Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про хранение документов и все что с этим связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов.
Теперь нарушителям срока хранения документов в 2021 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
• для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
• для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
• для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Хранение документов в организации в 2020-2021 годах
В течение деятельности у организации образуется множество документов, часть из которых нужно хранить определенное законом время, например, лицевые счета работников подлежат хранению на протяжении 75 лет. Чаще всего хранение осуществляется путем размещения документов в шкафах и на полках в разных кабинетах. Однако это может иметь негативные последствия в виде утраты необходимых документов, в связи с чем рекомендуем руководителям организаций задуматься о создании архива. Рассмотрим подробнее основные правовые моменты, связанные с организацией архива и хранением документов.
Обязанность организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законом, закреплена в ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность - предупреждение или наложение административного штрафа.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях в 2021 году нет. Решением коллегии Росархива были утверждены Основные правила работы архивов организаций (далее - Правила), которые для негосударственных организаций являются нормативно-методическим документом, то есть документом, который они могут использовать при создании внутреннего архива, но не обязаны соблюдать досконально все приведенные нормы.
Хранению подлежат не все документы, образующиеся в течение деятельности организации. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденном Росархивом, названы типовые документы, которые подлежат хранению, и сроки их хранения. В 12 разделах данного правового акта перечислены различные документы, которые используют в своей деятельности руководители, бухгалтеры, кадровики и другие. Например, в разд. 4 "Учет и отчетность" поименованы документы, образующиеся в деятельности бухгалтера. Некоторые из них должны храниться в течение 5 лет (документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями, переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д.), другие - в течение 75 лет (лицевые счета работников).
Необходимо обратить внимание на разд. 7 "Трудовые отношения" (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 "Кадровое обеспечение" (содержит документы о работе с кадрами - приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). В этих разделах установлены сроки хранения документов от 1 года до 75 лет.
Следует помнить, что согласно п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня (далее - Указания) негосударственные организации хранят документы постоянного срока хранения по Перечню (графа N 3) не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).
Таким образом, вышеназванные нормы говорят лишь о том, что Правила организации архивов для коммерческих фирм являются в настоящее время рекомендуемыми. Вместе с тем следование этим Правилам поможет организациям исполнить установленную законодательством обязанность хранения определенных документов и избежать ответственности за ее несоблюдение.
Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Кроме того, организация вправе передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, а также в негосударственный архив еще в течение своей деятельности, заключив соответствующий договор. В этом случае нет необходимости создавать внутренний архив в организации.
В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Конечно же, где разместить архив - в отдельном здании или выделить для этого комнату, зависит от размеров самой организации и количества документов, требующих хранения. Правила же, которым должны соответствовать помещения для хранения документов, одинаковы. Перечислим основные из них.
Архив необходимо разместить в помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон нужно предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух- или трехкратный воздухообмен в час. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т.д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:
• для бумажных документов - температура 17 - 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
• для черно-белых пленочных материалов - 15 град. Цельсия и 40 - 55%, для цветных - 2 - 5 град. Цельсия и 40 - 55%;
• для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. Цельсия и 50 - 65%.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
Необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности: оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке (разд. 4.3 Правил).
В разд. 4.4 Правил даны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также приведен порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.д.
Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).
Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).
Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил.
Организацию и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и контролирует ее проведение (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).
Все документы поступают в архив в виде сформированных дел, содержащих не более 250 листов при толщине не более 4 см. В одном деле, как правило, содержатся документы, относящиеся к одному типу (например, приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.д.).
В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются (разд. 3.3 Правил).
Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
• документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (разд. 3.6 Правил). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Такое оформление предусматривает:
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление листа-заверителя;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, формирующие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Отметим следующие моменты:
1. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. На ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
Следует учитывать такие особенности:
1. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
2. Для дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего из этих протоколов.
5. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательные реквизиты обложки дела - количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.
Хранение бухгалтерских документов в 2020-2021 годах
Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ № 236, вступил в силу 18.02.2020).
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок).
Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что в 2021 году сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:
• подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
• внутреннюю документацию хозобщества;
• документы по эмиссии ценных бумаг;
• иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.
В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:
• документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
• вся внутренняя документация;
• годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
• документы бухучета;
• другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.
В соответствии с постановлением ФКЦБ № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.
Согласно информации из перечня Росархива:
• приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
• штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
• соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
• документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
• документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
• документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
• документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
• дела по архивному хранению документов — постоянно;
• годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
• документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
• отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
• сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
• декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов № 03-11-11-104 и № 03-02-07/2/28610.
Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.
Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
• Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/270).
• Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/278).
• Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива № 237).
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, по котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива.
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР № 33), среди которых:
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Хранение архивных документов в 2020-2021 годах
Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.
Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.
Государственные структуры в 2021 году обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.
В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:
• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.
Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.
Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.
Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.
Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.
Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.
Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:
1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.
Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.
На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.
Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.
Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.
Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.
Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.
Хранение кадровых документов в 2020-2021 годах
Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.
Порядок и сроки хранения документов устанавливают:
• Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечнем, утвержденным приказом Росархива № 236 (новый документ!);
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России № 526;
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ № 1182;
• Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР;
• Распоряжением Правительства РФ № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»;
• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ № 03-33/пс.
