Лимита подотчетных средств в 2020 году нет. Решает руководитель, кому и сколько денег выдавать.
После совершения покупок сотрудник должен отчитаться по наличным расходам. Для этого составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются подтверждающие документы: чеки, БСО, накладные и т.д. В некоторых случаях продавец выдает не бумажный, а электронный чек. Работник может распечатать и приложить такой чек к отчету. Если бухгалтера смущает такая распечатка, он может проверить подлинность чека на сайте ФНС.
Еще одно нововведение последних лет – электронные системы документооборота (ЭДО). Если в компании есть такая система, то вместо бумажных, можно составлять электронные авансовые отчеты с цифровой подписью. Документы к ним прилагаются в электронном или сканированном виде.
Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.
Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.
Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.
Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.
Документ предоставляется в одном экземпляре.
Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:
• Номер документа.
• Дату заполнения авансового отчета.
• Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
• Табельный номер (при наличии).
• Назначение аванса.
В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.
Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:
• Командировочное удостоверение.
• Чеки ККМ.
• Квитанции.
• Товарные, транспортные накладные.
• Счета-фактуры и пр.
Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.
На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.
Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.
На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).
После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).
На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.
На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.
Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.
Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.
Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.
Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.
На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.
В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухгалтерский счет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Изменений по авансовым отчетам в 2020 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина № 03-03-06/2/48232).
Общие правила заполнения авансового отчета в 2020 году таковы:
1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки. За нарушение срока работника можно наказать материально.
2. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
3. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
4. Утверждается руководителем.
5. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Форма авансового отчета в 2020 году
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, в 2020 году бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму.
В него включена вся необходимая информация, в том числе:
• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены,
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет:
1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
Далее документ содержит две таблицы:
• В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
• В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается:
• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы.
Здесь указываются:
• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Чек для авансового отчета в 2020 году
Продажа товаров за наличный расчет в 2020 году обычно подтверждается выдачей покупате-лю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требу-ется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?
В общем случае при продаже товаров с использованием наличных или электронных средств платежа выдается кассовый чек (ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ).
Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, ранее были вправе не использовать ККТ. Могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона № 290-ФЗ). Вместо кассового чека они вы-дают покупателям товарные чеки.
При этом как кассовый чек, так и товарный чек в общем случае подтверждают заключение договора розничной купли-продажи и оплату товара (ст. 493 ГК РФ).
Независимо от того, был ли утерян кассовый чек или продавец не выдал его, потому что освобожден от применения ККТ, товарный чек может подтвердить расходы на приобретение товаров, если в таком чеке содержатся все обязательные реквизиты.
Товарный чек действителен без кассового чека, если в нем присутствуют следующие све-дения (Письма Минфина № 03-01-15/52653, № 03-11-06/2/26028):
• номер товарного чека и его дата;
• наименование продавца;
• ИНН продавца;
• наименование товара;
• количество товара;
• сумма оплаты;
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего товарный чек.
Наличие приведенных выше реквизитов в товарном чеке важно для признания стоимости приобретенных товаров в налоговых расходах.
Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ № 2300-1).
Мы ответили выше, можно ли отчитаться товарным чеком без кассового. Для авансового от-чета товарный чек без кассового чека подтвердит расходы, если в товарном чеке есть приве-денные выше обязательные реквизиты. Хорошо, товарный чек от ООО без кассового можно принять к учету. А возможна ли обратная ситуация: кассовый чек без товарного? Если это со-временный чек онлайн-ККТ, то в нем указывается наименование товара, а потому можно будет обойтись уже без товарного чека. А вот если наименования товара в кассовом чеке нет, то подтвердить покупку без товарного чека или накладной не получится (Письмо ФНС № ЕД-4-3/11515@, Письмо УФНС по г. Москве № 17-15/041152).
Авансовый отчет без кассового чека в 2020 году
Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749, указано, что в 2020 году по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.
Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение).
В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.
В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.
Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:
• бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
• квитанция ПКО;
• товарный чек.
Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.
Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.
В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ. Но некоторым продавцам дозволяется использовать типографские бланки. В этом случае структура бланка строгой отчетности должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 постановления Правительства РФ № 359.
Так, в БСО должны быть указаны:
• наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
• номер, серия документа;
• название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
• ИНН, адрес поставщика;
• вид предоставленной услуги;
• сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
• дата расчетов;
• должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.
БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.
Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
• печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина № 03-01-15/52653, № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
• ИНН поставщика;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
• должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Если какого-то из реквизитов нет, возможны претензии налоговиков к расходам. Поэтому просите подотчетника тщательно проверять выдаваемый ему документ. Как правило, товарный чек содержит полную детализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Авансовый отчет по командировке в 2020 году
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что в 2020 году составление отчета обязательно.
Правовые акты:
• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:
• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.
Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.
Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.
Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?
Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.
Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.
Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.
Как правильно заполнить:
• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).
Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.
Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.
Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.
Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.
После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.
• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.).
• Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.
Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.
При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.
Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юридического лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Далее будут использованы счета:
• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».
Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:
• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50.
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.
Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.
Основные расходы при командировке за границу:
• Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физических лиц. Поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на государственную пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.
Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.
Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.
Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.
Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.
Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.
Оформление авансового отчета в 2020 году
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.
За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.
В бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.
Руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.
На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.
Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.
Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:
• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общую сумму полученных и израсходованных денег;
• сумму остатка либо перерасхода;
• информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.
Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.
Авансовый отчет по налогу на имущество в 2020 году
С 1 января 2020 года налогоплательщики будут отчитываться по налогу на имущество только по итогам налогового периода. Налоговые расчеты по авансовым платежам по итогам отчетных периодов (I квартал, I полугодие, 9 месяцев) отменены (п. 2 ст. 386 НК РФ утратит силу.).
На территории Приморского края авансовые платежи по налогу на имущество должны уплачиваться не позднее 10 мая, 10 августа, 10 ноября по окончанию отчетных периодов (п. 1 ст. 383 НК РФ).
Также за налогоплательщиком закрепляется право представлять единую декларацию по налогу на имущество (63-ФЗ НК РФ). Речь идет о тех случаях, когда налогоплательщик состоит на учете в нескольких налоговых органах одного субъекта РФ по месту нахождения объектов недвижимости, налоговая база по которым определяется как среднегодовая стоимость.
Теперь налогоплательщик может выбрать налоговый орган, в который он будет представлять декларацию, но при этом обязан ежегодно до 1 марта года, являющегося налоговым периодом, уведомить об этом налоговый орган по субъекту РФ. Форма уведомления утверждена приказом ФНС России № ММВ-7-21/311@.
Если объекты недвижимости, облагаемые по среднегодовой стоимости, находятся в Приморском крае, то уведомление следует подать в Управление ФНС России по Приморскому краю (код 2500). Например, в отношении налогового периода по налогу на имущество с 1 января по 31 декабря 2020 года уведомление следует представить не позднее 1 марта 2020 года. Изменить порядок сдачи отчетности в течение года нельзя.
Представление единой декларации по налогу на имущество - право налогоплательщика, а не его обязанность. Поэтому налогоплательщик может представлять декларацию по налогу на имущество в каждый налоговый орган, в котором он состоит на учете по месту нахождения объектов недвижимости.
В связи с изложенным отменяется действие пункта 2 «Представление единой налоговой отчетности» письма ФНС России № БС-4-21/22551@ «О рекомендациях по вопросам представления налоговой отчетности по налогу на имущество организаций, начиная с налогового периода».
Форма налогового расчета по авансовому платежу по налогу на имущество и порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России № 27н. В авансовый отчет помимо титульного листа входят всего три раздела: итоговый и два расчетных.
Все фирмы-налогоплательщики заполняют титульный лист и раздел 1 (итоговый).
Помимо этого российские организации должны включать в состав отчетности раздел 2, предназначенный для расчета авансовых платежей. Причем, в отличие от прежней формы отчетности, заполнять его следует в отношении любых видов имущества. Поскольку в новом авансовом расчете уже нет специальных разделов для расчета налога с недвижимости, входящей в состав Единой системы газоснабжения, а также той, что находится на территориях разных субъектов РФ, (раздел 4 прежней формы) и для расчета средней стоимости необлагаемых основных средств (раздел 5 прежней формы).
Иностранные компании, которые осуществляют деятельность в России через постоянные представительства, также должны заполнять раздел 2. А раздел 3 предназначен для тех зарубежных компаний, которые платят налог на имущество с недвижимости, не относящейся к их деятельности через постоянное представительство (в частности, по причине отсутствия таковой).
