Работник может подтвердить свой трудовой стаж основным документом – трудовой книжка. На сегодняшний день в РФ действительными и не обязательными к замене считаются трудовые книжки различных годов выпуска – 1938, 1973, а также 2003 года.
В 2004 году появилась трудовая книжка меньшего размера, с гербом РФ серого цвета и специальной защитной системой (особая бумага с нанесенными водяными знаками) и с уникальной прошивкой сорока четырех страниц документа.
Иногда все страницы трудовой книжки гражданина, который приходит устраиваться на работу, полностью заполнены, и тогда возникает вполне закономерный вопрос о том, куда вносить запись о трудоустройстве. Из статьи вы узнаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году без ошибок.
Вкладыш в трудовую книжку является официальным документом, в котором кадровые специалисты предприятия продолжают вести записи, посвященные трудовой деятельности сотрудника.
Среди причин, по которым возникает необходимость вшивать вкладыш в трудовую книжку работника, можно выделить следующие:
• частая смена мест работы;
• быстрое продвижение по карьерной лестнице.
Если страницы трудовой книжки закончились, то можно обойтись без покупки нового бланка документа и вшить вкладыш утвержденной формы. При этом следует учитывать, что вкладыш, который не может считаться действительным без наличия трудовой книжки, должен оформляться в соответствии с правилами, с которыми оформляется трудовая книжка сотрудника.
Напомним, что вкладыш является продолжением страниц трудовой книжки, а значит, его нумерация начинается не с первой страницы.
Вкладыш в трудовую книжку состоит из 36 листов. Формат листов вкладыша в картонной обложке – 88 мм x 125 мм. Графы вкладыша выглядят также, как и графы в трудовой книжке.
Организация, которая принимает нового работника на работу в 2018 году, в соответствии с нормами действующего российского законодательства, должна предоставить ему трудовую книжку, а также вкладыш. Требовать от сотрудника чистый бланк этого документа, относящегося к строгой отчетности, предприятие не вправе.
По законодательству, трудовая книжка, как и вкладыш нужно покупать исключительно у компаний, имеющих соответствующую лицензию. Что касается стоимости бланков этих документов, то в зависимости от продавца, она может отличаться.
После того, как документы куплены, они должны храниться:
• у бухгалтера;
• у лица, которое было назначено ответственным за кадры.
Под расписку сотруднику, который несет ответственность за кадровые вопросы организации, вкладыш в трудовую книжку передается только после того, как он был зарегистрирован в приходно-кассовой книге организации.
Несмотря на то, что обеспечение работника трудовой книжкой входит в обязанность работодателя этот вопрос вызывает дискуссии. В пункте 47 Правил, которые были утверждены постановлением российского правительства № 225, содержится норма, в соответствии с которой, организация работодателя должна осуществить взыскание полной стоимости вкладыша в трудовую книжку с работника.
Есть ситуации, в которых предприятие, обязано оплатить стоимость вкладыша в трудовую книжку сотрудника.
Речь идет о таких случаях:
1. Работодатель испортил бланк документа путем физического воздействия. Организация оплачивает бланк в полном объеме.
2. Вкладыш был потерян в связи с чрезвычайной ситуацией, например:
• землетрясение;
• пожар;
• наводнение;
• кража.
В этой ситуации организация также должна возместить работнику полностью стоимость трудовой книжки и вкладыша.
Основные правила оформления вкладыша в трудовую книжку в 2018 году сводятся к следующему:
1. На трудовой книжке и на вкладыше должен быть штамп организации (при наличии). Печать проставляют на титульном листе документа (чаще всего – вверху правого угла).
2. Рядом со штампом ставят серийный номер документа.
3. Записи вносят в хронологическом порядке.
4. Дату заведения вкладыша ставят на титульном листе документа. Там же ставят подпись и печать работодателя.
Обратите внимание, что количество вкладышей в трудовую книжку не ограничивается.
Вкладыш вшивают с помощью ниток за последней страницей трудовой книжки. Следует отметить, что вкладыш в трудовую книжку не будет считаться действительным без внесения записей в него.
Отметим, что обложку вкладыша отрывать нельзя, так как это может послужить отказом при оформлении пенсии работником.
Нередко при вшивании вкладыша допускаются ошибки и чтобы их избежать, необходимо соблюдать определенный порядок действий. К примеру, вшивание вкладыша необходимо сделать после того, как заполнен титульный лист и указан номер и серия документа в трудовой книжке.
Если данные были внесены неправильно, то документы необходимо расшить. Затем следует снова вшить корректно заполненный вкладыш. Документ, который был заполнен неправильно, нужно уничтожить и составить соответствующий акт.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
