Сразу отметим, что приказ в виде отдельного документа вовсе не обязателен. Стандартный бланк штатного расписания Т-3 содержит отдельный блок полей для внесения реквизитов приказа. Однако использование унифицированного бланка не обязательно. Организация может разработать свою собственную форму штатки. И включить в нее отдельное поле для утверждающей резолюции руководителя. В этом случае отдельный документ – приказ об утверждении окажется ненужным. Если же вы используете бланк Т-3, то без приказа в виде отдельного документа не обойтись.
Нужно отметить, что в законодательстве отсутствуют не только требования составлять приказ, но не закреплен порядок разработки самой штатки. Однако трудовое законодательство в 2021 году содержит массу отсылок к штатному расписанию. ТК РФ упоминает этот документ неоднократно. Поэтому и само расписание, и утверждающий приказ должны быть у каждого работодателя.
Причин несколько:
• При любой проверке начислений зарплаты и социальных пособий контроллеры обязательно запрашивают штатное расписание,
• Увольнение по сокращению обосновывается с обязательной ссылкой на штатное расписание,
• Расписание нужно самой организации для планирования кадровой работы, фонда оплаты труда, налоговых отчислений, производственных процессов и т.д.
Если проверяющие выявляют отсутствие в компании штатного расписания или приказа о его утверждении, работодатели платят штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Она предусматривает ответственность за нарушение требований трудового законодательства.
В идеале оформлять первую штатку и приказ о ее утверждении нужно еще на стадии подготовки к открытию новой компании. Ведь при планировании бизнеса у его создателей уже есть представление о численности персонала и размерах зарплаты. Утвердить штатное расписание новой организации можно и после госрегистрации. Если этого не сделали, сделайте сразу же после приема первого работника.
Действующим организациям приказ об утверждении нужен при каждом изменении штатки.
Напомним, ТК РФ обязывает работодателей ежегодно индексировать зарплату для всего персонала. Поэтому, даже если у вас никаких оргштатных изменений нет, как минимум один раз в год приказ понадобится. Для того, чтобы утвердить новую штатку с проиндексированными окладами.
Приказ готовит работник, на которого руководитель возложил обязанности ведения кадровой работы.
Обычно это один из сотрудников:
• Кадровик,
• Секретарь,
• Бухгалтер и т.д.
Руководитель может поручить эту работу любому подчиненному. Или оставить данную функцию за собой.
Приказ оформляют с учетом самых обычных правил делопроизводства. Обычно его составляют на простом листе или бланке организации.
В текст включают следующие сведения:
• Название документа,
• Его номер,
• Дата составления,
• Реквизиты нового штатного расписания: номер и дата составления,
• Численность персонала по новому расписанию,
• Новый фонд оплаты труда,
• Дата вступления в силу новой редакции штатки.
Приказ подписывает руководитель предприятия или ИП-работодатель. В обязательном порядке с приказом знакомятся ответственные сотрудники: кадровики, бухгалтера, экономисты, плановики, руководители подразделений и т.д.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
