Формирование и хранение документов отдела персонала

Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором

Формирование и хранение документов отдела персоналаа

Документы отдела персонала после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитые в отдельную обложку. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел отдела персонала составляется его руководителем и согласовывается с архивом предприятия, организации.

Заголовки дел формируются на основе определений документируемых направлений (участков) работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по разным вопросам» и т. д.).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Не забываем поделиться:

• название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

• название структурного подразделения;

• краткое содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При формировании дел требуется соблюдать объем и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы по одному вопросу, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

В дело должны подшиваться исполненные документы, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

В текущей работе с документами для подшивки документов могут быть использованы папки-регистраторы, внутри которых устанавливают разделители. Перед сдачей в архив эти дела расшиваются на тома по количеству листов.

Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организации, подлежит передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, для их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение ведомства образуют центральный архив.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В коммерческих фирмах при отсутствии архива целесообразно совмещать обязанности архивариуса и секретаря. При этом фирма может заключить договор с государственным архивом о порядке передачи и депозитного хранения документации при отсутствии условий для хранения документации в организации, при прекращении деятельности и в других случаях.