Самый первый шаг при подготовке проекта в любой сфере: бизнесе, домашнем хозяйстве или образовании – состоит в определении целей и задач проекта. Этот шаг определяет, что мы хотим получить после завершения проекта, и какие действия нам необходимо предпринять для достижения этой цели.
Члены проектной команды, включая менеджеров проектов, уделяют недостаточно внимания этому, безусловно, важному процессу, или выполняют его неправильно, что, в конце концов, приводит к неудачному завершению проекта.
Неправильно определенные цели и задачи, или цели без задач, приводят к тому, что в процессе реализации проекта возникают перерасход средств, битвы за территорию, выяснение отношений между членами проектной команды, невыполнение промежуточных контрольных точек и, как следствие, неудовлетворенные клиенты.
Цели и задачи должны быть четкими заявлениями о намерениях. Каждая цель должна иметь собственное стремление, которое влияет на конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеряемы.
Цели должны отвечать на вопрос «Что?».
Цели представляют собой общие намерения применительно к проекту. В этом процессе цели отвечают на вопрос «что?». Иными словами, «что» будет выполнять проект? Проекты могут иметь более одной цели, и много задач применительно к одной цели. Не путайте цели с задачами.
Примеры:
• Цель разработки веб-сайта: его посетители будут уверены, что существует угроза глобального потепления.
• Цель страховой компании: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.
• Цель работы врачебного кабинета: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.
Задачи должны отвечать на вопрос «Как?»
Задачи представляют собой конкретные действия, которые приводят к выполнению цели. Каждая цель будет иметь одну или несколько связанных с ней задач. По сути, задача определяет «как» будет выполняться процесс.
Всегда начинайте определение задачи с глагола. Это гарантирует, что задача станет измеряемой, и конечный результат проекта будет рассматриваться в рамках действия этой задачи. Одновременно каждая задача станет измеряемым промежуточным этапом выполнения проекта.
Примеры:
1. Цель: посетители сайта будут уверены, что глобальное потепление существует.
• Создать сравнительную таблицу стоимости борьбы с глобальным потеплением сегодня и 100 лет назад.
• Проиллюстрировать последствия глобального потепления в фотогалерее.
• Выявить и проанализировать последствия глобального потепления.
2. Цель: отдел медицинского страхования увеличит пакет предлагаемых услуг на 10%.
• Определить перечень и стоимость услуг, предлагаемых страховыми компаниями.
• Проанализировать запросы потенциальных клиентов, чтобы узнать их требования.
• Сравнить предлагаемые услуги и услуги конкурентов.
3. Цель: пациенты не будут ждать дольше 1 часа перед посещением врача.
• Оценить потребность в персонале.
• Закупить новое программное обеспечение по планированию посещений.
• Разработать систему подтверждения графика.
Сохранение целей и задач при первом планировании каждого проекта гарантирует, что проект и команда будут придерживаться их на протяжении всего жизненного цикла проекта.
В любой области реализации проекта – образовании, бизнесе или ведении домашнего хозяйства – четко определенные цели и задачи будет способствовать успешному результату.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
