Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
У предпринимателей нередко возникает потребность в изменении местонахождения бизнеса. В разных обстоятельствах эта задача решается с меньшими или большими сложностями. Основные моменты, которые следует принять во внимание при смене адреса компании в 2021 г., рассмотрены в нашей статье.
Местоположение и адрес компании
Юридический адрес компании – это то место, где находятся ее органы управления.
Помимо юридического адреса у компании есть фактический адрес, по которому осуществляется хозяйственная деятельность. При изменении фактического адреса не надо вносить изменения в регистрационные документы. Необходимо лишь сообщить об этом в письменном виде партнерам и клиентам.
Адрес компании показывает не только ее территориальное местоположение, но и принадлежность к определенной налоговой инспекции.
У одной и той же компании может быть несколько фактических адресов, но юридический адрес бывает во всех случаях только один. На него поступают важные документы от контролирующих органов.
Юридический адрес компании отражается в ЕГРЮЛ. Помимо этого в ЕГРЮЛ, а такжев уставе фиксируется местонахождение компании. Местонахождение указывается как наименование того населенного пункта, на территории которого компания находится.
Если компания приняла типовой устав, то в нем наименование населенного пункта, определяющее ее местоположение, не фиксируется.
При постановке на учет местонахождение компании всегда совпадает с местонахождением ее постоянно действующего исполнительного органа (Совета директоров или персонально генерального директора). Это место должно быть подходящим для связи с компанией.
При изменении юридического адреса в 2021 г. следует знать, что место регистрации не обязательно должно быть приспособленным для конкретного вида бизнеса. Для обоснованной и законной смены юридического адреса должны существовать достаточные основания.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Когда меняют адрес
Существует много причин для изменения адреса компании.
Это может быть связано с увеличением арендной платы или отказом собственника объекта недвижимости продлить срок договора.
Иногда изменение адреса позволяет экономить на уплате налогов (например, при переезде в другой регион с менее высокой налоговой ставкой по УСН).
К причинам смены адреса относится желание приблизить бизнес к дому, переход в другую налоговую инспекцию в связи с плохими отношениями со своим налоговым инспектором.
Смена юридического адреса потребуется в случае переезда руководителя или учредителя, на домашний адрес которого была зарегистрирована компания.
Нужно понимать, что изменение адреса – процедура довольно трудоемкая и не слишком быстрая.
После получения от компании решения об изменении местонахождения налоговая инспекция проводит проверку ее данных на достоверность.
При наличии долгов по уплате налогов ей установят срок для их погашения.
Корректировка документов при смене адресабизнеса
В случае изменения у компании адреса в пределах прежнего населенного пункта поправки вносятся только в реестр, если в уставе полного юридического адреса нет. Если же он в уставе прописан, то придется корректировать также и устав.
При переезде в другой населенный пункт поправки надо вносить и в реестр и в нетиповой устав.
Процедура изменения юридического адреса состоит из нескольких стадий:
1.Принимается решение об изменении юридического адреса компании
Если не требуется вносить изменения в устав, решение сменить юридический адрес директор может принять единолично и оформить его приказом или решением единственного участника.
В случае необходимости скорректировать устав компании решение принимается общим собранием или советом директоров либо коллегиальным ИО. Оформляется решение соответствующим документом (к примеру, протоколом общего собрания). Потребуется уплатить государственную пошлину. В связи с этим эксперты рекомендуют полностью исключить сведения об адресе из устава. В последующем это даст возможность облегчить переезды в пределах одного населенного пункта.
Получается официальная выписка из ЕГРЮЛ.
Чтобы инспекция зарегистрировала новый адрес, нужно посетить нотариуса. Он проверит правоспособность компании. Перед удостоверением подписи заявителя на заявлении нотариус сделает запрос на выписку из государственного реестра и учредительные документы.
Хотя у нотариусов имеется возможность самостоятельно получать данные из реестра юридических лиц, специалисты рекомендуют сделать заранее выписку в бумажном или электронном варианте, т.к. на практике нотариусы иногда не используют свое право на затребование сведений из реестра. Каждый конкретный нотариусустанавливает необходимый ему формат документа – бумажный или электронный.
