Главная » Кадровику »
Договоры малого бизнеса с контрагентами в 2021 г.
Договоры малого бизнеса с контрагентами в 2021 г.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Пандемия коронавируса не позволила многим компаниям и предпринимателям исполнить свои обязательства по договорам с контрагентами. Кому-то пришлось из-за карантинных ограничений приостановить свою деятельность, у кого-то возникли проблемы с доставкой импортных товаров, поскольку были закрыты границы, кто-то не дождался перевода денег.
О том, как работать с контрагентами и какие дополнительные пункты включить в договор, чтобы уменьшить риск невыполнения контрагентом своих обязательств в 2021 г. рассказывается в данной статье.
Упорядочение процедур составления договоров
Многие компании малого бизнеса не имеют своего юриста и поручают составлять договоры с контрагентами бухгалтерам. Последние не имеют соответствующей подготовки, слабо знают законы, используют типовые соглашения, что создает дополнительные риски.
В целях регламентирования процедур формирования договорных документов специалисты рекомендуют руководителям компаний и предпринимателям издать приказ о порядке заключения договоров с контрагентами.
Такой приказ станет своеобразной памяткой для сотрудников, занимающихся составлением договоров, что позволит упорядочить эту деятельность и снизить риски.
В приказе необходимо расписать все стадии оформления документамисотрудничества с контрагентами.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Что делать при нарушении контрагентом договорных обязательств
Контрагентом субъекта малого бизнеса может быть организация, ИП или физическое лицо. Если контрагент не исполняет договорные обязательства, рекомендуется следовать определенному алгоритму действий.
Внимательно просмотреть договор на предмет наличия в нем пункта об обязательном досудебном порядке разрешения споров.
Помимо договора такой порядок может быть установлен в федеральных законах.
Даже при отсутствии требования о досудебном урегулировании необходимо сначала выдвинуть к контрагенту претензию. Однако до этого важно посмотреть, выполнены ли свои обязательства – по срокам, объемам, качеству.
Выставлению претензии может предшествовать этап напоминания. Контрагенту можно направить письмо, которое не является претензией и представляет собой обычный деловой документ.
После напоминания письмом желательно в случае отсутствия реакции со стороны контрагента выяснить, было ли оно им получено.
Возможны устные напоминания по телефону или при личной встрече.
Иногда вопрос удается решить после выхода на руководителя контрагента или головной офис, если до данного момента общение велось только с менеджерами или бухгалтерией.
При отправке претензии необходимо указывать официальный юридический адрес, даже когда известно, что фактически контрагент находится по другому физическому или юридическому адресу. Обращение по официальному юридическому адресу подтвердит факт общения с контрагентом по вопросам нарушения договора.
Если после получения претензии контрагент не пошел на переговоры, следует подготовить исковое заявление в суд. Для этого нужно собрать необходимые документы.
Споры в связи с осуществлением предпринимательской деятельности рассматриваются арбитражными судами. По соглашению сторон существует возможность обращения в третейский суд. Он является негосударственным органом, и его решения стороны исполняют добровольно.
В последнее время третейские суды пользуются растущим спросом, т.к. дела в них рассматриваются проще и быстрее. Но обращаться в третейский суд можно лишь при намерении контрагента урегулировать ситуацию.
Судебная процедура длится долго. У недобросовестного контрагента хватит времени, чтобы перевести деньги с расчетного счета, распродать или передать третьей стороне имущество, реализовать неоплаченный товар. Чтобы обезопасить себя от этого лучше одновременно с иском подать в арбитражный суд ходатайство об его обеспечении.
4.При получении положительного судебного решения не следует успокаиваться. Из практики известно, что существенная часть решений судов не исполняется. Необходимо смотреть, как судебные приставы исполняют судебное решение. Может понадобиться требовать ареста счетов и имущества должника.
