Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу.
Причины дефицита времени у руководителя
Все ли вы успеваете в течение рабочего дня? Если ваш ответ отрицательный, то вы относитесь к абсолютному большинству руководителей. Аналитики, изучавшие бюджет времени среднестатистического руководителя Германии, выяснили, что только 8 из 100% руководителей не нуждаются в дополнительном рабочем времени, тогда как остальным требуется еще от 10 до 100% времени, чтобы закончить намеченные дела в течение дня. В общей сложности 65% руководителей сказали, что для завершения запланированного на неделю им нужен еще один дополнительный рабочий день.
Поэтому сначала рассмотрим основные причины дефицита рабочего времени:
- нагромождение работ;
- постоянная спешка;
- отсутствие рабочего дня;
- слабая мотивация труда;
- доработка дома;
- суетливость;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- переутомление.
Из всех вышеперечисленных причин отсутствие плана рабочего дня является основной. Правильное планирование рабочего времени автоматически сократит до минимума весь список причин дефицита рабочего времени.
Основные принципы и правила планирования рабочего времени
При разработке плана на день, неделю или месяц рекомендуется использовать единые правила и принципы планирования рабочего времени.
Правило 60:40. Как показывает практика, планируемая часть рабочего времени не должна превышать 60% от всего рабочего времени. Эта часть называется периодом запланированной активности. Оставшееся время делится на две равные части. Первая часть- это резерв рабочего времени, которое отводится на незапланированную работу. Эта часть носит название периода непредвиденной активности. Последние 20% рабочего времени отводятся на управленческую деятельность. Этот период рабочего времени называется периодом спонтанной активности.
Реалистичность планирования. Никогда не нужно планировать больше, чем вы сможете успеть за рабочее время.
Системность планирования. Это должно стать вашим правилом: в конце рабочей недели составлять план основных работ на следующую неделю, а в конце рабочего дня составлять развернутый план на следующий день.
Перенос невыполненных дел. Если невыполненные дела не потеряли своей важности, то их необходимо перенести в рабочий план следующего дня.
Фиксирование сроков выполнения работ. Установленный срок выполнения работ мобилизует на исполнение задачи.
Установление степени важности для каждого вида работ. Руководителю не рекомендуется в первую очередь заниматься решением задач, которые требуют незначительных затрат рабочего времени.
Разобраться с приоритетностью задач может помочь анализ АБВ. Суть его в следующем: доля в процентном соотношении очень важных дел и незначительных по своей важности в общем количестве остается неизменной. Рассмотрим этот анализ более подробно.
Разделим всю работу руководителя по степени важности на три части: А, Б и В:
Группа А. В эту группу входит 15% задач от общего числа. Но это важнейшие задачи и мероприятия, степень важности исполнения которых, по сравнению с остальными, составляет 65%.Все задачи, входящие в эту группу, рекомендуется решать непосредственно руководителю в первую очередь.
Группа Б. Эта группа задач составляет 20 % от общего количества. Итоговая значимость этих дел также составляет 20%. В данной группе возможна частичная передача решения поставленных задач подчиненным. Поступая таким образом, руководитель обязан осуществлять контроль качества и сроков исполнения задач.
Группа В. К этой группе относится 65 % общего числа задач, но важность этих дел составляет всего 15%. Задачи этой группы не требуют наличия каких - либо особых качеств у исполнителя и должны быть делегированы для исполнения подчиненным.
Правила и методы работы руководителя с документами
Руководителю часто приходится работать как с входящей, так и с исходящей документацией. Входящие документы после регистрации лучше всего сразу рассортировать по степени важности. Для этого можно, например, раскладывать поступающую корреспонденцию в цветные папки.
Исходящие документы всегда являются визитной карточкой предприятия. Поэтому четкость, грамотность и лаконичность должны являться неотъемлемой частью составления документа. Для этого в памяти компьютера должны быть образцы различных документов.
Руководителю пусть даже небольшой фирмы для подобной работы лучше иметь квалифицированного секретаря, в обязанности которого будет входить: регистрация поступающей и исходящей документации, сортировка ее в зависимости от степени важности, составление исходящей корреспонденции, организация деловых встреч и переговоров и прочее. Наличие грамотного помощника поможет не только сократить время на просмотр документации, но и эффективно организовать весь рабочий день.
Организация проведения деловых совещаний
Если требует специфика производства, то руководитель ежедневно проводит планерки. Они должны быть кратковременные – максимум 15 минут. Основное требование к планеркам - краткость и информативность.
Совещания проводятся реже. Совещание, грамотно спланированное и организованное, поможет уменьшить потери времени и повысить качество выработки групповых решений. На совещании должно присутствовать от 5 до 12 человек, так как присутствие большего количества людей отрицательно скажется на самом ходе совещания. Максимальное время длительности совещания – 1,5 часа. Причем пик работоспособности наблюдается через 15-20 минут после его начала. Итоги любого совещания нужно обязательно заносить в протокол.
Правила приема посетителей
Для приема посетителей нужно выделить отдельное время. Оптимально - после обеда, когда основная масса дел уже завершена или делегирована исполнителям. Всегда нужно оговаривать продолжительность беседы, чтобы не растрачивать время на неактуальные в данный момент темы.
Прием посетителей можно проводить официально и неофициально.
Официальные встречи проводятся:
- непосредственно в офисе, в рабочем кабинете. Причем для беседы с посетителями лучше иметь отдельный стол, а не рабочий, так как на нем могут находиться документы и прочие бумаги, которые посетителю видеть не обязательно;
- в конференц-зале, кабинете для совещаний. Это вариант более приемлем, так как ставит посетителя и руководителя в одинаковые условия, обеспечивая психологический комфорт для беседы.
Неофициальные встречи проводятся в комнате отдыха или в кафе, за бизнес – ланчем. Такие встречи проводятся чаще для налаживания межличностных контактов.
Итак, для результативного проведения беседы руководитель должен:
• уметь направить разговор в нужное русло, стараться не отходить от темы разговора;
• уметь понять, что нужно собеседнику. Если это не в вашей компетенции, то не нужно создавать иллюзий о возможности решения вопроса для клиента;
• уметь активно слушать, следить за ходом мысли клиента.
Таким образом, главное преимущество, которое достигается при правильном планировании рабочего дня, – это выигрыш во времени. Поэтому руководитель может использовать имеющееся у него рабочее время для самообразования, плодотворной деятельности и достичь поставленных целей с максимально меньшим расходом времени.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
