Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.
Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:
• Количество оформленных трудовых книжек;
• Перечень владельцев бланков;
• Реквизиты документов;
• Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.
Оформленные работодателем трудовые книжки, а также трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложении № 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда №69. При увольнении работнику выдается трудовая книжка, в которой внесена запись о прекращении трудового договора. Для подтверждения факта получения работник ставит подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.
Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить заказное письмо с уведомлением о вручении и описью содержимого. В письме содержится просьба явиться в прежнюю организацию для получения трудовой книжки, либо выслать в ее адрес согласие на направление трудовой книжки по почте. В случае смерти работника такое письмо направляется родственникам. Данное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, но не снимает ответственности за ее хранение в дальнейшем.
Если же после увольнения документ не был востребован работником, то согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства №225, невостребованные трудовые книжки, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены и позже, и 75, (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России N 558). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке.
Невостребованные трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельной единицей хранения и в дела не подшивается. Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых делается надпись: «Невостребованные трудовые книжки х штук». Если невостребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте.
По истечении двух лет они передаются в архив организации (если он создан в организации, если архива нет, невостребованные трудовые книжки до истечения срока их хранения остаются в кадровой службе).
В архив невостребованные трудовые книжки передаются в соответствии с требованиями к оформлению дел, принимаемых в архив. Невостребованные трудовые книжки вкладываются в конверт, подшиваемый в дело, конверты с вложенными в них невостребованными трудовыми книжками нумеруют. При этом сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждая трудовая книжка. Номера проставляются в верхнем левом углу простым карандашом. В конверте трудовые книжки располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Форма книги учета движения трудовых книжек не предусматривает внесение каких либо отметок о месте нахождения невостребованных трудовых книжек.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
