Информация в современных условиях стала для компаний одним из самых ценных слагаемых в их рыночном успехе. Информационные потоки, циркулирующие как внутри организаций, так и поступающие извне, являются необходимой составляющей их повседневной деятельности. Для обеспечения управления этими потоками необходима интегрированная корпоративная информационно-аналитическая система, функционирующая на предприятии. От совершенства ее организации напрямую зависит судьба всего бизнеса.
С ростом и развитием предприятия система управления становится все более сложной. С одной стороны, существенно возрастает объем информации, которую приходится обрабатывать руководителям компании. С другой стороны, бизнес диверсифицируется — появляются новые направления, зачастую существенно отличающиеся от первоначального. Поэтому на определенном этапе развитие предприятия достигает такого этапа («зрелости»), когда необходимы новые методы управления. С чем это связано? Прежде всего в системе управления явно выделяются специализированные подсистемы финансовая, логистическая, производственная, сбытовая. Между ними необходимо обеспечивать эффективную информационную связь, т.е. выстраивать горизонтальные и вертикальные информационные потоки (особенно важно обеспечивать получение достоверной информации о деятельности компании подсистемой финансового управления). Кроме того, существенно усложняются процедуры планирования.
Особенно это важно на производственных предприятиях, когда информация по прогнозам продаж, производства и закупок должна быть согласована с финансовой точки зрения на разных временных горизонтах планирования. Финансовый «верхний» слой управления нуждается в подкреплении своевременными достоверными данными «снизу» — от других подразделений компании. Финансовым директором должен быть обеспечен такой график поступления платежей (кредитов, прочих поступлений), который позволит финансировать не только текущую деятельность компании (оперативный уровень планирования), но и инвестиционные проекты (средне и долгосрочная перспектива).
Именно на данном этапе, когда существенно возрастает сложность системы управления, возникает потребность в сложных интегрированных системах, которые адекватны потребностям бизнеса и могут обеспечить полноту, достоверность, единый формат необходимой управленческой информации, единство методик и быстроту ее обработки. Тем самым ERP-система может обеспечить предприятию необходимые конкурентные преимущества.
ERР-системы (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) — набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий — планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Среди требований, предъявляемым к ERP-системам: централизация данных в единой базе, близкий к реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.
Концепция ERP предложена аналитической фирмой Gartner Group не так давно подтвердила свою жизнеспособность. Системы ERP предназначены для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий. Это «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг. Такие системы создаются для предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями.
Основное преимущество ERP-систем состоит в том, что они позволяют осуществлять управление полным операционным циклом компании, охватывающим все фазы бизнес-процессов: планирование, исполнение, контроль и анализ деятельности. Это позволяет получать фактические данные о деятельности компании с высокой степенью достоверности. При этом, однако, нужно иметь в виду, что ERP-система реализует методы управления, заложенные разработчиками, поэтому, используя ее, пользователь вынужден в известной степени менять систему управления компанией.
Призванные оптимизировать все многообразие внутренних и внешних процессов предприятия ERР-системы позволяют снизить операционные, управленческие и коммерческие затраты, сократить цикл реализации, увеличить оборачиваемость материальных запасов, улучшить утилизацию основных фондов и т.д. Глобальная интеграция всех информационных потоков в рамках единой системы обеспечивает оптимальное использование информации, напрямую влияя на оперативность принятия управленческих решений и быстроту реакции на рыночные изменения.
Вопрос интеграции составных частей ERP-системы оказывается во многих случаях отнюдь не простым. Одно дело — частный случай использования общих данных модулями «Учет персонала» и «Расчет заработной платы», что реализовано практически везде. Совсем другое — адекватная взаимосвязь всех модулей с точки зрения бизнес процедур. Например, если рассмотреть процедуру «Увольнение сотрудника», проводимую в модуле «Учет персонала», то этап «Проверка отсутствия закрепленных за сотрудником материальных ценностей» должен, по идее, проводиться с обращением к подсистеме «Бухгалтерский учет». Однако на практике возможность такой проверки реализована далеко не во всех программах.
