Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про штатное расписание и все что с ним связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.
Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.
В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.
А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».
Таким образом, штатное расписание в 2021 году обязательно.
В каких случаях может пригодиться штатное расписание:
• Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
• Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
• Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
• Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
• Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.
Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.
Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.
Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.
Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.
Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.
Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
• Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
• Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).
Основная часть. Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке.
Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом:
• Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
• Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
• Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
• Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
• Оклад сотрудника.
• Надбавка за ученую степень.
• Надбавка за усиленный режим работы.
• Надбавка за повышенную ответственность.
• Суммарный доход.
• Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.
Здесь укажите, сколько всего штатных единиц и каков месячный зарплатный фонд на предприятии.
Подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой).
Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается.
Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:
• сокращение численности работников или сокращение штата;
• набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
• увеличение окладов, ввод надбавок;
• реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.
В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.
Случается, что компания испытывает проблемы в экономике или человеческих ресурсах. Меры первой необходимости в таких случаях — пересмотреть процессы, откорректировать штат, оптимизировать фонд оплаты труда.
Сразу отметим, что приказ в виде отдельного документа вовсе не обязателен. Стандартный бланк штатного расписания Т-3 содержит отдельный блок полей для внесения реквизитов приказа. Однако использование унифицированного бланка не обязательно. Организация может разработать свою собственную форму штатки. И включить в нее отдельное поле для утверждающей резолюции руководителя. В этом случае отдельный документ – приказ об утверждении окажется ненужным. Если же вы используете бланк Т-3, то без приказа в виде отдельного документа не обойтись.
Нужно отметить, что в законодательстве отсутствуют не только требования составлять приказ, но не закреплен порядок разработки самой штатки. Однако трудовое законодательство в 2021 году содержит массу отсылок к штатному расписанию. ТК РФ упоминает этот документ неоднократно. Поэтому и само расписание, и утверждающий приказ должны быть у каждого работодателя.
Причин несколько:
• При любой проверке начислений зарплаты и социальных пособий контроллеры обязательно запрашивают штатное расписание,
• Увольнение по сокращению обосновывается с обязательной ссылкой на штатное расписание,
• Расписание нужно самой организации для планирования кадровой работы, фонда оплаты труда, налоговых отчислений, производственных процессов и т.д.
Если проверяющие выявляют отсутствие в компании штатного расписания или приказа о его утверждении, работодатели платят штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Она предусматривает ответственность за нарушение требований трудового законодательства.
В идеале оформлять первую штатку и приказ о ее утверждении нужно еще на стадии подготовки к открытию новой компании. Ведь при планировании бизнеса у его создателей уже есть представление о численности персонала и размерах зарплаты. Утвердить штатное расписание новой организации можно и после госрегистрации. Если этого не сделали, сделайте сразу же после приема первого работника.
Действующим организациям приказ об утверждении нужен при каждом изменении штатки.
Напомним, ТК РФ обязывает работодателей ежегодно индексировать зарплату для всего персонала. Поэтому, даже если у вас никаких оргштатных изменений нет, как минимум один раз в год приказ понадобится. Для того, чтобы утвердить новую штатку с проиндексированными окладами.
Приказ готовит работник, на которого руководитель возложил обязанности ведения кадровой работы.
Обычно это один из сотрудников:
• Кадровик,
• Секретарь,
• Бухгалтер и т.д.
Руководитель может поручить эту работу любому подчиненному. Или оставить данную функцию за собой.
Приказ оформляют с учетом самых обычных правил делопроизводства. Обычно его составляют на простом листе или бланке организации.
В текст включают следующие сведения:
• Название документа,
• Его номер,
• Дата составления,
• Реквизиты нового штатного расписания: номер и дата составления,
• Численность персонала по новому расписанию,
• Новый фонд оплаты труда,
• Дата вступления в силу новой редакции штатки.
Приказ подписывает руководитель предприятия или ИП-работодатель. В обязательном порядке с приказом знакомятся ответственные сотрудники: кадровики, бухгалтера, экономисты, плановики, руководители подразделений и т.д.
