Документы, которыми сопровождается деятельность любой организации — это основание и подтверждение ее деятельности. Поэтому, даже после исполнения, документы какое-то время находятся на текущем хранении в структурном подразделении, куда были отписаны. Часть документов со временем передают в архив организации на постоянное хранение.
Основные нормативно-правовые документы, которые регулируют порядок и сроки хранения:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России № 526 (далее — Правила).
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России № 558 (далее — Перечень).
3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива.
Согласно этим регламентам, хранению в 2020 году подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и налогового учета.
К ним относят те документы компании, которые теряют свою ценность сразу после прочтения. К ним, например, относят:
• коммерческие предложения, рекламные буклеты и каталоги;
• поздравительные адреса и открытки;
• приглашения на презентации, открытия, выставки.
В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы:
• временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет;
• долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 лет;
• постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.
То, как долго хранится тот или иной документ, можно установить, руководствуясь Перечнем.
Если на документе стоит отметка «до минования надобности», это означает что он имеет только практическое значение. Но такую документацию тоже необходимо хранить какое-то время, как правило, не менее года.
Обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения, обязан работодатель. Документы первичного учета, кроме того, должны быть защищены и от внесения в них изменений. При этом место хранения документов, еще не переданных в архив, не регламентировано, за исключением особо оговариваемых случаев.
Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.
Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации.
Текущие документы можно хранить как в подразделениях и кабинетах исполнителей, так и в специальном, отведенном для этой цели помещении – архиве. Это помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя.
На архивное хранение документы сдаются подшитыми в папки – дела.
Каждая такая папка содержит документацию одного вида и имеет уникальный регистрационный номер, скомбинированный из цифр и букв в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации.
Работодатель самостоятельно разрабатывает локальные нормативные документы, регламентирующие хранение документов. Такой локальный регламент, утвержденный руководителем, устанавливает места хранения документов и правила организации документооборота, которые закрепляются в учетной политике компании.
Локальным нормативным актом, например, Положением или Инструкцией о документообороте, работодатель вправе установить сроки хранения в подразделениях текущей документации, работа с которой уже завершена.
Основная ошибка, которую допускают при хранении документов в организации — несоблюдение сроков, установленных Перечнем. Следует помнить, что уменьшать их предприятие не имеет права, а увеличить может только обосновав необходимость особенностями своей производственной деятельности.
Еще одно нарушение, которые допускают сотрудники архивов — изъятие и выдача документов, уже подшитых в дела постоянного хранения. Это категорически запрещено и, если такой документ потребовался, исполнитель получает на руки все дело, в которое он подшит.
Архивариусу нужно учитывать, что уставные и регистрационные, а также некоторые другие виды документации предприятия должны храниться только в оригинале. При утере или повреждении подлинника нельзя просто заменить утраченный документ его копией — об этом необходимо составить акт.
Чтобы избежать утраты или повреждения документов, сданных на хранение, советуем использовать современные технологии и, по возможности, выдавать из архива по запросам исполнителей только отсканированные копии.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
