1. Обычная почта. Из всех средств коммуникации, используемых в деловом общении, традиционная почта является самым древним. И, как все древнее, она обладает целым рядом недостатков: достаточно медленной передачей сообщений, более сложной по сравнению с другими видами коммуникаций системой оформления писем и т. д. И это не говоря уже о том, что почта работает далеко не всегда на должном уровне.
Тем не менее и у обычной почты имеются свои преимущества. В частности. Это едва ли не самый приемлемый способ передачи важных документов (естественно, если их нельзя передать при личной встрече). По факсу или электронной почте мы вряд ли сможем передать оригинал документа. Кроме того.
Используя стандартные правила регистрации исходящей корреспонденции, мы можем избежать неприятностей, которые могут возникнуть в результате неудовлетворительной работы почтовой службы. А с появлением курьерской почты передача корреспонденции заметно ускорилась, и это позволяет использовать ее в ситуациях, требующих быстрых действий.
В некоторых случаях, когда использование обычной почты более предпочтительно, даже несмотря на все ее недостатки, – отправка корреспонденции в органы власти и известным людям (политикам, деятелям искусства, государственным деятелям). Такие ситуации возникают, например, при проведении различных PR-акций, которые предполагают участие известных людей.
Чем выше положение адресата, тем больше необходимость отправить ему обычное бумажное письмо, на котором будет стоять подпись руководителя высшего звена и, в случае надобности, печать организации. Использовать другие средства связи в этом случае – значит идти на нарушение требований делового этикета.
Не стоит забывать и о том, что почта предоставляет услугу по передаче телеграмм – этот тип сообщений также может использоваться в деловых отношениях.
2. Электронная почта. Это относительно новое средство передачи информации заслуженно пользуется большой популярностью. Одно из основных его преимуществ – совмещение качеств письменных коммуникаций (фиксация текста) с качествами устных коммуникаций (быстрота передачи информации, возможность практически моментальной ответной реакции).
Эти качества делают электронную почту в основном средством передачи неофициальных сообщений. И основная проблема заключается в том, что до сих пор не создано технологий, которые позволяли бы придавать электронным документам юридическую силу. Поэтому электронную почту используют только в тех случаях, когда можно с большой вероятностью исключить возникновение правовых конфликтов.
3. Телефонная связь. Телефон – это одно из средств, способных обеспечить оперативную связь. Основной недостаток телефонной связи состоит в том, что телефонные переговоры, как правило, не имеют юридической силы. Поэтому для передачи особо важной информации необходимо использовать другие средства связи (например, почту).
4. Факс. При помощи факсимильного аппарата (то есть факса) мы можем быстро передать копию документа. Быстрота – это несомненное преимущество факсимильной связи, однако из-за этого страдает юридическая сторона вопроса на факсе отсутствуют подлинные подписи и печати.
Именно поэтому факсы в подавляющем большинстве случаев используются для оперативной передачи важных документов. Которые принимаются к исполнению только при условии, что за ними будут высланы подлинники. При помощи факсов не передают документы, в которых содержится информация ограниченного пользования, то есть документы, которые имеют грифы «Секретно», «Для служебного пользования» и т. д.
При использовании факса необходимо помнить о требованиях. Которым должно соответствовать отправляемое сообщение: исходный текст должен быть напечатан или написан четким шрифтом; использовать красный, желтый или зеленый цвета не рекомендуется.
Исходный документ должен быть выполнен на чистой и гладкой, недеформированной бумаге. Очевидно, что эти требования и рекомендации обусловлены не очень высоким качеством передачи текстов и изображений.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