Утверждение штатного расписания в 2020-2021 годах
Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Данная форма в 2021 году не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.
Штатное расписание содержит следующие сведения:
• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки;
• прочие сведения.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
• "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
• дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
• графа 1 "Наименование структурного подразделения";
• графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
• графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
• в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
• в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
• графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
• графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
• графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
- руководителя кадровой службы;
- главного бухгалтера.
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Выписка из штатного расписания в 2020-2021 годах
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.
Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.
В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.
В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.
Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).
Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.
Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.
Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что в 2021 году юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу:
1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.
Штатное расписание для ИП в 2020-2021 годах
Все ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны вести штатное расписание, ИП без сотрудников — не должны.
На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.
Самого ИП в штатном расписании не показываете.
И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом. Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.
По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе в 2021 году это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста.
Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3. В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.
Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Изменения в штатном расписании в 2020-2021 годах
Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда № 428-6-1).
По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.
Оформить изменения можно двумя способами:
• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.
Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.
Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.
Если в 2021 году условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.
Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).
Письменно уведомить работника нужно в случаях:
• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.
Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.
Срок хранения штатного расписания в 2020-2021 годах
Штатное расписание не указано в законодательстве как обязательный документ. Однако, в ст. 57 ТК РФ дается указание, что трудовая функция прописывается в соответствии со штаткой. Также данный документ в первую очередь запрашивают проверяющие. Поэтому его наличие обязательно.
Как правило, штатка принимается на определенный период. Чаще всего это 1 год. В ходе этого периода документ постоянно используется в ходе кадрового производства и должен быть в быстром доступе. После принятия версии на следующий год старая может быть передана в архив компании.
Если организация проходит процедуру ликвидации, то штатное расписание сдается в госархив.
После передачи в архив компании документ уничтожению не подлежит. Срок хранения штатного расписания в архиве определен в п. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России № 558). Оно должно оставаться в организации постоянно и уничтожаться не должно. Если же архива в компании нет, то штатка остается в отделе кадров и подшивается к соответствующим документам прошлых периодов.
Это правило в 2021 году установлено для компаний, где оно было разработано и утверждено. В других организациях расписание хранится не менее 3-х лет.
Также установлен период для проектов – 5 лет. Однако в стадии утверждения находится новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Проект Росархива № б/н). В нем такой срок сокращен до 3 лет. Поскольку новый Перечень еще не утвержден, то пока следует руководствоваться Приказом Минкультуры № 558.
Поэтому вопрос: “Сколько хранить штатное расписание в организации?” остается актуальным. Необходимо следить за утверждаемыми нормативными актами, чтобы не пропустить обновления.
Постоянное хранение уже не актуальных штаток должно быть организовано на базе архива предприятия или в иных специально оборудованных помещениях. В такие помещения должен быть ограничен доступ посторонних лиц. Например, установлена пропускная система.
Если нет возможности для выделения отдельного кабинета, то хранение организуют в помещении отдела персонала или ином. Для этого устанавливают запирающиеся металлические шкафы или сейфы. Хранимая документация должна быть защищена от воздействия прямых солнечных лучей, иного света, высокой влажности. Так содержащаяся информация не будет испорчена со временем.
Документ подшивают к аналогичным за прошлые периоды. На корешке папки, а также на обложке проставляют соответствующую маркировку для облегчения поиска нужной информации.
Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.
При проведении проверок должностные лица могут запросить штатки прошлых лет.
Преждевременное уничтожение такого документа приведет к наложению штрафа в размере:
• От 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ). Также ст. 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение порядка хранения документации.
• От 2 000 до 4 000 руб. за воспрепятствование проверке (не предоставление документов, ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Печать на штатном расписании в 2020-2021 годах
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, есть ли потребность в штатном расписании, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России № 1).
Для одинаковых должностей в «штатке» в 2021 году должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир».
Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников. Понятно, что при наличии «штатки» менеджеры компании располагают всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.
Если по «штатке» принято положительное решение, то неминуемо встанет вопрос об утверждении документа. Надо ли ставить печать на штатное расписание?
После того, как работа над «штаткой» окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.
