Что такое кадровая политика (КП), насколько она необходима организации, когда руководителю компании следует задуматься о ее формировании, как она должна выглядеть и в каких случаях может пригодиться? Рано или поздно с подобными вопросами может столкнуться руководитель любой организации.
Прежде всего, стоит отметить, что кадровая политика не обязательно формализованный документ. Трудовое право не обязывает компании прописывать, да и в целом формировать данную политику в компании. В каждой компании кадровая политика существует в виде понимаемых, но не всегда озвученных принципов работы с людьми. В подобных условиях не редки ситуации, когда общие принципы понимается разными руководителями, на разных уровнях по своему, в силу жизненного опыта, образования, воспитания, что провоцирует конфликты и проблемы взаимодействия в коллективе. Во многих компаниях КП - это формализованный локальный нормативный акт, утвержденный в соответствии с требованиями организации.
Если говорить о КП в широком понимании, то это определение ключевых целей, принципов и методов в работе с персоналом с опорой на ключевые цели организации.
Для того чтобы управлять кадровой политикой необходимо пройти несколько этапов:
- Определить, как работа с персоналом должна способствовать достижению целей компании. Сформулировать цели и задачи работы с персоналом.
- Оценить существующие сильные и слабые стороны в работе с персоналом
- Оценить ситуацию в области работы с персоналом на внешнем рынке.
- Разработать и согласовать основные принципы данной работы.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- Определить ключевые направления и методы работы.
- Сформировать, согласовать и утвердить формализованный документ.
- Довести разработанный документ до сотрудников компании.
Предварительный анализ внешних и внутренних факторов
Прежде чем перейти к написанию КП, необходимо проанализировать внешние и внутренние факторы, влияющие на существующую ситуацию, специфику кадровой работы в компании.
К внутренним факторам относятся цели и задачи компании, существующий кадровый состав, практика реализации кадровых процедур, финансовые ресурсы, стиль управления.
Приступая к формированию политики вам необходимо собрать следующие данные:
- существующая практика найма, удержания, увольнения, мотивации сотрудников (процедуры, принципы формализованные и неформализованные);
- статистика кадровых процедур. Современный менеджмент предлагает не менее 60 показателей, характеризующих работу с персоналом в компании. На этапе первичной оценки нет необходимости собирать и анализировать их все. Достаточно остановиться на ключевых, таких как уровень текучести персонала, соотношение затрат на персонал к прибыли компании. После определения ключевых направлений работы, статистику по данным направлениям следует собрать и проанализировать более детально.
К внешним факторам относятся:
- динамика рынка труда в регионе, соотношение спроса и предложений на специалистов. Эти данные можно найти на крупнейших сайтах по поиску работы, которые предлагают ежемесячную статистику по рынку труда, например, HeadHanter.ru иSuperJob.ru.
- статистика рынка труда по отрасли и региону. Данные показатели также можно найти на сайтах, посвященных поиску работы/работников. Необходимо учитывать общеэкономические показатели развития региона и отрасли, которые можно найти на сайте Федеральной службы государственной статистики в разделе «рынок труда и занятость» а также на сайте Министерства труда и социально защиты РФ в разделе «занятость населения». Данные показатели позволять сформировать КП с учетом динамики рынка труда.
- уровень заработных плат в отрасли и их сравнение с данными компании. Чтобы получить данные показатели, можно провести исследование самостоятельно, анализируя предложения о работе и вакансии по отрасли, но данное исследование будет очень приблизительным, т.к. сейчас все реже и реже в предложениях и резюме указывается уровень заработных плат, традиционно уровень зарплатных ожиданий специалистов несколько завышен по сравнению с рынком. Наиболее точную картину могут дать обзоры заработных плат, проводимые специализированными компаниями. Участники данных обзоров на условиях анонимности предоставляют данные о своих зарплатах по позиции, и на выходе получают детализированную статистику с указанием подробной разбивки по процентилям, с указанием медианы, среднего значения, разброса данных.
Предоставляемые данные часто разбиваются с учетом уровня специалиста или руководителя начальный/средний/высокий. В последнее время появляются более систематизированные исследования, позволяющие, в том числе, учитывать и уровень загрузки подразделения. Из компаний, проводящие подобные исследования можно назвать АМТ Консалт, CASE, PwC, Ernst & Young, HeadHunter.