Электронную выписку можно оформить бесплатно на портале государственных услуг или сайте ФНС. Она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Бумажную выписку можно получить, обратившись в любую ИФНС по почте или через МФЦ. За нее придется заплатить. За срочную выдачу на следующий рабочий день – 400 рублей, за обычную в течение пяти рабочих дней – 200 рублей.
Заполняется заявление по форме № Р13014
Об изменении адреса необходимо в течение трех рабочих дней уведомить инспекцию по месту нахождения компании. С этой целью надо подать в орган регистрации заявление.
Если изменилось местонахождение компании, то сначала надо в прежнюю ИФНС подать заявление о том, что у компании изменится местонахождение. Затем в инспекцию по новому местонахождению необходимо подать заявление о регистрации нового адреса.
Помимо заявления по форме № Р13014 подается также протокол общего собрания участников ООО об изменении местонахождения в уставе компании.
В 2021 г. время внесения корректив в ЕГРЮЛ увеличилось. Это связано со вступлением в силу 26 апреля 2021 г. нововведений в соответствии с Федеральным законом от 27 октября 2020 г. № 350-ФЗ. Вместо трех рабочих дней подавать в инспекцию заявление об изменении в данных ЕГРЮЛ надо будет в течение семи рабочих дней.
Важно учитывать, что следует обязательно предварительно уведомлять ИФНС. Если этого не сделать, а также, если предоставить недостоверные данные, наступает административная ответственность в форме вынесения предупреждения или выписки штрафа директору в сумме от пяти до десяти тысяч рублей.
Вместе с тем существуют случаи, в которых не требуется информировать регистрирующий орган о вынесенном решении изменить местонахождение. Регистрация в инспекции по новому адресу без уведомления возможна, если адресом является место проживания участника ООО, обладающего не менее чем половиной голосов, или лица, которое вправе действовать от имени компании без доверенности.
Регистрация по адресу жилого помещения допускается только при наличии согласия собственника.
Собираются документы для изменения юридического адреса.
Если не вносятся изменения в устав, в регистрирующий орган вместе с заявлением подаются документы о праве на здание или помещение по новому адресу компании (договор аренды, свидетельство о праве собственности и др.)
Если изменяется местонахождение компании, в новую инспекцию на регистрацию кроме заявления нужно представить решение об изменении местоположения и корректировке устава, поправки в устав или его новый вариант, документ, подтверждающий право на помещение по новому адресу, ведомость по оплате пошлины.
Заявление в новую инспекцию подается через 20 дней после отражения в реестре информации о готовящемся изменении местоположениякомпании.
Государственная пошлина за внесение поправок в устав ООО взимается в сумме 800 рублей. Если документы направляются в электронном виде через портал государственных услуг, сайт ФНС, а также нотариуса либо МФЦ, государственную пошлину уплачивать не нужно.
При использовании типового устава, не требующего корректировок при смене адреса, в инспекцию помимо заявления необходимо предоставить только документ о праве на помещение по новому адресу.
Заверяются у нотариуса документы об изменении юридического адреса.
При отправлении документов в электронном виде обращаться к нотариусу не нужно. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
В налоговую инспекцию подаются документы для изменения юридического адреса.
Для подачи документов могут использоваться следующие способы:
- передать в инспекцию лично;
- передать в многофункциональный центр, который затем перенаправит документы в электронной форме;
- направить по почте с объявленной ценностью и описью вложения;
- в электронной форме отправить подписанные усиленной электронной подписью документы через портал государственных услуг, сайт ФНС, мобильное приложение или нотариуса.
Регистрируются документы об изменении юридического адреса.
Если новый адрес находится под контролем другой инспекции, то после изменения адреса компанию переведут в новую инспекцию.
Налоговая инспекция выдаст ООО следующие документы:
- о фиксировании в ЕГРЮЛ нового адреса;
- о постановке на учет в новой инспекции;
- о снятии с учета в прежней инспекции.
При возникновении у налогового органа подозрений на недостоверность данных, вносимых в ЕГРЮЛ и устав, он может провести проверку и приостановить процесс регистрации на срок не более одного месяца.
