Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 "Основных правил работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.
Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:
1. Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
2. "Основные правила работы архивов организаций" (одобренные решением коллегии Росархива).
3. Приказ Минкультуры России № 526, утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2020 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
На обложке дела следует указывать следующую информацию:
• наименование организации и структурного подразделения;
• номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
• заголовок;
• срок хранения.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Федеральным законом № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации.
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Сроки хранения кадровых документов в организации в 2020 году, таблица:
• 1 год - журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табели); данные лиц, не принятых на работу; графики отпусков.
• 3 года - учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника; записи о трудовой дисциплине.
• 5 лет - акты, предписания, отчеты по технике безопасности; выписки по улучшению условий и охраны труда; документы по технике безопасности и ее соблюдению; документация о командировках.
• 50 лет (до востребования) - личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
• 75 лет - характеристики и личные карточки сотрудников; трудовые договоры.
• Постоянно - коллективные договоры; личные дела руководителей.
За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
