Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании.
Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.
Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа.
Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств.
В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).
С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:
• командировочное удостоверение;
• проездные билеты;
• квитанции об уплате;
• товарные чеки и пр.
Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи.
Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона).
Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии.
А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).
Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:
• хозяйственно-оперативные нужды;
• аванс на командировочные расходы;
• возмещение командировочных расходов.
При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится.
Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.
Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