После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата № 1). Необходимо ли ставить печать на штатное расписание?
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на штатном расписании (форма Т-3), отрицательный. Дело в том, что форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата № 1, не предусматривает проставления печати на штатном расписании, утвержденном руководителем компании. Места для печати в унифицированной форме не предусмотрено.
Другое дело самостоятельно разработанный бланк. Если он предусматривает прикладывание печати, то ответ на вопрос, нужно ли на штатном расписании ставить печать организации, будет утвердительным.
Штатное расписание ТСЖ в 2020-2021 годах
Для качественной организации деятельности предприятия кадровиком составляется штатное расписание, позволяющее планировать финансы и решать вопросы с наймом сотрудников.
Несмотря на то, что ТСЖ – некоммерческое предприятие, и этот документ не является для него обязательным, многие товарищества составляют его для упрощения управления имуществом МКД и решения организационных вопросов.
Штатное расписание – это документ, содержащий сведения о количестве сотрудников, их должностях, заработных платах и надбавках. Оно составляется для годового расчета расходования финансов. С помощью этого документа можно точно определить, какие суммы идут на оплату рабочего персонала, и сколько человек работает в организации.
На его основании председатель ТСЖ или кадровик решают, хватит ли годового финансирования на зарплату имеющимся сотрудникам, можно ли ввести в штат новую должность, и определяют, какое количество штатных единиц товарищество может себе позволить.
В ст. 135 ЖК РФ, регулирующей деятельность ТСЖ, нет информации о необходимости составления штатного расписания. Трудовой кодекс также не дает разъяснений об обязательности ведения такого документа. Поэтому составление штатного расписания является делом добровольным.
Тем не менее в 2021 году наличие этого документа облегчает ведение бухгалтерской отчетности и взаимодействие с налоговой и трудовой инспекцией, а также снижает риск ошибок при начислении зарплаты.
Штатное расписание оформляется таблицей в форме № Т-3, утвержденной Госкомстатом.
В документе содержатся следующие данные:
1. наименование организации;
2. дата утверждения;
3. перечень должностей, каждому из которых присваивается номер подразделения;
4. количество работающих сотрудников;
5. месячный размер заработной платы на каждого сотрудника;
6. величина надбавок;
7. общая величина зарплаты по штатной единице и общая сумма по подразделениям.
В документе не указываются фамилии работников, только имеющиеся должности и их единицы.
Составление и утверждение графика работы позволяет правильно организовать деятельность товарищества и обозначить приемные дни и часы для собственников многоквартирного дома.
График работы утверждается на общем собрании жильцов, сведения о его принятии фиксируются в протоколе собрания. Информация о графике работы ТСЖ должна быть доступной для всех жильцов, поэтому он вывешивается на внешней стороне входной двери конторы или на доске объявлений дома.
Штатное расписание составляется бухгалтером или кадровиком совместно с председателем ТСЖ. Документ должен быть подготовлен до собрания жильцов и членов товарищества.
Чтобы составить расписание, нужно определить:
• сумму, которая выделяется ТСЖ на выплаты зарплатам сотрудников;
• число сотрудников и ставки;
• месячную сумму, которую ТСЖ может позволить себе на оплату труда работников.
Для определения максимальных ежемесячных расходов на выплаты сотрудникам общую сумму зарплаты всего персонала нужно разделить на 12 месяцев. Если сумма зарплаты получилась ниже прожиточного минимума, то придется либо исключать из расписания единицы штата (сокращать сотрудников), либо переводить некоторых работников на половину ставки.
Рассмотрим составление штатного плана ТСЖ поэтапно.
Как уже говорилось выше, документ составляется по специальной форме в виде таблицы:
1. Вверху документа указываются дата принятия расписания, период его действия, полное наименование ТСЖ (заполняется так, как в уставе). Как правило, этот документ составляется на 1 год и начинает действовать с января.
2. В первой колонке приводятся структурные подразделения и их коды. Например, администрация, бухгалтерия, обслуживающий персонал.