Если сомнений у налоговой инспекции не возникнет, то в течение не более одного рабочего дня после окончания срока, полагающегося на проведение государственной регистрации, компании выдадут документы о записи нового адреса в ЕГРЮЛ, изменении в уставе, постановке на учет в налоговой инспекции.
Компании с типовым уставом получают от регистрационного органа только один документ – о сделанной записи в ЕГРЮЛ.
Все документы направляются компании налоговой инспекцией на e-mail исключительно в электронной форме, несмотря на то, что сама компания заявление и документы могла подать в бумажном варианте.
В случае направления заявления на регистрацию через нотариуса электронные документы после регистрации направляются инспекцией также и ему.
Компания - заявитель может попросить нотариуса выдать поступившие ему от ИФНС документы электронного формата в бумажном варианте. С аналогичной просьбой компания может обратиться также в сам регистрирующий орган или МФЦ, через который были поданы заявление и документы на регистрацию.
После того, как будут получены лист записи в ЕГРЮЛ и свидетельство о постановке на учет, компании следует сообщить о своем новом адресе своему банку и контрагентам.
Об изменении юридического адреса всех контрагентовнужно информироватьвовремя. Иногда необходимо заключать дополнительные соглашения к существующим договорам.
После изменения адреса надо при необходимости переоформить лицензии на занятие определенными видами деятельности (например, в области предоставления образовательных или медицинских услуг).
Процедура изменения адреса при переезде компании в другой населенный пункт в настоящее время продолжается более месяца.
Чтобы проверить подлинность нового адреса компании налоговый инспектор может лично посетить этот адрес. Если выяснится, что адрес фиктивный, компании откажут в его регистрации и запишут в ЕГРЮЛ, что были предоставлены недостоверные данные.
При необходимости в кратчайшие сроки изменить адрес в качестве нового адреса указывают место прописки руководителя или участника с долей в ООО не ниже 50%.
Тогда смена адреса длится пять рабочих дней после подачи в ИФНС заверенного нотариусом заявления, ведомости по оплате пошлины, протокола или решения о корректировке устава, устава с поправками или приложения к нему.
Изменение подведомственности государственным органам при смене адреса
Если изменение адреса компании требует сменить ИФНС или отделение ПФР и ФСС, самостоятельно заниматься снятием с учета и постановкой на учет в другом городе или районе не нужно. ИФНС и фонды делают это без участия компании посредством межведомственного обмена информацией.
В соответствии с постановлением Правительства РФ 2011 г. налоговые инспекции обязаны передавать данные в фонды и Росстат в течение пяти рабочих дней.
Бывают случаи, когда при изменении адреса ИФНС меняется, а отделения ПФР и ФСС остаются прежними. Поэтому при смене адреса рекомендуется узнать об изменении или сохранении подведомственности государственным органам.
Процесс постановки на учет в новую налоговую инспекцию осуществляется следующим образом. ИФНС по старому адресу в течение пяти дней с момента фиксации нового адреса в ЕГРЮЛ снимает компанию, сменившую адрес, с учета и самостоятельно направляет ее документы в налоговый орган, соответствующий новому адресу.
Передача дел может длиться до одного месяца. Во избежание проблем с налоговыми органами специалисты рекомендуют заблаговременно проверить расчеты по налогам. О снятии с учета по прежнему адресу свидетельствует уведомление по форме № 1-5-Учет. При этом ИНН не меняется, а код причины постановки на учет КПП будет уже другой.
ПФР в течение пяти дней со дня получения информации от налоговой инспекции об изменении адреса компании снимает ее с учета и пересылает дело в отделение ПФР по новому адресу, а компания получает другой регистрационный номер страхователя.
Отделение ФСС при изменении юридического адреса меняется по той же схеме, что и ПФР. Отличие состоит в том, что в ФСС регистрационный номер компании остается прежним.
Информировать Росстат об изменении юридического адреса компании не требуется. Однако в случае переезда у компании могут поменяться коды статистики. Уведомление о присвоении кодов можно распечатать с сайта Росстата. В случае необходимости документ о присвоении кодов с печатью можно получить в Росстате по новому адресу.
