Документы, которыми сопровождается деятельность любой организации — это основание и подтверждение ее деятельности. Поэтому, даже после исполнения, документы какое-то время находятся на текущем хранении в структурном подразделении, куда были отписаны. Часть документов со временем передают в архив организации на постоянное хранение.
Основные нормативно-правовые документы, которые регулируют порядок и сроки хранения:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России № 526 (далее — Правила).
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России № 558 (далее — Перечень).
3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива.
Согласно этим регламентам, хранению в 2020 году подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и налогового учета.
К ним относят те документы компании, которые теряют свою ценность сразу после прочтения. К ним, например, относят:
• коммерческие предложения, рекламные буклеты и каталоги;
• поздравительные адреса и открытки;
• приглашения на презентации, открытия, выставки.
В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы:
• временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет;
• долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 лет;
• постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.
То, как долго хранится тот или иной документ, можно установить, руководствуясь Перечнем.
Если на документе стоит отметка «до минования надобности», это означает что он имеет только практическое значение. Но такую документацию тоже необходимо хранить какое-то время, как правило, не менее года.
Обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения, обязан работодатель. Документы первичного учета, кроме того, должны быть защищены и от внесения в них изменений. При этом место хранения документов, еще не переданных в архив, не регламентировано, за исключением особо оговариваемых случаев.
Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.
Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации.
Текущие документы можно хранить как в подразделениях и кабинетах исполнителей, так и в специальном, отведенном для этой цели помещении – архиве. Это помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя.
На архивное хранение документы сдаются подшитыми в папки – дела. Каждая такая папка содержит документацию одного вида и имеет уникальный регистрационный номер, скомбинированный из цифр и букв в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Работодатель самостоятельно разрабатывает локальные нормативные документы, регламентирующие хранение документов. Такой локальный регламент, утвержденный руководителем, устанавливает места хранения документов и правила организации документооборота, которые закрепляются в учетной политике компании. Локальным нормативным актом, например, Положением или Инструкцией о документообороте, работодатель вправе установить сроки хранения в подразделениях текущей документации, работа с которой уже завершена.
Основная ошибка, которую допускают при хранении документов в организации — несоблюдение сроков, установленных Перечнем. Следует помнить, что уменьшать их предприятие не имеет права, а увеличить может только обосновав необходимость особенностями своей производственной деятельности.
Еще одно нарушение, которые допускают сотрудники архивов — изъятие и выдача документов, уже подшитых в дела постоянного хранения. Это категорически запрещено и, если такой документ потребовался, исполнитель получает на руки все дело, в которое он подшит.
Архивариусу нужно учитывать, что уставные и регистрационные, а также некоторые другие виды документации предприятия должны храниться только в оригинале. При утере или повреждении подлинника нельзя просто заменить утраченный документ его копией — об этом необходимо составить акт.
Чтобы избежать утраты или повреждения документов, сданных на хранение, советуем использовать современные технологии и, по возможности, выдавать из архива по запросам исполнителей только отсканированные копии.
Сроки хранения документов в 2020 году
Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.
Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.
Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации.
Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов.
К примеру, существуют:
• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».
Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:
• кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
• долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
• часть документов подлежит уничтожению.
В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:
• личные дела сотрудников – 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2020 года, срок его хранения начинается с 1 января 2021 года.
Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.
Перечень хранения документов в 2020 году
18 февраля 2020 года вступил в силу новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.
Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры и включающему в себя 1003 наименования. Полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.
Документ также предусматривает изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Так, например, счета-фактуры вместо 4 лет, надо будет хранить 5 лет. Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов, переписку с налоговыми органами по вопросам налогообложения и документы о получении заработной платы и других выплат вместо 5 лет нужно хранить 6.
Срок хранения некоторых документов наоборот значительно сокращен. В частности, это реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами и согласие на обработку персональных данных. Ранее их можно было хранить 75 лет, по новому перечню – всего 5 лет.
Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.
За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.
Напомним, что с 12 февраля также начали действовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов.
Срок хранения бухгалтерских документов в 2020 году
По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно в 2020 году придется хранить, например:
• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
10 лет хранят документы, например:
• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
К примеру:
• Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
• Для договоров – год окончания действия договора.
• Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
• Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.
Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России № 03-03-06/1/2598).
Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.
Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.
О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.
Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.
По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.
Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.
После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.
В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.
Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.
Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.
Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).
Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.
Срок хранения кадровых документов в 2020 году
Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:
• Трудовой кодекс РФ;
• приложение к Постановлению Госкомстата РФ № 1;
• закон о персональных данных №152;
• приказ Минкультуры РФ №558;
• закон об архивном деле №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
• предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
• связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация в 2020 году классифицируется следующим образом:
• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).
Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:
• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение с работы;
• оформление отпусков;
• оформление поощрений;
• оформление дисциплинарных взысканий.
Существует и такая классификация кадровой документации:
• обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат);
• факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).
Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.
Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.
Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.
Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).
Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.
Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.
ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).
Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:
• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет;
• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий - постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ № 558.
Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. Был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.
Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:
• договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• график отпусков;
• личные карточки рабочего персонала.
ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику.
Сроки хранения первичных документов в 2020 году
Деятельность любой организации неизменно связана с учетом бухгалтерской документации, которую важно уметь не только грамотно оформлять, но и правильно сохранять. О том, что представляет собой первичная документация и как законодательно регламентируется порядок хранения первичных документов.
Первичные документы являются основной частью бухгалтерского учета в организации, которые необходимо непрерывно вести с момента ее возникновения в соответствии с российским законодательством.
Согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» ФЗ-129 и положениям Налогового кодекса, хранение первичных документов в 2020 году входит в непосредственную обязанность главного бухгалтера. В случае нарушения этого требования в действие вступают штрафные санкции, которых можно было бы избежать при надлежащей организации хранения первичных документов.
Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1, ст. 9 и п. 1.2 Положения 88) выделяет два основных типа документации:
• учетные регистры содержат сведения, которые вносят в них на основании первичной документации;
• первичные документы, подтверждающие совершение хозяйственной или финансовой операции.
Первичные документы организации составляют платежные поручения, хозяйственные акты, расходные накладные, акты совершенных предприятием работ, квитанции и кассовые ордера. Однако товарный счет на планируемую покупку товара не является первичной документации, поскольку он лишь предполагает совершение покупки, но не сам факт ее совершения.
Хранение первичных документов должно осуществляться вне зависимости от того, сохраняется ли информация на бумаге или в электронном виде.
Если бухучет ведется в электронном формате, то по требованию представителей налоговых служб нужно сделать бумажные копии первичных документов (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет.
Налоговый кодекс устанавливает иные сроки. Например, статьей 23 НК РФ определяется то обстоятельство, что сведения бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить 4 года. Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо сохранять до тех пор, пока организация не уменьшит налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка (ст. 283 НК РФ).
Проблема в данном случае заключается в том, что очень сложно разделить документы строго бухгалтерские и налоговые. Поэтому лучшим выходом из сложившейся ситуации является хранение обоих видов документов на протяжении 5 лет.
Помимо этого, следует помнить о том, что сроки хранения первичных документов регламентируются архивным законодательством. Так, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом, устанавливает 5-летний срок хранения первичных документов.
Документы по учету кадров, включая лицевые счета работников, должны сохраняться на протяжении 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.
Установление порядка хранения первичных документов устанавливается главным бухгалтером организации. Как правило обработанные первичные документы одного учетного регистра подшиваются в хронологическом порядке в отдельные папки.
При этом каждый бухгалтер самостоятельно принимает решение о том, как ему удобнее сортировать документы. Одни подшивают счета организации к договорам, другие прикрепляют их к платежным документам или в отдельную папку. Главное, чтобы бухгалтер при необходимости всегда быстро смог отыскать необходимый документ.
Существует особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, а также вторые экземпляры, выданные покупателям, нужно хранить в специальном журнале.
Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
Охрана труда и документы по ней всегда должны быть в актуальном состоянии. Приказ Минкультуры России N 558 в 2020 году даёт Вам полную по срокам хранения документов по охране труда.
Вот некоторые из документов:
• Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда - 45 лет;
• Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении - 5 лет;
• Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности - Постоянно;
• Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил - 3 года.
Внимательно ознакомившись со сроками хранения документов по охране труда, можно сделать несколько выводов:
• Если документы связаны с тяжелыми (вредными, опасными) условиями труда, авариями или человеческими жертвами — хранятся постоянно!
• Если законодательство предоставляет какие-либо выплаты или льготы, то документы, подтверждающие это, хранятся не менее 75 лет.
• У всех остальных документов сроки хранения меньше.
Просим заметить: В перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов по охране труда производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
И напоследок немного советов:
1. Храните документы, даже через 75 лет они могут потребоваться.
2. Документы можно хранить не зависимо от формы их существования — бумажной или электронной.
3. Хранение в электронном виде должно осуществляться в соответствии с Федеральным законом «об электронной подписи» и обязательно с применением цифровой подписи.
4. Документ должен быть в бумажном виде, только если не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2020 году
Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 "Основных правил работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.
Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:
1. Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
2. "Основные правила работы архивов организаций" (одобренные решением коллегии Росархива).