Бухгалтеры уже привыкли, что если в декларации требуется вписать какую-то сумму в ячейки заполнять нужно не слева направо, как обычно при письме, а справа налево, начиная с наименьшего разряда числа.
Новый авансовый расчет по налогу на имущество – исключение: при его заполнении и числовые, и текстовые показатели (их, кстати, заполняют заглавными буквами) нужно вписывать в ячейки именно слева направо. При этом в последних незаполненных ячейках с цифровыми показателями нужно ставить прочерки. Также следует поступать и с ячейками, для которых показатель отсутствует.
И числовые, и текстовые показатели нужно вписывать в ячейки слева направо. При этом в последних незаполненных ячейках с цифровыми показателями нужно ставить прочерки.
Необходимо обратить внимание на заполнение показателя «код по ОКАТО»: в последних незаполненных ячейках проставляются нули, а не прочерки.
А при нумерации страниц расчета действует другое правило: нули ставят перед цифрой, обозначающей номер страницы.
Число сведений, которые необходимо указывать на титульном листе существенно сократилось. В частности, исключена вторая страница титульного листа, на которой проставлялись данные подписавшего отчет лица, если у него не было ИНН.
Кроме того всю какую только возможно информацию теперь нужно приводить в закодированном виде. Причем как планируют чиновники справочники с кодами, для заполнения данных титульных листов деклараций станут унифицированными.
Например, прежде при подаче авансового расчета за первое полугодие, организации проставляли код отчетного периода – 6, теперь нужно указывать другое значение – 31.
Закодирована в новом авансовом расчете и информация о том, в какую инспекцию он подается. Во-первых, писать наименование инспекции больше не нужно, достаточно ее номера. А во-вторых, информацию о том, по месту нахождения чего сдается расчет, нужно указывать не галочкой в соответствующем месте, а кодом.
В поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю», тоже проставляется код. Его значение будет 1, если отчетность подписал сам налогоплательщик в лице его законного представителя. При этом ниже следует привести фамилию, имя и отчество руководителя.
Когда расчет заверяет уполномоченный представитель организации, нужно указывать код 2. Необходимо будет также вписать вид документа, который подтверждает полномочия представителя, а копию этой бумаги приложить к расчету. Как правило, это доверенность.
Напомним, компания не обязана заверять у нотариуса доверенность, выданную уполномоченному представителю. Как сказано в статье 185 Гражданского кодекса, доверенность от имени организации подписывает ее руководитель или другой человек, уполномоченный на это учредительными документами. Кроме того, на доверенности должна стоять печать фирмы. Еще один важный момент: срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок в доверенности не указан, она считается действительной только в течение года. Доверенность, в которой не указана дата ее составления, недействительна.
Если представителем является физическое лицо, в соответствующих ячейках указывают полностью его фамилию, имя и отчество. А если юридическое, то помимо ФИО подписавшего приводится наименование организации – представителя налогоплательщика.
Обратите внимание, подпись главного бухгалтера не требуется. Она необходима только в том случае, если бухгалтер будет подписывать расчет в качестве уполномоченного представителя фирмы.
Даже если бухгалтер не является уполномоченным представителем, которому поручено заверять отчетность по налогу на имущество, при ее представлении инспектор может потребовать у бухгалтера доверенность, подтверждающую право сдавать в налоговую отчетность компании (письмо ФНС России № 18-0-09/0070).
Как мы уже сказали, в разделе 2 российские организации рассчитывают сумму авансового платежа по имуществу любого вида. О том, в отношении каких именно основных средств составлен раздел, говорит проставляемый код.
Состав показателей, которые нужно приводить в разделе 2, кардинальных изменений не претерпел. По-прежнему этот раздел состоит из двух подразделов. В первом (строки 020–110) – приводят данные об остаточной стоимости основных средств. Заметим, что в графе 4 раздела 2 теперь нужно указывать остаточную стоимость не недвижимости, как раньше, а льготируемого имущества.
В графе 4 раздела 2 теперь нужно указывать остаточную стоимость не недвижимости, как раньше, а льготируемого имущества.
Во втором подразделе (строки 120–200) собственно и производят расчет авансовых платежей. По строкам 120 и 140 здесь отражают среднюю стоимость имущества фирмы в целом и льготируемых основных средств. При этом код применяемой льготы нужно привести в строке 130. Их перечень приведен в приложении 4 к Порядку заполнения расчета по авансовым платежам по налогу на имущество.