У налоговой инспекции нет обязанности информироватьбанк, обслуживающий компанию, об изменении ее юридического адреса. Поэтому в случае продолжения работы с прежним банком нужно поменять банковскую карточку и проставить в ней новый юридический адрес.
Закон обязывает государственные органы ставить компании на учет по новому адресу самостоятельно и в короткий срок. Однако на практике могут возникать различные непредвиденные обстоятельства. Поэтому компании лучше контролировать этот процесс и интересоваться тем, поступили ли ее документы в положенное время и в полном наборе. Случается, что вследствие сбоев в межведомственных контактах компаниям приходится самостоятельно заниматься постановкой на учет при смене юридического адреса.
Массовый адрес
По нормам законодательства массовыми адресами считаются такие, по которым в ЕГРЮЛ зарегистрировано свыше 10 компаний.Массовый адрес по критериям налоговой службы России является признаком фирмы – однодневки.
Компании, зарегистрированные по массовым адресам, часто проверяются контролирующими органами. Партнеры по бизнесу могут избегать подписания договоров и контрактов.
Чтобы не было осложнений в отношениях с налоговой инспекцией, необходимо проверить адрес на массовость. Проверку можно бесплатно провести по ИНН в сервисе «Российский налоговый курьер Контрагенты».
Налоговая проверка присмене адреса
Изменение юридического адреса не может быть причиной прекращения выездной налоговой проверки. Проверку продолжат проводить работники налоговой инспекции, принявшей решение о проведении проверки. Но в состав группы могут быть включены инспекторы из налогового органа по новому месту учета компании.
Необходимо принять во внимание, что в случае частой смены адреса юридического лица с переходом в другую налоговую инспекцию компания с большой вероятностью будет попадать в план выездных проверок.
Арендуемый адрес должен позволять налоговым органам проводить выездные проверки, оперативно связываться с руководителем компании и показывать желание реально заниматься законной честной предпринимательской деятельностью.
Проблемы смены адреса
Длительное время налоговые службы мирились с регистрацией по одному адресу по нескольку тысяч компаний или указанием в качестве юридического адреса не приспособленных для офиса мест – гаражей, парковок, трансформаторных будок и т.п.
Положение изменилось в 2016 году. Налоговые органы получили возможность делать в ЕГРЮЛ запись о недостоверности адреса компании и через 6 месяцев исключать ее из ЕГРЮЛ.
Однако после этого стали страдать не только те компании, которых никогда не было по указанному адресу, но и те, которые реально по своему адресу находились.
Собственники помещений начали их дробить на части, чтобы создать «не массовые» юридические адреса.
Приехавший по указанному адресу налоговый инспектор рассчитывает найти там табличку с названием компании, настоящий офис и пребывающего в нем руководителя. Но нередко инспекторы не выезжают по адресу, если он числится в списке массовых, а сразу указывают в акте осмотра помещения, что компании по данному адресу нет.
В настоящее время ИФНС часто не разрешают компаниям изменить адрес, даже если при этом налоговая инспекция остается прежней.
Перевести компанию в новую налоговую инспекциюеще сложнее. Связано это с тем, что значительная часть налоговых инспекций не принимает компании из других инспекций. Налоговых инспекций, согласных принять компании из других инспекций, совсем мало, и стоимость юридического адреса при таком переезде составляет более полусотни тысячрублей.
Даже при самом простом способе смены юридического адреса компании - переводе его на домашний адрес руководителя или учредителя, который находится в другом регионе, чаще всего приходит отказ, где бывает стандартнонаписано, что указаны недостоверные данные по адресу местонахождения компании. Через шесть месяцев компания попадет в очередь на вычеркивание из реестра ЕГРЮЛ.
Кроме того запись о недостоверности сведений не позволит руководителю и учредителям компании быть руководителями или учредителями в других организациях в течение трех лет со дня исключения компании из ЕГРЮЛ. Штрафы за наличие записи о недостоверности данных не предусматриваются.
В настоящее время отказ зарегистрировать изменение юридического адреса стал самым распространенным среди всех видов отказов.
Отказ можно попытаться оспорить. Для этого подается жалоба в УФНС.