Кадровая служба в 2021 году должна обеспечить сроки хранения документов в организации по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.
Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот закон о сроках хранения документов устанавливает срок хранения кадровых документов в организациях.
В этот перечень входят:
• приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
• личные дела;
• личные карточки;
• лицевые счета;
• ведомости по начислению зарплаты;
• табели учета рабочего времени;
• трудовые договоры;
• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
• данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения документов в организации.
Итак, сроки хранения документов следующие:
1. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие распоряжения по личному составу, когда они хранятся в личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
2. Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.
3. Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, о направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
4. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
5. Постоянно положено хранить и штатное расписание.
6. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
7. Правила внутреннего трудового распорядка хранят даже после замены их новыми. Срок хранения – один год.
8. Графиков отпусков хранят 3 года (ст. 453 перечня, утвержденного приказом Росархива № 236).
Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия. Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании (ст. 17 Закона № 125-ФЗ).
Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива.
Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.
Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.
Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.
Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.
Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона № 125-ФЗ). Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа № 526).
В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных Правил работы архивов). Разберем, как работать с бумагами по личному составу.
Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в 2020 году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в 2021 году готовьте его для архива. Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России № 526).
Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет. В одном деле эти приказы находиться не могут.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел. В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству. Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
Сроки хранения архивных документов. Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.
Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы. Чтобы сдать из структурного подразделения на хранение в архив организации документы, используйте сдаточную опись.
После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.
Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы.
Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении.
Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.
Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Хранение первичных документов в 2020-2021 годах
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
В 2021 году срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Статьи хранения документов по номенклатуре дел в 2020-2021 годах
Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 "Основных правил работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.
Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:
1. Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
2. "Основные правила работы архивов организаций" (одобренные решением коллегии Росархива).
3. Приказ Минкультуры России № 526, утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2020 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
На обложке дела следует указывать следующую информацию:
• наименование организации и структурного подразделения;
• номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
• заголовок;
• срок хранения.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Федеральным законом № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации.
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.
Сроки хранения документов по охране труда в 2020-2021 годах
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива.
И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
Далее в таблице представлены виды документов по охране труда и сроки хранения соответствующей документации в архиве организации.
Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Объемы такой документации в 2021 году зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
• В течение 1 года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журнал регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
• 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Сроки хранения кассовых документов в 2020-2021 годах
Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.
Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2021 году обязательны к применению:
Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.
Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.
Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558, и зависят от типа документа.
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:
• попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
• сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.
Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:
• штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
• штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.
Избавиться от документов можно двумя способами:
• своими силами (если объем бумаг небольшой);
• с помощью нанятой организации.
Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.
Сроки хранения зарплатных документов в 2020-2021 годах
Федеральное архивное агентство наделено правом определять сроки хранения документов. Приказом № 236 ведомство вводит новые сроки для зарплатных документов.
Приказ Росархива № 236 вступил в силу 18 февраля 2020 года.
В 2021 году пересмотреть сроки хранения документации обязаны:
• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• организации.
Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:
• при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
• при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
• делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
• делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;
• аналогично архивируются лицевые счета — 75 или 50 лет;
• реестры сведений о доходах работников теперь хранят 5 лет (вместо 75 лет).
Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.
Их определяет п. 4.2 раздела II упомянутого приказа. Вот ключевые изменения по документам зарплаты с 18.02.2020:
- документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета);
- реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет;
- лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г. (так было и раньше); 50 лет – если оно закончено после 01.01.2003 (это нововведение).
Сроки хранения нотариальных документов в 2020-2021 годах
Правительство одобрило изменения в законодательство, которые уточняют сроки хранения нотариальные документы у нотариуса до того, как их передали в нотариальный архив. Об этом сообщается на сайте Министерства юстиции.
Поправки предусматривают, что такие документы теперь будут храниться у нотариуса не пять, а 10 лет. Это нужно, чтобы проверять работу нотариуса. Правительство же хочет дополнить его положением, которое позволяет нотариальной палате сохранять за собой преимущественное право покупать имущество из государственной или муниципальной собственности. Это можно будет сделать тогда, когда речь идёт о приобретении помещения, в котором будут размещать архив.
Кроме того, кабмин хочет разрешить Росреестру получать копии нотариальных документов и архивные справки для государственного кадастрового учёта и регистрации прав на недвижимость по запросу и без взимания платы. Кроме того, в законопроекте уточняется понятие нотариальных документов и уточняется, что если они созданы в электронной форме, то хранить их можно в единой информсистеме нотариата.
В пояснительной записке к оригинальному законопроекту указывается, что изменения приняты для защиты прав и законных интересов граждан и юрлиц. Документ предусматривает создание нотариальных архивов из документов, которые сформировали нотариусы. Документы же, которые сформировали региональные нотариальные палаты и консульские учреждения РФ будут передавать на хранение в архивы органов местного самоуправления и МИДа.
В архиве любой нотариальной конторы в 2021 году хранятся все документы об удостоверенных нотариусом сделках ( срок хранения документов по наследственным делам составляет 75 лет). Также есть документы со сроком хранения до 10 и свыше 10 лет (в архиве у нотариуса).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