Существенное превышение уровня заработных плат по сравнению с рынком позволяет удерживать специалистов, но снижает эффективность бизнеса. Уровень заработных плат существенно ниже рынка требует от компании дополнительных затрат на подбор и обучение специалистов, повышает риски в работе с конфиденциальной информацией из-за высокой текучести персонала.
Для определения наиболее приоритетных направлений кадрового развития очень полезно было бы сравнить существующие кадровые показатели с другими компаниями рынка. Подобное сравнение возможно только в закрытых обзорах, т.к. из открытых источников можно найти только отдельные данные, например, уровень текучести в компаниях. Но данный показатель может отличаться в разы в зависимости от отрасли. Например, в розничных торговых компаниях текучесть персонала может достигать 50,% а в финансовых компаниях быть не более 20%. Подобное исследование позволит определить насколько ваши данные соответствуют рынку, если показатели хуже рынка - это один из основных индикаторов проблем в существующей кадровой политике. Достаточно детализированное исследование по таким областям как подбор, структура персонала, обучение, мотивация, продвижение и др. проводит компания AXES Management. За счет большого количества участников вы можете получить статистически значимые данные с разбивкой по отраслям.
Если нет возможности принять участие во внешнем обзоре можно сравнить кадровые показатели компании в динамике за несколько лет, а также данные различных подразделений между собой. Подобный анализ также позволит выявить направления, требующие развития.
Завершая тему предварительного анализа стоит отметить такой значимый инструмент как оценка отношения сотрудников к существующей кадровой политике. Такой опрос можно проводить, как формализовано с помощью опросников, так и в виде интервью с ключевыми сотрудниками. Важным условием опроса должна стать возможность дать анонимные ответы.
Предварительный анализ ситуации дает значительное количество порой противоречивых данных. При их сборе и анализе важно помнить, что разработка кадровой политики, прежде всего, должна опираться на стратегические цели компании, а не на стремление привести все показатели деятельности по управлению персоналом к идеальным значениями. Цифры могут стать значимыми показателями, но не целью КП.
Цели кадровой политики
Каждая компания по-своему формулирует цель кадровой политике, это может быть и обеспечение преемственности принципов кадровой работы в условиях быстрого роста или высокой текучести. На мой взгляд, основной целью кадровой политики является обеспечение квалифицированным персоналом процессов компании.
Не имеет смысла прописывать в целях КП очевидные вещи, например, обеспечение соблюдения требований трудового законодательства.
Принципы кадровой политики организации
Выбирая между не одним десятком важных и нужных принципов, например, таких как системность, комплексность, научность, рациональность, эффективность, последовательность, учитывающей внешние и внутренние факторы и др., очень важно суметь остановиться на 3-5 действительно актуальных для Вашей компании. Это может быть и ценность личности, и экономическая обоснованность кадровых мероприятий, и ориентация на удержание и развитие сотрудников компании. Вопросы принципов - одни из ключевых в формировании кадровой политики. Именно данному разделу должны быть посвящены и встречи с линейными руководителями, и возможно обсуждение с сотрудниками компании. Именно принципы кадровой работы наименее подвержены влиянию времени, именно они задают тон при детализации направлений кадровой работы, именно они отличают одну организацию от другой.
Направления кадровой политики
Направления КП могут быть представленных путем перечисления или в виде схем.
В любом случае выделяют следующие ключевые направления, в том или ином виде присутствующие в любой организации:
- кадровое администрирование;
- подбор персонала;
- обучение и развитие (в том числе адаптация);
- оценка;
- мотивация и стимулирование;
- развитие корпоративной культуры.
Разные подходы к управлению персоналом могут по-разному рассматривать взаимосвязь данных направлений. Различной может быть и степень их полноты и формализации. Например, в одной компании направление обучения и развития может разбиваться на насколько направлений: профессиональное обучение, первичная адаптация, развитие менеджерских навыков. А в другой компании данное направление может быть представлено только первичной адаптацией на рабочем месте. И каждый из подходов может полностью удовлетворять требования бизнеса.