Чтобы определить среднюю стоимость основных средств за первое полугодие нужно сначала сложить остаточную стоимость имущества на 1-е число каждого месяца отчетного периода и на 1-е число месяца, следующего за ним (то есть, на 1 июля). А затем полученную сумму следует разделить на количество месяцев в полугодии, увеличенное на единицу, то есть на семь. Напомним, что при определении суммы аванса за полугодие делить на семь должны и те организации, которые в течение этого отчетного периода были созданы (ликвидированы) или же открыли (закрыли) выделенное на отдельный баланс обособленное подразделение. Не важно, что фактически фирма (ее подразделение с балансом) работали только несколько месяцев в течение полугодия.
Строка 150 – новая в разделе 2. Заполнять ее нужно только при расчете авансовых платежей и в отношении особых видов недвижимости (в том числе, входящих единую систему газоснабжения), расположенных сразу в нескольких регионах. Здесь указывают долю балансовой стоимости такого основного средства на территории соответствующего субъекта РФ.
Далее в строке 170 нужно проставить ставку, которая установлена законом субъекта РФ в отношении данной категории организаций и соответствующего вида имущества. Заметим, что если компания имеет право на введенную региональными властями льготу в виде понижения ставки налога, то по этой строке нужно отразить уже скорректированную ставку. А код льготы указать в строке 160.
Строка 180 предназначена для отражения суммы авансового платежа за отчетный период. По какой формуле ее рассчитывать зависит от вида имущества. В общем случае (код вида имущества 3) авансовый платеж определяют так: 1/4 Х (стр. 120 – стр. 140) Х стр. 170 : 100.
А для имущества с кодами 1 или 2 расчет производится следующим способом: 1/4 Х (стр. 120 – стр. 140) Х стр. 150 Х стр. 170 :100.
Строки 190 и 200 заполняют организации, которые имеют право применить льготу в виде уменьшения суммы налога, подлежащего уплате в бюджет. По строке 190 приводят ее код, а по строке 200 – сумму льготы.
Заметим, что раздел 2 следует заполнять отдельно по имуществу, облагаемому по разным ставкам. Кроме того, отдельный раздел составляют и по тем основным средствам, в отношении которых действует конкретная налоговая льгота (за исключением льгот в виде уменьшения суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, и в виде понижения налоговой ставки).
Документы для авансового отчета в 2020 году
Подотчетный сотрудник обязательно в 2020 году должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы.
Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:
• кассовый чек;
• товарный чек;
• бланк строгой отчетности (БСО);
• приходный кассовый ордер (ПКО);
• счёт-фактура;
• товарная накладная;
• билет и посадочный талон на транспорт.
Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п.
В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:
• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время, место проведения операции;
• наименование организации;
• ИНН, система налогообложения;
• признак расчета;
• перечисление товаров/услуг и их стоимость;
• формат оплаты товаров/услуг;
• ФИО продавца;
• реквизиты кассового аппарата;
• порядковый номер документа;
• адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
• QR-код.
Кассовый чек для авансового отчета обязательно должен содержать детализацию покупок/услуг, а не общее название, иначе его необходимо дополнить товарным чеком, который содержит детализацию.
Товарный чек не имеет стандартной формы, однако должен содержать все обязательные реквизиты для первичных документов, кроме номера и печати.
В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.
Существуют определенные рекомендации, которых следует придерживаться всем подотчетным лицам:
1. Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
2. Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена.
3. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
4. Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
5. Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.
Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100%-правильно оформленные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.
Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:
• выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
• использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
• отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
• собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
• сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
• возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.
В служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.
Для выдачи средств подотчетному лицу требуется распоряжение руководителя организации. Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который получает подотчетные средства или отправляется в командировку.
После осуществления всех расходов сотруднику необходимо отразить их в авансовом отчете, обязательно приложив к нему все подтверждающие документы, и далее передать всё это в бухгалтерию организации. Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов.
Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.
Вся информация, касающаяся учетной политики организации, включая приложения к ней, должна быть доведены до сведения всех подотчетных лиц, а также сотрудников бухгалтерии.
Требования к авансовому отчету в 2020 году
Авансовый отчет - это документ, который подтверждает целевое расходование средств, которые были выданы сотруднику авансом на какие-либо нужды (предпринимательские, хозяйственные расходы, командировочные и т.п.).
