Товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 и является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций.
Первичные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете»). Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
В документе может быть проставлено 5 подписей: 3 со стороны продавца (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку), 1 со стороны покупателя (ответственный за прием товара) + 1 перевозчика (либо это перевозчик покупателя, либо сторонняя организация-транспортировщик). Последняя подпись ставится в строке «Груз принял» (там же заполняются данные о доверенности за перевозку товарно-материальных ценностей). Она считается доказательством того, что перевозчик на время транспортировки является ответственным за ТМЦ. Если продавец своими силами перевозит товар на склад покупателя, то данная строка не заполняется.
В некоторых крупных организациях подпись в ТН при отгрузке товара ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует ТН и подписывает своей подписью. Такое право прописано либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора».
Электронная
Передавать и хранить товарную накладную в электронном виде можно. Это подтверждается законами №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи».
При этом форма и порядок составления накладной остаются прежними — так как в законодательстве нет специальных правил для электронной транспортной накладной (как, например, в случае с электронным счет-фактурой). Для подписания таких накладных вместо собственноручной подписи будет использоваться электронная подпись (ЭП).
Как и с бумажной ТН электронную ТН можно подписывать по доверенности. Правда сейчас нигде не разъясняется, сколько подписей должно быть проставлено со стороны продавца. В некоторых организациях доверенное лицо расписывается 3 раза во всех трех строках.
Как быть с этим пунктом в случае с электронной подписью?
Изучив материалы судебного разбирательства (в частности, постановление ВАС ВВО По делу N А43-5226/2010) мы пришли к следующему: в качестве доказательства был принят документ — товарная накладная, который был подписан единственной электронной подписью уполномоченного лица со стороны продавца. Такой документ суд счет доказательством сделки. Запрета на единственную ЭП в нормативных документах и иных судебных делах нет. Таким образом, можно сделать вывод, что ЭП ставится только одна, главное, чтобы у подписанта на то были официальные полномочия.
К тому же, проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). Достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