Проверка добросовестности контрагента
По итогам опроса владельцев и топ – менеджеров 1629 компаний МСП всех российских регионов, проведененого Промсвязьбанком совместно с «Опорой России» и MagramMarketResearch в первом полугодии 2020 г. порядка 27 % предпринимателей имели проблемы во взаимоотношениях с контрагентами.
Чаще всего проблема состояла в задержке оплаты по договорам: об этом сообщили 54 % субъектов МСП, 61 % которых действовали в сфере торговли. 13 % респондентов указали на поставку контрагентом товара несоответствующего качества, у 14 % МСП контрагент сманивал клиентов.
Из того же опроса видно, что преобладающая часть предпринимателей тщательно проверяет контрагентов, используя наряду с бесплатными информационными базами платные ресурсы. 25 % кроме проверки по базам данных узнают их рекомендацию. Лишь 10 % респондентов отметили, что не проверяют контрагентов, поскольку в основном имеют дело с физическими лицами.
Преддоговорная проверка добросовестности контрагентов включает в себя:
Сбор информации о контрагенте. Можно использовать открытые источники, а также запросить у контрагента копии устава, свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, документов, удостоверяющих личность предпринимателя или руководителя и др.
Еще необходимо собрать документы, подтверждающие реальность совершения операций контрагентом на базе существующего опыта взаимодействия с ним.
Анализ собранной информации в соответствии с критериями добросовестности, установленными ФНС и Министерством финансов.
Собор документов, подтверждающих выбор контрагента и его критерии. К ним относится также деловая переписка.
Кроме того необходимдокумент, определяющий порядок выбора контрагента, и документы, показывающие процесс принятия решения о сотрудничестве.
Отслеживание изменений в статусе выбранного контрагента, выполнении транзакций и операций, фиксация фактов осуществления хозяйственной деятельности. Мониторинг репутации контрагента.
Проверку контрагента можно осуществлять через федеральные ресурсы открытого доступа – сервисы ФНС, картотеку арбитражных дел, Вестник государственной регистрации. Кроме того, рекомендуется проанализировать сведения о контрагенте, имеющиеся в Интернете. Анализу необходимо подвергнуть товарный рынок, коммерческие предложения, подготовить лист анализа альтернативных контрагентов, которым можно подтвердить обоснованность выбора.
Для получения сведений о компании следует знать ее полное юридическое название и ИНН.
Платными ресурсами стоит пользоваться, если приходится часто заключать договоры с новыми контрагентами и нет возможности и желания уделять много времени на проверку каждого из них. Сегодня существует большое количество платных сервисов – например, «Контур.Фокус», «СПАРК», «Прима Информ» и др.
Когда проводить проверку контрагентов часто не требуется, можно вручную на бесплатных сервисах собрать за не более, чем час времени большинство необходимых сведений о компании.
Предприниматели с богатым практическим опытом советуют оценивать деловую репутацию и адекватность предполагаемых контрагентов, полагаясь иногда на свою интуицию, которую можно и нужно развивать.
Исполнение договорных обязательств в условиях пандемии
Пандемия коронавируса и сопровождающий ее кризис привели к неисполнению или не должному исполнению договорных обязательств, а в ряде случаев к невозможности или незаконности исполнения договоров.
Законодательством предусмотрена возможность считать основанием для изменения или расторжения договора существенное изменение обстоятельств, форс – мажорные обстоятельства, невозможность выполнения обязательств в связи с государственным актом.
Торгово-промышленная палата РФ признала пандемию коронавируса обстоятельством непреодолимой силы.Однако при этом требуется доказать прямую связь невозможности исполнения договора с пандемией.
Существенным изменением обстоятельств считается такое, при возможности предвидения которого договор не былбы заключен или был бы заключен на сильно отличающихся условиях.
Оно не дает права на неисполнение обязательства и освобождение от ответственности. Если пандемию признают существенным изменением обстоятельств, у обязанной стороны договора возникнет лишь право потребовать от другой стороны изменить или расторгнуть договор.