Любая система управления базируется на некоторой модели управления. Если говорить об управлении информационными ресурсами — это модель IT1L. Если говорить об управлении бизнеса — то ERP, MRP и другие модели, поскольку, с точки зрения заказчика, информационная система должна являться важной компонентой системы управления компанией, поэтому построение современных ИС базируется на бизнес-модели управления предприятием. Моделирование бизнес-процессов в настоящее время является центральным звеном проектирования информационных систем. Именно выбор модели управления предприятием определяет цель и направление стратегического развития компании. Это, в свою очередь, будет влиять на все стадии создания информационной системы, включая информационную инфраструктуру предприятия.
Введение стандартов ISO 9000:2000 привело к созданию целого ряда новых моделей бизнес-процессов:
SCM — Supply Chain Management — управление логистическими цепочками;
SCE— Supply Chain Execution — исполнение логистических транзакций;
SCEM — Supply Chain Event Management — управление событиями в логистической цепочке.
Очевидно, что все эти модели должны быть интегрированы в общую систему управления компанией. Таким образом, для современного крупного предприятия характерной особенностью является много-модельность.
Современные модели MRP/ERP
Сегодня модель MRP/ERP включает в себя следующие подсистемы, которые часто называют также блоками:
• управление запасами;
• управление снабжением;
• управление сбытом;
• управление производством;
• планирование;
• управление сервисным обслуживанием;
• управление цепочками поставок;
• управление финансами.
Рассмотрим базовую функциональность, поддерживаемой каждой из подсистем.
Управление запасами. Эта подсистема обеспечивает реализацию следующих функций:
• Inventory Control — мониторинг запасов;
• Physical Inventory — регулирование и инвентаризация складских остатков.
При решении задач управления запасами производится обработка и корректировка всей информации о приходе, движении и расходе сырья и материалов, промежуточной продукции и готовых изделий; учет запасов по складским ячейкам, выбор индивидуальных стратегий контроля, пополнения и списания запасов по каждой позиции номенклатуры сырья и материалов и т.д. Учитывается нормативная и текущая фактическая стоимость запасов, а также отслеживается прохождение отдельных партий запасов и серий изготавливаемой продукции.
Управление снабжением. Подсистема реализует следующие функции:
• Purchase Orders — заказы на закупку;
• Supplier Schedules — график поставок;
• MRP — планирование потребности в материалах, понимаемое как управление заявками на закупку.
Управление сбытом. Базовыми функциями этой подсистемы являются:
• Sales Quotations — квотирование продаж;
• Sales Orders/ Invoices — заказы на продажу (счета фактуры);
• Distributed Resource Planning (DRP) — управления ресурсами распределения;
• прогноз сбыта.
Управление производством. В этой подсистеме реализуются следующие функции, соответствующие различными типам производственных процессов:
• Product Structures — спецификация изделий, определяющая, какие материалы и комплектующие используются в производимом изделии;
• Routings/Work Centers — операции/центры переработки, включающие в себя описание цехов, участков, рабочих мест;
• Formula/Process — технологические процессы производства продукции с маршрутизацией по рабочим центрам для объемного (процессного) производства;
• Work Orders — наряд-задание (сменное задание) на производство работ для позаказного и мелкосерийного производства;
• Shop Floor Control — управление трудозатратами (диспетчирование);
• Repetitive — поточное производство (для серийного и массового производства);
• Quality Management — управление качеством, т.е. описание различных проверок изделий во время производственного процесса.
Планирование
В модели MRP/ERP предусматривается сквозное планирование, согласование и оперативная корректировка планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев предприятия.