К жалобе необходимо приложить подтверждающие документы – договор аренды, свидетельство о праве собственности, фотографии рабочего места, вывески и др. Через 30 дней из УФНС должен поступить ответ. Если в нем также будет отказ, потребуется обращаться в суд. Специалисты не рекомендуют без помощи квалифицированного юриста оспаривать отказ в регистрации смены юридического адреса.
Как выбрать адрес
Выбор юридического адреса компании имеет несколько вариантов.
Первый – покупка недвижимости с последующей передачей ее в качестве вклада в уставный капитал. Он требует больших затрат денег из-за чего применяется довольно редко.
Второй вариант –домашний адрес, по которому прописан собственник компании. Этот вариант применяется очень часто, т.к. он простой и не требует затрат.
Неудобен он тем, что на домашний адрес постоянно будут приходить различные сообщения и документы от органов контроля. Кроме того могут возникать проблемы с оформлением расчетного счета в банке, лицензии или иных разрешительных документов.
В любое время домой могут приходить сотрудники различных структур – налоговой инспекции, прокуратуры и др. Это не очень приятно.
При возникновении у компании долгов, домой придут судебные приставы, и придется доказывать, что имущество в квартире не принадлежит компании – показывать чеки, квитанции, договоры. В противном случае имущество будет изъято для погашения долга.
К компаниям, зарегистрированным в жилом помещении, с определенным недоверием относятся потенциальные клиенты и контрагенты.
Третий способ – арендовать офис или нежилое помещение. Он в настоящее время достаточно распространенный, т.к. в городах существует много центров бизнеса, сдающих в аренду офисы. Преимущество этого способа состоит в том, что для получения адреса не нужны большие денежные затраты.
Четвертый вариант – аренда юридического адреса. Представительство компании по такому адресу не создается, а все поступающие документы обрабатываются и перенаправляются на другой адрес, указанный в соглашении на аренду.
В настоящее время на рынке можно найти много организаций, предлагающих адреса для регистрации компаний.
В комплекте документов на регистрацию должно иметься гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса, выданное собственником. В соглашении лучше записать, что арендатор вправе встречаться по юридическому адресу с представителями различных контролирующих органов.
Обычно такие договоры заключаются на период до 11 месяцев, что позволяет обойтись без регистрации договора.
Основная проблема данного варианта – необходимость при выборе проверять адрес на массовость.
Пятый вариант – купить юридический адрес. Этот вариант дает гарантию регистрации, включая процедуру подтверждения и отсутствие неофициальных запретов. За дополнительную плату можно предусмотреть получение почты и прием посетителей.
Цена такого адреса для первичной регистрации составляет около 20 – 40 тысяч рублей, а для перебазирования –35 – 300 тысяч рублей и зависит от налоговой инспекции и налоговой истории переезжающей компании.
Приобрести адрес можно у организаций, предоставляющих юридические адреса и обеспечивающих почтовое обслуживание. Перед покупкой необходимо проверять адрес на массовость.
Налоговая инспекция откажет в регистрации по адресу строящегося или разрушенного объекта, медицинского или образовательного учреждения и других объектов, где бизнес по закону располагаться не может.
Найденный для аренды адрес не должен входить в список массовых адресов налогового органа.
Помещение, указанное в адресе, инспектор соответствующего территориального отделения ИФНС осматривает лично и решает, можно ли использовать его в качестве офиса компании, может или нет находиться там руководитель компании.
При использовании домашнего адреса руководителя или учредителя в качестве юридического адреса компании должны соблюдаться следующие требования:
- жилье должно быть собственностью руководителя или учредителя;
- регистрирующий на свой домашний адрес компанию человек должен быть прописан в жилом помещении;
- должно иметься в наличии согласие всех других собственников помещения на превращение его в офис компании.
Домашний адрес учредителя может быть использован в качестве юридического адреса компании только при изменении ее адреса, а не первичной регистрации, и только в том случае, если ему принадлежит доля, превышающая 50 % уставного капитала компании.
Правда, на практике в некоторых городах (например, в Москве) регистрируют новые компании на домашний адрес учредителя с долей в уставном капитале более 50 %.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
