В 2019 году в России действуют правила подотчета, которые утверждены указанием ЦБ № 4416-У.
Этим приказом внесены изменения в Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций и упрощенной порядке ведения кассовых операций субъектами малого бизнеса». Изменения связаны с введением онлайн касс.
Порядок ведения кассовых операций упростился как для малого бизнеса, так и для крупного.
В приказе сказано, что при оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
Уточнено, что расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов на общую сумму выданных наличных денег.
И приходники, и расходники можно оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.
Кроме того, выдавать деньги можно даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.
А заявление на выдачу денег под отчет стало не обязательным. Деньги под отчет можно выдавать на основании распоряжения или приказа руководителя.
Теперь подотчетные деньги бухгалтер должен выдавать на основании специального приказа на подотчет, заявление от работника не требуется.
Распорядительный документ, на основании которого фирма может выдать подотчетные - это приказ, распоряжение, решение.
Полный список назван в ГОСТ Р 6.30-2003. Справку-расчет или расходный кассовый ордер нельзя отнести к распорядительным документам.
Составьте приказ в произвольной форме, укажите сумму и срок, на который выдаете деньги, поставьте дату и подпишите документ у руководителя.
То есть заполните все те же данные, которые указывал подотчетник в заявлении.
В одном приказе можно указать сразу несколько подотчетников.
Если работник едет в командировку, то отдельное распоряжение на выдачу подотчетных можно не оформлять.
В приказе о командировке добавьте сумму и срок, на который даете деньги для поездки.
Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. 
