Правила ведения кассы установлены указанием Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.
В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.
Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.
Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.
В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.
Расходовать наличные деньги из кассы можно только на определенные нужды. Их перечень приведен в пункте 2 указания ЦБ РФ № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
В частности, это:
• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).
Как видим, индивидуальный предприниматель может брать наличные деньги из кассы для личных нужд безо всяких ограничений. В то же время предприниматель не вправе погашать наличными из кассы займы и кредиты.
Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация - хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.
Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:
• осуществление таможенных платежей;
• выдача зарплаты;
• выдача денег под отчёт;
• расчеты с обычными физлицами (не ИП).
За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор.
В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку.
Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей.
Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