3. Вторая колонка – это перечень должностей, которые входят в то или иное подразделение. Например, в административный штат могут входить председатель товарищества и секретарь.
4. Третья колонка – количество штатных единиц. Например, если в ТСЖ работают две уборщицы, то это отражается в таблице в соответствующей колонке.
5. В четвертой колонке указывается оклад для каждого должностного лица. Обратите внимание, что сумма зарплаты на каждую единицу не должна быть менее прожиточного минимума.
6. Пятая колонка – это надбавки (за стаж, за знание иностранного языка и пр.).
7. Шестая колонка – общая сумма ежемесячной зарплаты, запланированная для одной должности (оклад+надбавки). То есть, если в штате работают два сантехника, то в этой колонке должна быть указана общая сумма зарплаты за двоих.
Заверяет документ кадровик и бухгалтер подписью и печатью организации. Если в штате их нет, то это делает председатель ТСЖ.
При составлении расписания нужно исходить из суммы, которую товарищество может себе позволить на содержание персонала. Если работников требуется много, а бюджет ограничен, то придется либо сокращать штат, либо переводить некоторых сотрудников на пониженные ставки.
Изменения в этом документе необходимы, если нужно сократить число работников, принять новых сотрудников, изменить количество единиц в штате или изменить размер зарплаты.
Для внесения поправок председателем или кадровиком издается приказ, содержащий данные обо всех планируемых изменениях. Если в штатное расписание требуется внести большое количество поправок, то лучше всего заново его составить.
Чтобы внести изменения, касающиеся найма или сокращения сотрудников, вопрос об этом выносится на общем собрании членов ТСЖ. Вопросы, касающиеся повышения или понижения зарплаты персоналу, решает правление без участия жильцов.
Расписание утверждается правлением ТСЖ на основании выписанного приказа. Перед утверждением проводится собрание, в котором принимают участие собственники и члены товарищества. Если за принятие документа проголосует большее число людей, то он буде считаться принятым.
Составление расписания во многом облегчает работу ТСЖ и делает ее организацию прозрачной. Это важный кадровый документ, позволяющий вести учет штатного состава и финансового обеспечения. Его формирование не требует особых познаний в кадровом делопроизводстве или бухучете.
Штатное расписание школы в 2020-2021 годах
Штатное расписание школы содержит полный список должностей, определенных в организации, количество ставок на каждую должность, информацию о распределении обязанностей сотрудников учреждения, развернутую информацию о суммах выплат. Из документа можно узнать число сотрудников административного, педагогического, учебно-вспомогательного направления.
Расписание используется как основа для начисления заработных плат, оформления служебных записей, фиксации профессионального уровня педагогов и обязанностей персонала.
Трудовой Кодекс страны предписывает наличие данного документа в каждом учреждении (ст.15), независимо от статуса и финансирования. При проведении инспекционных проверок, расписание будет проверяться в обязательном порядке. Отсутствие документа грозит наложением штрафа на руководителя школы в размере пяти тысяч рублей, а для самой организации – в 10 раз больше. Поэтому ежегодно ответственные сотрудники разрабатывают документ в установленные сроки.
Лица, выполняющие в 2021 году работу по составлению документа, должны быть назначены приказом или иметь данную обязанность в должностной инструкции. Следует отметить, что в случае изменений кадрового состава или размеров выплат, документ актуализируют после утверждения приказа об изменении штатного расписания в школе.
Утверждение документа – задача вышестоящего органа, управляющего образовательной деятельностью региона. При этом такие организации руководствуются Типовыми штатами ОУ, утвержденными еще в прошлом столетии, но до сих пор актуальными.
Нормативы, установленные в этих документах, в настоящее время используются в качестве примера и являются минимальными. Необходимо помнить, что при проверке инспектор не имеет права требовать четкого следования данным штатам, в связи с тем, что они носят рекомендательный характер.
Разработкой документа занимается руководящий состав организации. Прежде чем начать работу в данном направлении, необходимо издать приказ об утверждении штатного расписания в школе.