Подсистема планирования реализует следующие функции:
• Product Line Planning (PLP) — финансовое планирование товарно-номенклатурных групп (ТНГ);
• Master Scheduling Planning (MSP) — главный календарный график или объемно-календарное планирование;
• Distribution Resource Planning (DRP) — планирование распределения ресурсов;
Эта подсистема активно используется компаниями, которые не только производят и продают свою продукцию, как, например, производители продовольствия, но и обеспечивают послепродажное техническое обслуживание и техническую поддержку своей продукции. Подсистема обеспечивает полный спектр необходимых функций: от создания графика технического обслуживания, заказа комплектующих, учета контрактов на обслуживание и формирования счетов до учета прибыли, получаемой от послепродажного обслуживания.
Управление цепочками поставок
Эта подсистема предназначена для обеспечения эффективного управления материальными и соответствующими им информационными потоками: от поставщика через производство к потребителю. Реализованная в подсистеме идеология «управления глобальными цепочками поставок» дает промышленным предприятиям возможность представлять свою деятельность в виде так называемых эффективных цепочек логистики: от поставщиков сырья и комплектующих до продажи готовых изделий конечному потребителю. При этом обеспечиваются широкие возможности управления транснациональными компаниями, координации распределенного между многими дочерними компаниями производства.
Управление финансами
В соответствии с идеологией MRP/ERP эта подсистема полностью интегрирована со всеми остальными и позволяет оперативно получать информацию о финансовых потоках, связанных с потоками
материальными, о текущем финансовом состоянии компании и помогает находить оптимальные финансово-экономические решения. Сквозное управление материальными потоками находит свое отражение в управлении финансовыми потоками (движении денежных средств).
В подсистеме реализована функциональность:
• General Ledger — главная бухгалтерская книга, предназначенная для отражения финансовых транзакций и ведения бухгалтерского учета;
• Multiple Currency — мультивалютность — для ведения учета в разных валютах;
К основным отличиям ERP-систем от MRP-системы обычно относят:
• большее количество референтных моделей типов производств и видов деятельности предприятий и организаций;
• планирование ресурсов по различным направлениям деятельности;
• возможность управления группой автономно работающих предприятий, корпоративными структурами;
• большее внимание подсистемам финансового планирования и управления;
• наличие функций управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета;
• большее внимание созданию информационной инфраструктуры предприятия, гибкости, надежности, совместимости с различными программными платформами;
• интегрируемость с приложениями и другими системами, использующимися предприятием, такими, как системы автоматизированного проектирования, автоматизации управления технологическими процессами, электронного документооборота, электронной коммерции;
• наличие в системе или интеграция с программными средствами поддержки принятия решений;
• наличие развитых средств настройки и конфигурирования аппаратных и программных средств.
Достоинства и недостатки ERP-систем
Среди достоинств ERP-систем обычно выделяют возможность сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение за счет технологии клиент-сервер и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы).
ERР-системы обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию.
Системы управления ресурсами способствуют переориентации пользователей на анализ информации, а не только тактическое использование, реализуют интеграцию данных различных подразделений, обеспечивая системное видение происходящих процессов. Функции учёта и отчётности переносятся непосредственно в функциональные подсистемы, повышая оперативность обновления данных и их достоверность.
Кроме того, консолидируя данные компании, ЕRР-системы облегчают реализацию функций тактического и стратегического планирования, а ориентация на процессы и возможность их полного контроля способствуют повышению эффективности управления.
В то же время ERP-системы обладают и рядом недостатков. В первую очередь это высокая сложность и стоимость внедрения ERP систем при неизвестном заранее эффекте от их использования. Необходимость перестройки бизнес-процессов при внедрении интегрированных систем управления является причиной дополнительных рисков и затрат предприятия.
Кроме того, недостатками могут стать и очевидные на первый взгляд плюсы. Так, хранение данных в единой базе снижает живучесть информационной системы, так как неполадки отражаются сразу на всех подразделениях. По этой же причине велики риски, связанные с нарушением информационной безопасности системы. В случае недостаточно гибких решений, связанных с пользовательским интерфейсом, в системе может значительно увеличиваться объём вводимых данных и, как следствие, время выполнения стандартных операций по сравнению с использованием специализированных систем управления.