Издание государственным или местным органом власти акта может сделать физически возможное исполнение обязательства незаконным.
В такой ситуации обязательство прекращается полностью или в определенной части (в соответствии с содержанием нормативного акта)
Необходимые изменения в договорах
В условиях любых кризисов, включая нынешний, вызванный пандемией коронавируса, предприниматели начинают искать пути повышения надежности договорной основы своего бизнеса.
Опыт работы в 2020 г. показал, что обычных пунктов о форс-мажорных обстоятельствах и ответственности за нарушения в выполнении контрактов мало.
Надо внести пункты с четким описанием всех потенциально возможных рисков в связи с пандемией – последствиях задержки оплаты и поставок, изменения цены товара и т.д. В договоре с зарубежным контрагентом целесообразно прописать возможность применять цифровую подпись, учитывающую требования законов иностранного государства.
В период пандемии стало очевидным, что привычные методы предохранения от нарушения контрагентом договорных обязательств не помогают. Поскольку пандемия – это форс-мажорное обстоятельство, объявляемое государственными органами, то даже при квалифицированном описании в договоре действий его сторон в форс-мажорных условиях предприниматель не сможет себя обезопасить, если соответствующего государственного решения не было.
Согласно разъяснению Верховного суда пандемия не может быть форс – мажорным обстоятельством для всех вообще компаний и предпринимателей. Суд сможет освободить от ответственности лишь те предприятия и тех ИП, которые докажут, что именно из-за коронавирусных ограничений ими не были выполнены договорные обязательства. В качестве доказательства могут выступать официальные документы и нормативные акты региональных органов о введении ограничений в связи с пандемией. Например, для компаний отрасли развлечений это может быть документ о запрете проводить массовые мероприятия.
Конечно, от включения в договоры форс-мажорных оговорок отказываться не следует. Но помимо этого необходимо руководствоваться следующими правилами:
Минимизировать договоренности в устной форме.
В настоящее время суды считают доказательством ведения переговоров и способом заключения договоров общение с контрагентом в мессенджерах, по электронной почте, с помощью СМС и Zoom. При этом важно удостовериться в принадлежности конкретному контрагенту телефонного номера или адреса электронной почты.
2.Скрупулезно наблюдать за правильным оформлением первичных документов – товаросопроводительных и бухгалтерских. Это важно не только для отстаивания своих интересов в суде, но и при проверках налоговых органов. В условиях кризиса контрагент может закрыться, и тогда задним числом получить от него документы будет нельзя.
С большим вниманием смотреть за изменениями нормативной базы, которые в современных условиях происходят особенно быстро, и надо своевременно к ним подлаживаться.
Наряду с этим важно вовремя узнавать об изменениях сроков совершения операций в банках. К примеру, в начале пандемии многие банки допустили задержки по валютным платежам. Такое может случиться вновь, и к этому предпринимателю лучше подготовиться.
Точно следовать требованиям законов, даже когда это не выгодно. Множеству предпринимателей пришлось с начала пандемии уплатить крупные штрафы за несоблюдение ограничительных мер, поскольку они решили, что проверок по этому направлению не будет. Обязательно следует смотреть, вступили ли в силу законодательные акты об отмене ограничений.
Шире применять дистанционные способы при осуществлении предпринимательской деятельности. Онлайн – формат подходит и для работы с документами и для организации труда работников. Вместе с тем от такого широко известного в бизнесе метода снижения затрат, как исключение работников из штата, нужно отказаться. Во-первых, это может быть оспорено работниками. Во-вторых, банки внимательно следят в настоящее время за бизнесом клиентов, и при обнаружении низкой численности работников в штате могут отказать в выдаче кредита.
При заключении новых договоров нужно сразу включить в них пункты о возможных изменениях в связи с пандемией. То есть в договоре необходимо обозначить ситуацию с коронавирусом как обстоятельство, при котором договор может быть изменен, приостановлен или расторгнут либо будет возможным освобождение от ответственности.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