В качестве основополагающего документа для составления расписания используют методические рекомендации, которые были установлены Департаментом образования. Типовая форма (N T-3) расписания, принятая постановлением Госкомстата РФ, заполняется с учетом норм численности учащихся заведения. Организация имеет право дополнить форму, внося в нее уточняющую информацию.
Типовое штатное расписание общеобразовательной школы обычно включает в себя следующие разделы:
• название документа и период его действия;
• название подразделений, список руководящего персонала, педагогов, специалистов и обслуживающих работников;
• перечень должностей в порядке, соответствующем подразделениям, по старшинству;
• количество сотрудников по должностям, в том числе с указанием неполной ставки;
• оклады либо тарифную сетку по трудовым договорам;
• дополнительные выплаты в виде надбавок или премий и т.д.;
• итоговую сумму начислений.
Удобно разбить форму штатной сетки на несколько разделов по количеству категорий сотрудников. К административным должностям относятся руководитель школы и его заместители. Педагогические работники – это преподаватели, учителя ОБЖД, музыкальные работники, психологи, библиотекари, логопеды, инструкторы по физическому воспитанию, тьюторы, старшие методисты. К должностям учебно-воспитательного направления относятся вожатые, секретари, кассиры, бухгалтера, лаборанты, завхоз. Обслуживающий персонал включает должности уборщиц, слесарей, кочегара, водителя, гардеробщицы.
Количество сотрудников в заведении определяется, в первую очередь, его наполненностью и бюджетированием, а также с учетом вида учреждения, учебных программ, числа младших и старших классов. Например, расписание школы со стандартной формой обучения будет отличаться от документов, разработанных для школ-интернатов, организаций с углубленным изучением отдельных предметов или заведений вечернего (сменного) или коррекционного обучения.
Содержание документа также зависит и от особенностей режима учреждения. Так, если в школе введено больше одной смены, в штат вводят дополнительные единицы уборщиков помещений из расчета одна ставка на 500 м2.
По ряду причин штатное расписание общеобразовательных школ может изменяться. Школы на государственном обеспечении устанавливают численность сотрудников на основании внешних приказов. Частные организации имеют право добавлять должности и выплачивать им зарплату. Если муниципальное учреждение может позволить себе оплачивать работу дополнительного персонала, оно также может изменить штатное расписание в сторону увеличения единиц или должностей.
За составление тарифных списков в заведении отвечают две комиссии: тарифная аттестационная и экспертная. Их деятельность заключается в определении дополнительных выплат за отрицательные условия труда. Результаты работы комиссий необходимо оформлять в виде приказа за подписью директора.
В документе указывают суммы заработной платы за месяц, расшифровывая составляющие их части. Эти данные являются основой для определения расходов организации, ими также оперируют при составлении планов, привлечении дополнительных работников и принятии управленческих решений.
Кроме основных должностей, в штатную сетку должны быть включены совместители и специалисты, которые определяют и поддерживают специфический уклон школы (языки, спортивная направленность и т.д.). При составлении документа кроме следования нормативным актам, необходимо опираться на внутришкольные акты: Устав, сметные бумаги, количественные нормы, расчетные документы.
Следует понимать, что численность персонала может не совпадать с числом штатных единиц, потому что сотрудники могут быть оформлены как на 0,25, так и на 1,5 ставки. С увеличение количества параллельных классов должно увеличиваться и число должностей или сотрудников, работающих на одной должности. Для расчета ставок в штатном расписании школы используют стандартные методики и таблицы.
Обобщенная методика установления ставок включает в себя следующий расчет: количество рабочих учебных часов в неделю по группе обучающихся делят на норму нагрузки педагогов конкретного заведения. Количество ставок на каждый класс рассчитывают, опираясь на базисный учебный план школы.
При составлении документа необходимо внимательно относится к названиям должностей. Они должны соответствовать установленным в классификаторах для того, чтобы сотрудники учреждения могли претендовать на льготы.
Действие документа длится один учебный год, после чего процедура повторяется, начиная с издания приказа о назначении ответственных и составлении расписания.
