодателю письменное требование уведомить его об основаниях отказа в приеме, руководство организации обязано удовлетворить эту просьбу также в письменном виде. Стоит помнить, что ч.5 ст.64 ТК РФ требует, чтобы ответ был предоставлен заявителю не позднее, чем через 7 рабочих дней с момента получения требования.
Что касается выбранного кандидата, для него начинается процедура оформления на работу. В некоторых случаях, например, для сотрудников, которые еще не достигли 18-летнего возраста, первым шагом на пути к оформлению становится медицинское освидетельствование. Такое требование установлено ст.69 ТК РФ.
Кроме того, статья 213 ТК РФ устанавливает, что медицинский осмотр в обязательном порядке проходят следующие категории сотрудников:
• принимаемые на работу с вредными и (или) опасными условиями;
• занятые на работе, связанной с движением транспорта;
• осуществляющие трудовую деятельность, сопряженную с производством и использованием продуктов питания, а также оказанием услуг в области розничной продажи продуктов питания либо товаров в области общественного питания;
• трудящиеся в контакте с водопроводными сооружениями;
• работающие в медицинских и детских организациях.
Основным документом, который фиксирует факт заключения соглашения о приеме на работу между работником и работодателем и условия такого соглашения, является трудовой договор. Указанный документ составляется в письменном виде в количестве двух экземпляров, имеющих одинаковую правовую силу, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Согласно действующему законодательству, трудовые отношения считаются возникшими с момента подписания документа либо фактического начала работы новым сотрудником. Тем не менее, в такой ситуации статья 67 Трудового кодекса РФ все же обязывает работодателя оформить трудовой договор с работником не позднее, чем через три дня после фактического допуска к работе.
Основные требования к содержанию трудового договора установлены статьей 57 ТК РФ, однако строго установленной формы этого документа в трудовом законодательстве не содержится. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно устанавливать соответствующую форму.
Документы, необходимые для приема на работу в 2017 году
Статья 65 Трудового кодекса РФ дает сотруднику, в чьи трудовые обязанности входит наем персонала, право потребовать у поступающего на работу лица перечисленные документы:
• паспорт либо другой документ, служащий для идентификации личности;
• трудовую книжку (при этом работник, который оформляется на первое в своей жизни место работы либо имеет основную работу у другого работодателя и оформляется по совместительству, освобождается от обязанности предъявлять трудовую книжку);
• страховое свидетельство пенсионного страхования, если таковое имеется у работника;
• диплом или иной документ, подтверждающий получение образования, прохождения дополнительного обучения или повышения квалификации в случае, если выполнение работы требует от сотрудника наличия специальных знаний;
• документы, подтверждающие воинский статус, в случае, если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным;
• справку об отсутствии судимости, если таковая информация является существенной для выполнения работы.
Для оформления на работу в государственные или муниципальные учреждения, помимо перечисленных документов, потребуется также составить заявление о приеме на работу. Такое требование установлено ст.26 Федерального закона № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» и ст.16 Федерального закона № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ». При этом при оформлении на должность в коммерческом предприятии такое заявление не является обязательным, однако может быть оформлено в случае, если такая процедура принята в кадровом документообороте предприятия. Для сотрудников, чья трудовая деятельность предполагает несение материальной ответственности, необходимым документом является соответствующий договор, который может включать в себя условие индивидуальной, бригадной или коллективности ответственности за материальные ценности. Он должен быть зарегистрирован в специальном журнале.
После получения всех необходимых документов руководство организации должно подготовить и издать локальный акт о приеме сотрудника на работу, условия которого должны полностью соответствовать тексту трудового договора. Многие работодатели пользуются для подготовки такого приказа формой № Т-1, однако действующее законодательство предоставляет им право самостоятельно утверждать форму этого документа. Работник, о котором идет речь в приказе, должен быть ознакомлен с его содержанием; если он изъявит желание получить заверенную копию приказа, она должна быть ему предоставлена.