3. Приказ Минкультуры России № 526, утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2020 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
На обложке дела следует указывать следующую информацию:
• наименование организации и структурного подразделения;
• номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
• заголовок;
• срок хранения.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Федеральным законом № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации.
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Сроки хранения кадровых документов в организации в 2020 году, таблица:
• 1 год - журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табели); данные лиц, не принятых на работу; графики отпусков.
• 3 года - учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника; записи о трудовой дисциплине.
• 5 лет - акты, предписания, отчеты по технике безопасности; выписки по улучшению условий и охраны труда; документы по технике безопасности и ее соблюдению; документация о командировках.
• 50 лет (до востребования) - личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
• 75 лет - характеристики и личные карточки сотрудников; трудовые договоры.
• Постоянно - коллективные договоры; личные дела руководителей.
За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.
Хранение конфиденциальных документов в 2020 году
Конфиденциальные документы должны храниться в служебных помещениях и/или архиве организации в сейфах, запираемых шкафах (ящиках). Для предотвращения несанкционированного входа в помещения, в которых хранятся конфиденциальные материалы, на дверях, по возможности, устанавливают электронные замки.
Электронные версии конфиденциальных документов хранят с помощью учтенных в конфиденциальном делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы конфиденциальности (электронные носители с грифом конфиденциальности должны храниться отдельно от остальных внешних электронных носителей информации, в сейфе или запираемом шкафу), а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, с использованием парольной защиты.
В 2020 году необходимо установить запрет на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет. В случае работы пользователей на компьютерах, подключенных к внутренней компьютерной сети организации, электронные версии конфиденциальных документов должны храниться на защищенном диске (информация на защищенных дисках становится доступной только тогда, когда администратор сети предоставляет пользователю соответствующие полномочия).
Резервное копирование конфиденциальной информации осуществляют с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы конфиденциальности и инвентарные номера.
За сохранность конкретного конфиденциального документа (материального носителя информации) отвечает работник, получивший этот документ (материальный носитель информации) в пользование с проставлением им личной подписи в соответствующем журнале регистрации (учета). По окончании рабочего дня все документы следует убирать в сейф (шкаф).
Передача конфиденциальных документов (материальных носителей информации) от одного работника организации другому производится через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с обязательной отметкой в журнале регистрации (учета) или поличному реестру работника.
В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляют акт приема-передачи конфиденциальных дел (документов на бумажных и других носителях конфиденциальной информации), утверждаемый руководителем компании. При увольнении работник организации обязан сдать лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, все имеющиеся в его распоряжении материальные носители конфиденциальной информации. Кроме того, целесообразно в присутствии увольняемого работника и его непосредственного руководителя произвести осмотр локальных и сетевых информационных ресурсов увольняемого на предмет наличия в них информации ограниченного доступа и признаков нарушения установленных правил работы с указанной информацией; при этом необходимо переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов увольняемого на персональные компьютеры (сетевые ресурсы) других работников либо на учтенные в конфиденциальном делопроизводстве внешние электронные носители, а ненужную информацию удалить.
Если увольняемый работник не передал в установленный срок числящиеся за ним конфиденциальные документы на бумажных и других носителях информации, а также если выявлены нарушения правил работы с конфиденциальной информацией при ее обработке (пересылка конфиденциальной информации по электронной почте; обработка такой информации на компьютере, подключенном к сети Интернет; несанкционированная запись файлов с конфиденциальной информацией на внешние электронные носители информации, не учтенные в конфиденциальном делопроизводстве, и т.п.), непосредственный руководитель увольняемого работника уведомляет о факте возможной утраты носителей конфиденциальной информации (ее разглашения) руководителя структурного подразделения, который принимает решение об инициировании служебного расследования. По результатам служебного расследования комиссией составляется заключение, которое представляется руководству организации для принятия решения.
В организации должен быть установлен запрет на вынос конфиденциальных документов (материальных носителей) из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д., хотя, конечно, в необходимых случаях руководитель может разрешить исполнителям документов или другим работникам вынести из здания конфиденциальные документы для их согласования, подписи и т.п. либо для работы с ними во время командировки.
Сроки хранения налоговых документов в 2020 году
Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете устанавливает требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
Так, в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) установлен необходимый четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета.
Об этом напомнило Министерство финансов РФ в письме № 03-02-07/2/28610.
Финансовое ведомство сообщает, что в 2020 году в соответствии с налоговым законодательством налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов.
Такие документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки.
При этом истребуемые документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В целях обеспечения исполнения положений налогового законодательства, документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов или иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 НК РФ.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. В силу части 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
