Штатное расписание не указано в законодательстве как обязательный документ. Однако, в ст. 57 ТК РФ дается указание, что трудовая функция прописывается в соответствии со штаткой. Также данный документ в первую очередь запрашивают проверяющие. Поэтому его наличие обязательно.
Как правило, штатка принимается на определенный период. Чаще всего это 1 год. В ходе этого периода документ постоянно используется в ходе кадрового производства и должен быть в быстром доступе. После принятия версии на следующий год старая может быть передана в архив компании.
Если организация проходит процедуру ликвидации, то штатное расписание сдается в госархив.
После передачи в архив компании документ уничтожению не подлежит. Срок хранения штатного расписания в архиве определен в п. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России № 558).
Оно должно оставаться в организации постоянно и уничтожаться не должно. Если же архива в компании нет, то штатка остается в отделе кадров и подшивается к соответствующим документам прошлых периодов.
Это правило в 2021 году установлено для компаний, где оно было разработано и утверждено. В других организациях расписание хранится не менее 3-х лет.
Также установлен период для проектов – 5 лет. Однако в стадии утверждения находится новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Проект Росархива № б/н).
В нем такой срок сокращен до 3 лет. Поскольку новый Перечень еще не утвержден, то пока следует руководствоваться Приказом Минкультуры № 558.
Поэтому вопрос: “Сколько хранить штатное расписание в организации?” остается актуальным. Необходимо следить за утверждаемыми нормативными актами, чтобы не пропустить обновления.
Постоянное хранение уже не актуальных штаток должно быть организовано на базе архива предприятия или в иных специально оборудованных помещениях. В такие помещения должен быть ограничен доступ посторонних лиц. Например, установлена пропускная система.
Если нет возможности для выделения отдельного кабинета, то хранение организуют в помещении отдела персонала или ином. Для этого устанавливают запирающиеся металлические шкафы или сейфы. Хранимая документация должна быть защищена от воздействия прямых солнечных лучей, иного света, высокой влажности. Так содержащаяся информация не будет испорчена со временем.
Документ подшивают к аналогичным за прошлые периоды. На корешке папки, а также на обложке проставляют соответствующую маркировку для облегчения поиска нужной информации.
Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.
При проведении проверок должностные лица могут запросить штатки прошлых лет.
Преждевременное уничтожение такого документа приведет к наложению штрафа в размере:
• От 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ). Также ст. 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение порядка хранения документации.
• От 2 000 до 4 000 руб. за воспрепятствование проверке (не предоставление документов, ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