Помимо приказа, информация о приеме сотрудника на работу должна быть зафиксирована в его трудовой книжке, причем соответствующую запись, как того требует ст. 66 ТК РФ, необходимо внести не позднее пяти дней со дня приема на работу. Кроме того, на работника должна быть заведена и зарегистрирована личная карточка по форме № Т-2 (либо форме, утвержденной работодателем), содержащая необходимую для осуществления трудовой деятельности информацию. Наконец, данные о новом члене коллектива вносятся в табель учета рабочего времени и прочие составляющие кадрового документооборота в компании.
Следует помнить, что государственная инспекция труда в 2017 году уделяет особое внимание оформлению приема на работу. В частности, важно следить за тем, чтобы все обязательные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, запись в трудовой книжке были проведены в нужное время, трудовые договора находились в строгом соответствии с положениями действующего законодательства, а наименования должностей были идентичны тем, которые обозначены в штатном расписании. В отношении несовершеннолетних сотрудников наиболее частой причиной претензий со стороны ГИТ является непроведение медицинского осмотра на этапе приема на работу.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Процедура приема на работу требует осуществления ряда последовательных действий, которые должны четко следовать одно за другим и подтверждаться оформлением соответствующих документов.
Ознакомление сотрудника с нормативными актами организации
Для того, чтобы трудовая деятельность сотрудника была эффективной с первого дня его работы, необходимо, чтобы он был в курсе принятых в компании правил. Добиться этого можно, своевременно ознакомив его с локальными актами предприятия, к которым обычно относят правила, регламентирующие трудовой распорядок, а также разнообразные приказы, распоряжения и положения, которые непосредственно связаны с будущей работой сотрудника. При этом стоит иметь в виду, что ч.3 ст.68 ТК РФ требует, чтобы все необходимые документы были предоставлены сотруднику для ознакомления до заключения трудового договора. В противном случае работник, не согласный с правилами внутреннего распорядка, не будет обязан соблюдать их.
Процедуру информирования сотрудника о содержании локальных актов обычно осуществляют одним их следующих способов:
• получение подписи сотрудника на специальном листе, который является приложением к документу, подтверждающим ознакомление с ним;
• получение подписи работника в особом журнале учета фактов ознакомления сотрудников с актами работодателя;
• получение подписи сотрудника в индивидуальном перечне актов для ознакомления.
В первом и третьем случае документ с подписью работника целесообразно хранить вместе с трудовым договором.
Проверка документов
Сотрудник кадровой службы, получив документы соискателя по списку, приведенному выше, обязан проверить их подлинность и правильность оформления. При этом необходимо помнить, что, согласно положениям ч.3 ст. 65 ТК РФ, работник, который впервые в жизни устраивается на работу, не обязан предъявлять трудовую книжку: в этом случае ее должен оформить работодатель. Кроме того, требование о предъявлении трудовой книжки не относится к сотрудникам, поступающим на работу на условиях совместительства.
Заключение трудового договора
Оформление трудового договора, представляющего собой ключевой документ, фиксирующий условия сотрудничества между работником и работодателем, производится в письменной форме в количестве двух единиц, как того требует ч.1 ст.67 ТК РФ. В отдельных случаях допускается фактическое начало трудовой деятельности без оформления договора, однако ч.2 ст. 67 ТК РФ требует, чтобы в этой ситуации документ был оформлен не позднее трех дней с момента начала работы.
Издание приказа о приеме на работу
Ст.68 ТК РФ устанавливает, что оформление приказа является обязательным условием приема нового сотрудника на работу, причем издание такого документа должно быть осуществлено в течение трех дней с того момента, когда работник фактически приступил к трудовой деятельности. В случае, если работодатель использует унифицированную форму Т-1, следует строго соблюдать порядок заполнения ее разделов.
Так, название организации должно полностью соответствовать наименованию, прописанному в учредительных документах. В разделе «Код формы приказа по ОКУД» (Общероссийский классификатор управленческой документации) проставляется комбинация 0301001, а вот «Код по ОКПО» (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) представляет собой номер, присущий конкретной компании.
