Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты.
Бухгалтер в 2020 году рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой: Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.
Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило.
Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.
Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1.
Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база.
Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Компания вправе установить собственные размеры суточных.
Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.
Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).
Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.
Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы.
Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
