Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.
Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.
Какие сведения в 2020 году включает в себя штатное расписание:
• Наименование организации и документа;
• номер документа, дату составления и период действия;
• наименование и код структурного подразделения;
• должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;
• количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);
• тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);
• надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);
• подписи должностных лиц.
Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.
В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.
Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).
То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт. Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.
Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?
Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их? Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда? На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
• фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
• количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт. ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт. ед.);
• надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт. ед., которые он замещает.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