Регистрационный номер документа присваивается в момент его издания в соответствии с порядком в кадровом документообороте предприятия. По усмотрению организации он может быть дополнен индексом, сведениями об исполнителях и другими данными, перечисленными в п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России № 65-ст. Дата начала трудовой деятельности должна точно совпадать с датой, обозначенной в трудовом договоре, а вот дата окончания проставляется только в случае, если речь идет о срочном контракте.
Помимо перечисленных сведений, в приказе указывается табельный номер работника, его фамилия, имя и отчество (допускается использование как именительного, так и родительного падежа). В случае, если в трудовом договоре особо обозначено подразделение, в которое принимается на работу сотрудник, в соответствии с абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ его также необходимо зафиксировать в приказе. Что касается названия должности, его необходимо сверить со штатным расписанием, а в случае, если работник имеет право на льготы, — с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами, как того требует абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ.
Такие параметры как условия осуществления трудовой деятельности, величина оклада, продолжительность и характер испытательного срока фиксируются в соответствии с трудовым договором, реквизиты которого указываются в разделе «Основание». На правильно оформленном приказе должны присутствовать подписи руководителя организации и самого сотрудника, который таким образом подтверждает факт ознакомления с его содержанием.
Заполнение личной карточки
Заполнение личной карточки по форме Т-2 производится сотрудником кадровой службы на основании анкеты, заполненной сотрудником, либо результатов опроса. В этом документе необходимо зафиксировать информацию об уровне образования и квалификации работника, стаже и характере его работы, воинской обязанности и других параметрах, которые могут оказывать влияние на выполнение им своих трудовых обязанностей.
Внесение записи в трудовую книжку
Ч. 3 ст. 66 ТК РФ требует, чтобы работодатель зафиксировал факт приема сотрудника на работу в его трудовой книжке не позднее, чем через шесть дней после начала трудовой деятельности на данном предприятии. В случае, если трудовая книжка оформляется самим работодателем, например, для сотрудников, впервые приступающих к работе, необходимо также внести записи на первую страницу документа.
Заполнение Книги учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек представляет собой документ, в котором работодатель фиксирует сведения о трудовых книжках всех своих сотрудников. В отношении нового работника необходимо заполнить дату получения книжки, ее реквизиты, обозначить должностную позицию и отдел, в который принят сотрудник, а также указать фамилию, имя и отчество лица, получившего данный документ.
Передача данных в военкомат
В случае, если вновь принятый сотрудник является военнообязанным, работник кадровой службы должен в двухнедельный срок известить военный комиссариат, к которому приписан молодой человек, о приеме его на работу. Такое требование установлено подп. «а» п.29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ.
Уведомление о приеме на работу
Уведомление контролирующих органов является обязательным в случае, если работник, поступающий на предприятие, является гражданином другой страны. В этой ситуации необходимо в трехдневный срок проинформировать о данном факте представителей Федеральной миграционной службы в соответствии с п. 2 Порядка, утвержденного приказом ФМС России № 147. Требование об уведомлении устанавливается также в отношении бывших государственных служащих: в этом случае необходимо в десятидневный срок направить такое уведомление по последнему месту его работы, как того требует ч.3 ст. 64.1 ТК РФ.
Прием на работу отдельных групп сотрудников в 2017 году
В отношении некоторых категорий работников в 2017 году действующим законодательством установлены определенные ограничения:
• несовершеннолетние работники не могут быть приняты на должности, предполагающие трудовую деятельность во вредных или опасных условиях либо работу по совместительству;
• работники, имеющие судимость за экономические преступления, не могут быть приняты на работу, предполагающую наличие материальной ответственности;
• не могут быть приняты на должность педагога сотрудники, имеющие судимость за преступления умышленного или особо тяжкого характера, инфекционные, психические болезни; по суду лишенные права работать педагогами; признанные судом недееспособными; не имеющие профильного образования.
Таким образом, прием на работу — это комплексная процедура, требующая от кадрового работника знания действующего законодательства и внимательности. Правильное оформление всех документов позволит ему избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