Основная задача на этапе формирования и прописывания направлений – соблюдение принципа необходимости и достаточности. Избыточное количество мероприятий и процедур по каждому из направлений может в дальнейшем не способствовать, а даже мешать развитию бизнеса. На мой взгляд, избыточная детализация серьезно утяжелит документ и сделает его менее доступным для понимания при дальнейшем изучении сотрудниками. Политика – это общие принципы и направление, поэтому в ней не указываются такие технические моменты как порядок автоматизации кадровых процессов или порядок учета, поэтапные процедуры реализации направлений и бюджетирование процессов. Все данные моменты указываются в текущих планах работы по управлению персоналом.
Кто ответит
Хорошо написанный документ не будет работать, если не определить ответственных за его реализацию.
В части внедрения в жизнь кадровых процедур, их наполнения деталями и смыслом, планирования и контроля бюджета чаще всего отвечают руководители кадровых служб. Но они не могут отвечать за порядок реализации принципов кадровой политики в каждодневной работе сотрудников, ответственность за это направление логичнее возложить на линейных менеджеров. В некоторых компаниях существуют кадровые комитеты, контролирующие процесс реализации принципов кадровой политики в жизни коллектива и согласованность кадровой политики с целями компании.
В каких ситуациях пригодиться утвержденная кадровая политика
Для понимания возможностей применения КП надо знать, для кого она разрабатывается:
- для руководства компании, чтобы видеть, как работа с персоналом может помочь в достижении долгосрочных целей компании;
- для руководителя кадровой службы, чтобы планировать кадровые мероприятия с учетом общих целей работы с персоналом в компании, в том числе при планировании численности, бюджета, штатного расписания, процедур по оценке, обучению и мотивации сотрудников;
- для руководителя кадровой службы при разработке локальных нормативных актов;
- для линейных руководителей, для согласования позиций при возникновении сложных ситуаций в работе с персоналом, в том числе по вопросам разграничения уровня ответственности;
- для всех сотрудников компании, чтобы понимать основные принципы работы с персоналом и видеть взаимосвязь между работой и достижением целей компании.
- для линейных руководителей в случае спорных ситуации с сотрудниками, но в этом случае работодатель должен понимать, что положения КП не могут ухудшать условия договора или нормы, установленные трудовым законодательством;
Согласованная кадровая политика может упростить процедуру принятия решения по сложным вопросам в области управления персоналом.
Если вы решили взяться за разработку КП
Самый первый вопрос, от которого зависит и структура и форма кадровой политики компании – Зачем она нам нужна? В зависимости от ответа на этот вопрос КП компании может быть сформирована в виде локального нормативного акта, презентации на внутреннем сайте и даже в форме комиксов, как бы не было сложно поверить в столь несерьезную форму столь значимого документа.
Для того чтобы кадровая политика стала рабочим документом, а не бумагой одной недели (когда ее подписывали и доводили под роспись до сотрудников), не зависимо от формы итогового представления, она должна быть обоснована цифрами, в спорах и размышления согласована с линейными руководителями. На уровне руководства компании кадровая политика должна быть принята, а не только утверждена, для чего ее следует представлять с обозначением спорных или сложных моментов, с указанием тем, которые вызывали наибольшее количество вопросов на этапе обсуждения, а также с акцентом на те плюсы, которые принесет действующая кадровая политика компании.
Самым худшим путем доведения принципов кадровой политики до сотрудников будет ознакомление под роспись. Более действенным, с точки зрения достижения понимания и принятия, будут процедуры некоторой популяризации политики. Это могут быть собрания или видео обращения с указанием наиболее значимых моментов, возможно обсуждение принятого документа на внутреннем форуме.
Формализация кадровой политики в организации – это объемный процесс, требующий затрат значительного количества человека/часов. С учетом меняющейся ситуации и в экономике, и на рынке труда, ряд положений кадровой политики через год- полтора могут утратить свою актуальность и потребовать нового пересмотра. В связи с этим, перед началом разработки должен встать вопрос о необходимости кадровой политики как формализованного документа.
Альтернативным вариантом может стать стратегическая сессия линейных руководителей, целью которой является выработка единых принципов работы с персоналом. С опорой на заранее подготовленные данные руководители могут обсудить приоритетные цели, актуальные принципы и выработать единое смысловое поле в работе с персоналом. Выработанные таким образом принципы, гораздо в большей степени принимаются линейным менеджментом, и что более значимо – используются в каждодневной практике управления коллективом.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
