Зачастую в ходе своей деятельности практически все предприятияприобретают материальные ценности не только безналичным путём, но и заналичные денежные средства. Вследствие этого обычно сотрудникампредприятия выдаются деньги под отчёт для решения определённых задачпредприятия. Именно в этот момент возникают расчёты с подотчётнымилицами.
Учёт расчётов с подотчётными лицами строго регламентированзаконодательством. Ведётся в соответствии с нормативно-правовыми актамиразных уровней. Однако, одни имеют обязательный характер, другие – рекомендательный.
Нормативно-правовые акты представляют собой определенную систему, состоящую из 4 уровней: законодательного, нормативного, методического иорганизационного.
Так как расчёты с подотчётными лицами охватывают как налоговый, так ибухгалтерский учёт, их перечень будет крайне велик.
Рассмотрим наиболее важные нормативно-законодательные акты, регулирующие данные расчёты:
• «№402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; «Налоговый Кодекс РФ (главы 21, 23, 25)»;
• «Трудовой Кодекс РФ»;
• «Порядок о ведении кассовых операций №3210-У»;
• «Указания Центрального Банка №3073-У»;
• «Постановление Правительства РФ№93»;
• «Положение по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».
1) «Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)» дает определения основных терминов, применяемых в бухгалтерском учете, определяет основные принципы ведения и отражения учётного процесса и составления бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. При расчетах с подотчетными лицами Закон отмечает основное регулирование дебиторской задолженности в бухгалтерском учете и финансовой отчетности;
2) «Налоговый Кодекс РФ (часть 2; главы 21, 23, 25)» характеризует налоговую систему РФ, виды налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы, а также порядок взимания налогов. Расчёты с подотчётными лицами непосредственно взаимосвязаны с налоговой системой РФ. Данные расчёты взаимодействуют с налогом на добавленную стоимость, налогом на прибыль и налогом с доходов физических лиц. Таким образом, в Налоговом кодексе тонкости налогового процесса, связанные с расчётами с подотчётными лицами отражаются в главах 21, 23 и 25. Так, например, в главе 21 «Налог на добавленную стоимость» указаны правила отражения НДС при приобретении материалов, запчастей и т. п. и списания НДС при осуществлении расходов сумм, выданных подотчёт. Далее, в главе 23 «НДФЛ», отражается порядок обложения НДФЛ подотчётных сумм. В главе 25 «Налог на прибыль» отражены правила учета расходов подотчётных сумм при расчете налогооблагаемой прибыли.
3) «Трудовой Кодекс РФ» дает определение терминов, определяет сущность трудовых отношений, взаимоотношений с подотчётными лицами. В законодательном акте отражаются права и обязанности подотчётных лиц; а также работников, которые не могут получать денежные средства под отчёт по закону (то есть, не входящие в список подотчётных лиц) или же по собственному желанию (беременные женщины, инвалиды и т. п.).
4) «Порядок о ведении кассовых операций (Утверждено Решением Совета Директоров Центрального Банка России №3210-У)» отражает правила работы с наличностью, выдачи денег под отчёт на нужды предприятия и порядок документального оформления в бухгалтерском учете. Данный нормативный акт необходим при учете дебиторской задолженности, при расчетах с подотчётными лицами, которым выдана наличность из кассы.
5) «Указания Центрального Банка РФ «Об осуществлении наличных расчётов» №3073-У (зарегистрировано с Минюсте России №32079)» необходимы при осуществлении расчетов с подотчетными лицами наличными из кассы. В соответствии с нормативно-правовыми актами РФ предельный размер расчётов с наличностью по одной сделке не должен превышать 100 000 рублей. Так как расчёты с подотчётными лицами практически всегда осуществляются наличным путём необходимо помнить о нормах законодательства и не превышать данный лимит.
6) «Постановление Правительства РФ №93» устанавливает размер суточных при командировках. При этом предприятие самостоятельно формирует размер суточных в пределах, допустимых Законодательно.
7) «Положение по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» дает определение терминов, отражает критерии признания расходов и их оценку, определяет сущность затрат и их отражение в отчетности. Данный ПБУ отражает взаимосвязь затрат и дебиторской задолженности в организациях.
Выделяют три основных документа, которые относятся к 4 уровню системы: учётная политика, формы первичных документов по расчётам сподотчётными лицами, рабочий план счетов, утверждённый рабочейорганизацией.
Таким образом, проанализировав нормативно-правовую базу РФ в частиучета дебиторской задолженности подотчётных лиц, можно обобщитьрезультаты следующим образом: главными нормативными документами, которые определяют основные принципы ведения учета с даннымирасчётами являются все вышеперечисленные документы: начиная первымуровнем и заканчивая 4-м. Также предусмотрено применение Положенийбухгалтерского учета и утвержденного Плана счетов бухгалтерского учета.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