Штатное расписание СНТ в 2020-2021 годах
Садоводы и дачники пока не располагают ни нормативными документами, ни четкими рекомендациями о порядке установления размера месячной заработной платы (месячного оклада) штатным работникам садоводческих и дачных объединений. Размер заработной платы председателю правления другим штатным работникам устанавливает общее собрание членов товарищества при утверждении сметы. Он зависит от различных факторов условий. Прежде всего, расходы на оплату штатных других работников товарищества не должны быть обременительными и соответствовать возможностям членов данного товарищества. Оплата труда конкретного работника должна достойно отражать его возможности способности исполнять свои обязанности. Вместе тем месячный оклад штатного работника не должен быть ниже установленного в РФ минимального размера оплаты труда (МРОТ).
На общем собрании в 2021 году также утверждается штатное, расписание. В соответствии с ним в штат на год или на иной срок, в зависимости от размеров и специфики товарищества, могут быть включены: заместитель председателя правления, главный бухгалтер или бухгалтер на правах главного бухгалтера, сторож, электрик, слесарь-водопроводчик и др.
С другой стороны, кто вам сказал что штатные сотрудники (выборные органы должны работать для вас бесплатно или за копейки). Опять возразите, работают мол по полгода и не полный рабочий день. Соглашусь отчасти. Опять же как работа председателя, так работа бухгалтера именно годовая. Основная масса работ этих лиц проходит вне вашего внимание.
Так, как же расcчитать зарплату? Исходя из сложившейся практики садоводы постоянно выступают за низкую зарплату председателю, бухгалтеру и другим лицам, работающим по трудовым договорам в СНТ (это касается и выплат вознаграждений при отсутствии заключенных трудовых договоров).. В данном вопросе следует исходить из того, что зарплата должностного лица в СНТ не может быть ниже, установленной официально региональным правительством. Предвижу возражения: «Эта зарплата, если человек работает целый месяц, по 40 часов в неделю. А председатель столько времени не работает. Тем более, если у него имеется ещё другая, основная работа». Всё правильно — председатель, бухгалтер, электрик и др. во многих СНТ не работают по 8 часов в день. Но!!! в нашем регионе, 10 804 руб. получает неквалифицированный рабочий за свой труд в течение месяца. Квалификация председателя правления организации, бухгалтера, электрика с 4, 5-й группой допуска (это тот минимум, к-й обычно имеется в СНТ) не соответствует понятию «неквалифицированный рабочий». Значит, при условии занятости полного рабочего дня, должностные оклады указанных лиц должны быть намного выше МРОТ. Возвращаемся к началу: если председатель СНТ работает, предположим, по 2 часа в день, но имеет высокую квалификацию, то и получать он должен за свой труд тот минимум, ниже которого зарплата опуститься не может, т.е. 10 804,00 в месяц.
Размер зарплаты, естественно, утверждается общим собранием товарищества, но при этом в обязательном порядке должны учитываться:
1. размер минимальной зарплаты в регионе;
2. квалификация сотрудника, соответствующая занимаемой должности;
3. время, в течение которого сотрудник выполняет свои обязанности.
4. фактический объём выполняемой работы. 5. количество садоводов в СНТ. При учёте этих факторов зарплата (вознаграждение) вполне может быть и выше минимально установленной в регионе.
И это, на мой взгляд, будет вполне справедливо, учитывая круг выполняемых обязанностей и ваших желаний и требований.
Месячный оклад заместителя председателя правления рекомендуется устанавливать в размере 50-70% от оклада председателя, а главного бухгалтера, бухгалтера (на правах главного бухгалтера) 60-70% от оклада председателя. Этих работников надо принимать на контрактной основе, в договоре определять их обязанности, размер и условия оплаты труда, включая как премии и дополнительную оплату труда, так и санкции за несоблюдение требований договора, вплоть до увольнения. Возможно заключение с ними гражданско-правового договора на выполнение соответствующих услуг. Штатные работники имеют право на социальные пособия, очередной отпуск; период работы в товариществе зачитывается в трудовой стаж при начислении пенсии. Для наемных работников при приеме их на работу может, в соответствии с существующим законодательством, устанавливаться испытательный срок.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