Выдача аванса под отчет возможна только сотруднику организации.
Передача авансовых средств одного лица другому запрещена.
Аванс сотруднику можно выдать только с разрешения руководителя организации. Он подписывает приказ о подотчетных лицах, в котором перечисляются сотрудники, получающие аванс, цели и сроки, на которые им выделяются деньги.
Форма авансового отчета унифицирована под названием АО-1.
Бланк формы АО-1 двусторонний, заполняется в единственном экземпляре, поочередно подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии.
Правила заполнения авансового отчета:
• форма авансового отчета сдается подотчетным лицом в течение трех дней с даты окончания поездки, задания и т. д., отмеченной в приказе;
• авансовый отчет заполняет ответственный;
• все расчеты своей подписью заверяет главный бухгалтер;
• окончательно авансовый отчет утверждает руководитель предприятия - своей визой в правом верхнем углу лицевой стороны бланка АО-1;
• на лицевой стороне должно быть наименование организации, дата составления отчета, свои должность, ФИО, табельный номер (если присвоен), назначение аванса;
• на оборотной стороне, в таблице - графы с 1 по 5/6 (дата, номер и название оправдательных документов - кассовых, товарных чеков, накладных и т.п.) и графу «Итого», а также подпись подотчетного лица с расшифровкой.
Далее бухгалтер должен заполнить Расписку на лицевой стороне бланка и отдать ее подотчетному лицу.
Затем необходимо проверить основную часть авансового отчета на правильность оформления и заполнить:
• на обратной стороне - графы 7,8,9;
• на лицевой - табличную часть (графы «Предыдущий остаток/аванс» не заполняются, т.к., согласно новому Порядку ведения кассовых операций работнику, который не отчитался по ранее авансированной сумме, выдача следующего аванса не производится); информацию по перерасходу/остатку средств - сумму, номер и дату приходного кассового ордера - если был остаток, или расходного кассового ордера - если был перерасход; строку «Отчет проверен», в которой прописью и цифрами подтверждается сумма аванса.
На практике сумма выданных денег и сумма, потраченная сотрудником, может не совпадать:
• В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, это означает, что компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
• В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, их использование можно оформить новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.
Обратите внимание, что при перерасходе денежные средства должны быть выданы от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.
А вот возврат денежных средств в кассу предприятия осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации. Однако данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. Или же можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах через приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.
Авансовый отчет должен проверить главный бухгалтер и в установленный срок утвердить документ у руководителя.
Авансовый отчет является первичным документом, поэтому если была замечена ошибка, то все исправления нужно сделать по правилам бухучета.
Так, при исправлении в первичном документе должны быть указаны: дата, подписи лиц, составивших этот документ, а также указание их ФИО. Запрет на исправление установлен только на кассовые и банковские документы.
Порядок исправлений в первичных документах:
1. Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текст следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
2. Далее пишется «Исправлено», надпись подтверждается подписью лиц, подписывающих авансовый отчет.
3. Ставится дата исправления документа.
НДС по авансовым отчетам в 2020 году
По мнению финансового ведомства, компания не имеет права принять к вычету НДС при покупке товаров в розницу, даже если сумма налога выделена в кассовом чеке отдельной строкой. Не получится включить НДС и в состав расходов при расчете налога на прибыль. Такой вывод содержится в письме Минфина России № 03-07-11/3094.
Ситуация, которую рассмотрели финансисты, на практике встречается сплошь и рядом. Работнику выданы под отчет денежные средства на покупку, к примеру, канцтоваров. К авансовому отчету в 2020 году сотрудник приложил кассовый чек, в котором отдельно выделена сумма НДС. Счет-фактура отсутствует. Вопрос: можно ли в данном случае принять к вычету НДС? И если нет, то правомерно ли этот налог отнести на расходы при расчете налога на прибыль?
Отметим, что проблема является весьма актуальной. Дело в том, что все чеки ККТ будут содержать и сумму НДС, и ставку налога. Ведь с этой даты продавцы полностью перейдут на новый тип касс. А среди обязательных реквизитов кассового чека, печатаемых этими ККТ, значатся сумма и ставка НДС (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54 ФЗ).
Свой ответ специалисты Минфина России начали с общих положений главы 21 НК РФ. Они указали, что перечень документов, на основании которых производится вычет сумм НДС, содержится в п. 1 ст. 172 НК РФ.