Сложность интерфейсов ERP-систем для создания нестандартных запросов и огромные объёмы баз данных приводят к необходимости создания хранилищ данных с различными «облегчёнными» проекциями центральной базы и своим инструментарием создания и обработки запросов. Потребность в значительных вычислительных ресурсах, необходимых для генерации сложных отчётов, и высокая лицензионная стоимость автоматизированных рабочих мест вынуждают компании создавать порталы и размещать на них уже полученные отчёты, чтобы обеспечить к ним доступ большего числа пользователей.
Уменьшение роли персонала в непосредственном управлении процессами компании превращает £7?Рсистему в своеобразный «чёрный ящик». Часть процессов скрыта от сотрудников, что может вызывать ошибки в работе предприятия. С сокращением бухгалтерских служащих функции учёта перекладываются на сотрудников, выполняющих подлежащие учёту операции. Это может потребовать их переподготовки, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями.
Одновременное изменение бизнес-процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе ERР-системы в эксплуатацию приводит порой к значительному снижению производительности компании — пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не приспособится к новым условиям работы (в среднем, период спада длится около 6 мес.).
Наконец, ERP-системы не всегда позволяют использовать компоненты разных производителей, ставя компанию в зависимость от единственного поставщика решений. Это не только не обеспечивает необходимой гибкости системы управления, но и привносит дополнительные риски, связанные с развитием продуктов поставщика и его положением на рынке. Так, по данным IBM Business Consulting Services около 40% предприятий из списка Fortune 500 за последние два года изменили свои бизнес-модели из-за недостаточной гибкости информационных технологий.
Мировой и российский рынок ERP-систем
На долю ведущих компаний-разработчиков ERР-систем (SAP, Oracle (включая PeopleSoft и J.D. Edwards), Sage Group, Microsoft Business Solutions и S1S/1 Global (купившая Baari)), по данным AMR Research, пришлось 72% всех продаж в этом классе систем. Во «второй эшелон» входят Geac, Intentia, Infor Global Solutions и Lawson Software, занявшие 11% рынка.
Research ожидали, что рост составит 10%, а по долгосрочному прогнозу Forrester Research — 5%. Прогнозируемый объём рынка, по ожиданиям AMR Research, не должен был превысить 22 млрд. долл., а по предположениям Forrester — 19,7 млрд. долл. Зафиксированный относительно высокий показатель роста во многом объясняется фактором укрепления европейской валюты на фоне падения доллара.
Обороты российского рынка ERP-систем составили 194 млн. долл. Значительную часть доходов компании получают от прямых продаж, однако немалый рост демонстрирует также поддержка внедренных систем и консалтинг в этой сфере.
По данным исследования ЮС, лидерами продаж стали: SAP, Oracle, Microsoft Business Solutions, а также российская компания «Галактика». Помимо программного комплекса «Галактика Business Suite» для крупных предприятий этот разработчик предлагает пакеты для малых и средних предприятий — «Галактика Старт» и «Галактика Прогресс».
С небольшим отрывом от нее идет фирма «1C», доля которой превышает, например, объемы продаж подразделения BAAN Eurasia. При этом известно, что сама компания традиционно не позиционирует свои решения как продукты класса ERP. Тем не менее, IDC впервые включает ее в исследование, отмечая, что система «1C Предприятие: 8.0» полностью соответствует мировым стандартам.
В отраслевом разрезе российский рынок ERP-систем представляет собой довольно неоднозначную картину. Более 40% всех внедрений приходится на промышленность. Значительную роль в формировании этого сектора играет продолжающееся развитие российского ИТ-рынка. Рост использования ERP-систем определяет увеличение прибыльности и повышение качества управления компаний. Многие промышленные предприятия выходят на международные бизнес-площадки, что повышает требования к качеству информации для управленческого персонала.
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
