Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.
Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.
В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.
А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».
Таким образом, штатное расписание в 2021 году обязательно.
В каких случаях может пригодиться штатное расписание:
• Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
• Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
• Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
• Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
• Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.
Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.
Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.
Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.
Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.
Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.
Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
• Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
• Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).
Основная часть. Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке.
Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом:
• Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
• Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
• Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
• Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
• Оклад сотрудника.
• Надбавка за ученую степень.
• Надбавка за усиленный режим работы.
• Надбавка за повышенную ответственность.
• Суммарный доход.
• Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.
Здесь укажите, сколько всего штатных единиц и каков месячный зарплатный фонд на предприятии.
Подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой).
Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается.
Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:
• сокращение численности работников или сокращение штата;
• набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
• увеличение окладов, ввод надбавок;
• реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.
В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.
Случается, что компания испытывает проблемы в экономике или человеческих ресурсах. Меры первой необходимости в таких случаях — пересмотреть процессы, откорректировать штат, оптимизировать фонд оплаты труда.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