В него включены:
• счета-фактуры, выставленные продавцами;
• документы, подтверждающие фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров в РФ;
• документы, подтверждающие уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами;
• иные документы в случаях, предусмотренных для вычета НДС, уплаченного компанией непосредственно в бюджет, а также в составе командировочных и представительских расходов (п. 3, 6—8 ст. 171 НК РФ).
Исходя из этого, финансисты сделали вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрены особенности вычета НДС в отношении товаров, приобретаемых в розничной торговле. Поэтому если у компании есть чек ККТ, пусть и с выделенной отдельно суммой налога, но счет-фактура отсутствует, налог к вычету принять нельзя.
Отметим, что суды не столь категоричны. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении № 17718/07 указал, что согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет в розничной торговле требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Следовательно, если оплата товаров производилась с учетом НДС, данный налог покупатель вправе принять к вычету.
Что касается учета не принятого к вычету НДС в составе расходов при расчете налога на прибыль, то и здесь позиция Минфина не в пользу компаний. Данную сумму НДС нельзя включить в стоимость приобретенных товаров, так как это не предусмотрено п. 2 ст. 170 НК РФ. А согласно п. 1 ст. 170 НК РФ в иных случаях суммы НДС, предъявленные покупателю при покупке товаров, не учитываются в расходах по налогу на прибыль.
Авансовый отчет в бюджетном учреждении в 2020 году
Начнем с того, что при формировании учетной политики учреждения по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета в 2020 году нужно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством Российской Федерации и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из положений по бухгалтерскому учету. Для чего это нужно, мы рассмотрим на примере. В бюджетных учреждениях из-за несвоевременного финансирования или в силу других причин подотчетные лица приобретают для учреждения ценности, а также оплачивают командировки за счет собственных средств.
Получается, что нет основания для составления авансового отчета, так как авансовый отчет является документом первичного учета, подтверждающим расходование выданных авансом подотчетных сумм. Возникает вопрос: как возместить понесенные работниками расходы? В этой ситуации во избежание ненужных вопросов от контролирующих органов во время проверок в учетной политике желательно указать, что предприятие наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет. И еще, что хотелось отметить по поводу учетной политики: бюджетным учреждениям при осуществлении деятельности, приносящей доход, на основании ст. 168 ТК РФ предоставлено право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив это в приказе об учетной политике. Но, к сожалению, не все учреждения при составлении учетной политики пользуются этим правом. Хотя в ходе контрольных мероприятий установлено, что выплаты, особенно суточных, при направлении работника в командировку в ряде учреждений осуществляются сверх установленных норм.
Помимо учетной политики должен быть приказ руководителя предприятия.
Контролирующие органы обращают особое внимание на наличие данного приказа. В нем надо прописать круг лиц, имеющих право на получение денег в под отчет. Назначить лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки и производство отметок в командировочных удостоверениях. В этом же приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы, и еще необходимо указать порядок сдачи авансовых отчетов и предельный размер выдачи сумм в под отчет.
В ходе контрольных мероприятий установлено, что бюджетные учреждения часто не соблюдают правила выдачи денежных средств в под отчет. К примеру, выдача денег производится при наличии задолженности за подотчетным лицом по предыдущим авансам, также они порой выдаются без письменного заявления получателя средств.
Правила выдачи денег в под отчет четко прописаны в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России № 148н (далее – Инструкция № 148н). Там сказано, что авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Это же правило установлено и п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного письмом ЦБ РФ № 18, там же установлено, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Не нужно забывать, что движение денежных средств, выданных под отчет, отражаются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов (п. 167 Инструкции № 148н).
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить авансовый отчет (ф. 0504049), форма которого утверждена приказом Минфина РФ № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Наиболее распространенными нарушениями, допускаемыми при составлении авансового отчета, являются: невыполнение требования п. 17 Инструкции № 148н в части заполнения обязательных реквизитов и показателей. В авансовом отчете не указываются табельные номера, количество приложений, номера и дата приходных и расходных кассовых ордеров, отсутствуют в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах. Документы, приложенные к авансовому отчету, не нумеруются подотчетными лицами в порядке их записи в отчете.
Работнику бухгалтерии желательно внимательно проверять правильность заполнения авансового отчета, особое внимание обратить на документы, приложенные к отчету. Они должны быть оформлены соответствующим образом.
На основании авансового отчета сформировать бухгалтерские записи согласно Инструкции № 148н. Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». А принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Если были произведены расходы на хозяйственные нужды, то к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. Таковыми являются кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица, и в обязательном порядке для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, прикладывается товарный чек. Кассовый чек содержит сведения о продавце и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров или услуг. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации принимает к учету приобретенные ценности. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. К сожалению, в некоторых учреждениях считают достаточным приложить к авансовому отчету только кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Нарушения по ним составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами. Например, выплаты суточных производятся в неустановленном размере, неправильно определяются дни суточных, при возмещении работнику расходов на проезд возмещаются расходы, которые, согласно законодательству, возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.
Сначала уточним, что такое служебная командировка? Служебной командировкой, по определению ст. 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом нужно руководствоваться положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ № 749 (далее – Положение).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него, за исключением случаев, если работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации). По возвращении из командировки в течение трех дней работник должен отчитаться. При этом к авансовому отчету прилагаются: – отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем, в письменной форме; – командировочное удостоверение; – документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой.
При определении суточных в Положении сказано: днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Имейте в виду, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. В Постановлении установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути, но, как мы уже говорили выше, сумму суточных можно увеличить, закрепив это в учетной политике при условии если предприятие осуществляет приносящую доход деятельность.
То же самое касается и оплаты проживания. В постановлении № 729 сказано, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки. Но учреждению дано право, закрепив в учетной политике при наличии приносящей доход деятельности, выплачивать работнику иную сумму.
Что касается документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Минфином Российской Федерации в письме № 03-05-01-04/164 даются следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности. Приказом Минфина Российской Федерации № 121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности № 3-Г. Поэтому для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме № 3-Г вполне достаточно.
Расходы по проезду к месту командировки по России и обратно из одного населенного пункта в другой включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.
Судя по результатам проверок некоторые учреждения возмещают расходы по добровольному страхованию, так вот этот вид страхования возмещению не подлежит.
Также возмещению подлежат услуги по оформлению проездных документов.
Много вопросов возникает по расходам за пользование в поездах постельными принадлежностями. В письме Минфина Российской Федерации № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» сказано, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, но подтвержденным соответствующими документами. Из этого следует, что командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить квитанцию, чек или другой документ, подтверждающий стоимость этой услуги.
При отсутствии названных документов оплата не производится.
На примере рассмотрим, как нужно, согласно Инструкции № 148н, отразить в регистрах бухгалтерского учета командировочные расходы.
Перерасход по авансовому отчету в 2020 году
Перерасход по авансовому отчету в 2020 году – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
Требования бухгалтерии к АО таковы:
• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
• каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
• соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?
Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:
• обоснованность расходов;
• документальное подтверждение каждого расхода;
• соответствие АО принятой у работодателя форме;
• утверждение АО руководителем.
Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.
Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.
Посадочный талон для авансового отчета в 2020 году
Чтобы подтвердить расходы на перелет в командировку кроме билета налоговики требуют и посадочный талон. Что делать, если он потерялся? И какие новые правила по посадочным недавно ввел Минтранс?
Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон. Об этом говорит письмо Минфина № 03-03-07/50992.
Поскольку посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, он является документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки вместе а авиабилетом.
В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен подготовить в 2020 году авансовый отчет и приложить к нему билет и посадочный талон. Такого мнения придерживаются и чиновники (письмо Минфина России № 03-03-07/50992), и суды (например, решение АС г. Москвы по делу № А40-160188).
Но бывает разное, и нередко посадочные талоны сотрудники или теряют, или по незнанию просто выбрасывают. Что делать бухгалтеру?
Сотрудника нужно попросить получать у авиакомпании справку. В ней перевозчик укажет все данные пассажира, совершившего перелет. Справка платная. Сколько она стоит, надо уточнять в авиакомпании. Затраты возьмет на себя сотрудник.
Такую схему подтверждает Минфин в письме Минфина России № 03-03-06/2/28296. Если справки не будет, финансовое ведомство уточняет, что расходы признавать нельзя.
Минтранс России разрешил использовать для прохода на посадку электронные посадочные билеты.
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.
Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.
Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.
Учет авансовых отчетов в 2020 году
Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер в 2020 году рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой: Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.
Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.
Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.
Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).
Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.
Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
