Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.
Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.
Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 и кардинально не менялась.
Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.
В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.
Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения.
Правила ведения трудовых книжек – это:
1. постановление Правительства РФ № 225;
2. постановление Минтруда России № 69.
Они гласят, что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.
По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2018 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.
В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.
Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.
Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.
Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:
Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.
Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.
Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.
Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.
Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).
Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
№ графы
Что заполнять
1
Здесь фиксируют порядковый номер события. Если это первая запись, то ставит число 1.
2
Необходимо указывать точную дату события. Например, дату приема на работу.
3
Содержит самого события: место работы, должность, отдел, возможные обязанности (кратко).
4
Указывают, на основании какого документа происходит то или иное событие. Если это взятие на работу, то информацию подтверждают реквизитами соответствующего распоряжения.
Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2018 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.
Согласно правилам заполнения трудовых книжек в 2018 году, если сотрудник имеет работу по совместительству, то это также можно указывать в книжке. Причем сам документ не забирают с основного места работы. Информацию про параллельное трудоустройство вносит тот работодатель, у которого в силу закона лежит трудовая книжка. Для этого не основное место работы должно отдельным документом зафиксировать всю необходимую информацию, подтверждая это подписями и печатью (при ее наличии).
Еще один раздел трудовой книжки – «Сведения о награждении». Его оформляют в порядке, описанном выше. Он так же состоит из четырех граф, порядок заполнения которых аналогичен основным сведениям о работы.
Сюда вписывают информацию о полученных грамотах, наградах (в т. ч. и государственных), званиях.
Случай ухода с основного места работы вносят в трудовую книжку отдельным событием. Правила заполнения и хранения трудовых книжек обязывают основного работодателя вписывать нужные данные по поводу причины увольнения. При этом заполняют так же все четыре графы. Про основание увольнения – третья.
Самое важное здесь – это точное основание увольнения согласно конкретной норме Трудового кодекса. В основном, это статья 77 ТК РФ и некоторые другие нормы.
Если причиной ухода из компании стали уважительные события, по которым законодательно человек может рассчитывать на поддержку со стороны государства, то это тоже отражают в книжке (например, увольнение для присмотра за ребенком).
В случае внесения неверных данных или грамматических ошибок перечеркивание недопустимо. В этом случае данную запись считают недействительной.
Следует сделать аналогичную повторную с пометкой, что данные верные и соответствуют действительности
Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:
• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).
Кстати, последнее изменение в правила ведения трудовых книжек затронуло именно печати. Окончательно отменена обязанность проставлять печать, если у организации ее нет в принципе.
Если трудовая закончилась, и места для заполнения не осталось, то не нужно заводить новую. Следует лишь вшить новый вкладыш, который заполняют потом по стандартным правилам. Обязательным условием является именно вшивание вкладыша любым типом ниток.
Официальное оформление трудовой книжки возможно и до достижения сотрудником совершеннолетия.
Согласно правилам хранения трудовых книжек – это бланки строгой отчетности. За ними нужен особый присмотр. Для этого утвержден специальный регистр.
А непосредственно хранить их нужно, пока сам бывший работник или его близкие родственники не заберут его трудовую.
Записи в трудовой книжке в 2018 году
Все российские работодатели знакомы с таким понятием, как «трудовая книжка».
А вот как правильно сделать в ней запись при увольнении работника по собственному желанию, знают не все. В этой статье эксперты расскажут о нюансах этой процедуры в 2018 году.
Чтобы уметь правильно оформлять записи в трудовой книжке, в первую очередь необходимо разобраться с ее функциями, и зачем этот документ нужен.
В словаре финансовых терминов указано, что такой вид документа, как трудовая книжка, является характеристикой рабочей деятельности любого работника. Она должна быть заведена и для сезонных или временных рабочих, и для тех, кто трудится на нескольких работах по совместительству.
Этот документ имеет определенную установленную форму, утвержденную на законодательном уровне, удобную для фиксации всех видов деятельности физического лица на протяжении его работы на предприятии. Именно с помощью таких записей ведется учет трудового стажа человека. Помимо этого, любой работодатель может составить свое собственное мнение о работнике, исходя из информации, помещенной в трудовую книжку: сколько времени и на каких должностях работал, на каких предприятиях, добросовестно или нет (благодарность и награждение также оформляется как запись, вносимая в этот документ). А при увольнении отмечается и соответствующая статья, согласно которой работодатель уволил работника.
Из трудовой книжки можно узнать и личные данные о нанимаемого работника:
• фамилию, имя, отчество;
• сведения об образовании (высшее, специальное, техническое и т. д.);
• основную профессию и ее специализацию;
• переводы с одного рабочего места на другое;
• повышение или понижение в должности;
• основания для разрыва трудового договора (контракта);
• полный стаж;
• опытность и квалификацию.
Таким образом, запись, сделанная в трудовой книжке, выполняет информационную функцию, благодаря которой складывается мнение о владельце.
Расторжение трудовых отношений между работодателем и нанятым работником официально называются увольнением этого сотрудника. Увольнение по собственному желанию осуществляется по его инициативе, а не руководителя организации, где этот работник трудится.
Для того чтобы уволиться с рабочего места по своей инициативе, работник должен написать заявление на имя работодателя по определенной установленной форме.
Закон предусматривает ряд оснований для такого увольнения:
• инвалидность или болезнь кого-то из близких родственников (в том числе и ребенка), требующих обязательного постоянного ухода;
• при переводе одного из супругов на постоянное рабочее место в другом городе;
• в случае обучения на стационарной форме;
• выход на пенсию.
Ссылаться при этом нужно на Трудовой кодекс нашего государства, а именно 77-ую статью – 3-й пункт. В нем говорится о правомерности и законности расторжения трудовых отношений между работником и работодателем по инициативе первого. И подтверждается такое основание статьей № 80 этого же Кодекса.
Есть несколько особенных нюансов при увольнении сотрудника по собственному желанию, их обязан учитывать тот кадровый работник предприятия, который занимается соответствующими вопросами:
Во-первых, сотрудник должен предупредить о своем желании уволиться работодателя за две недели. Такое предупреждение носит официальный характер и оформляется в письменной форме в виде заявления.
Во-вторых, такое предупреждение-заявление сотрудник может отозвать в течение этих двух недель. В подобном случае договорные отношения не будут считаться расторгнутыми официально.
В-третьих, после этого периода времени заявитель имеет полное право не выходить на свое рабочее место для выполнения своих непосредственных обязанностей. Перед этим уволившийся должен забрать свои личные бумаги, среди которых будет и документ, называемый «трудовой книжкой».
Правила: как производится запись в трудовой при увольнении работника по собственному желанию:
1. Основное правило – запись в книжку должен вносить не сам сотрудник, который увольняется, а уполномоченный на такие действия кадровик – квалифицированный специалист службы кадров.
2. Основанием для такой процедуры служат:
• Трудовой кодекс нашего государства;
• законодательные акты;
• постановления правительства страны;
• инструкции Министерства труда;
• приказ об увольнении работника по его инициативе;
• заявление увольняемого сотрудника о своем желании.
3. Запись осуществляется только чернилами одного из цветов – синим, фиолетовым, черным (не может этот трудовой документ содержать пометок красным, зеленым либо каким-то другим цветом, кроме трех установленных официальных).
4. Формулировки должны быть четкими, лаконичными, не содержать двусмысленных трактовок (в противном случае это может поставить факт увольнения сотрудника под сомнение).
5. Совпадение формулировок записи в этом виде документа для фиксации трудовой деятельности с фразами в приказе (распоряжении) и заявлением увольняемого сотрудника является обязательным.
6. Запись об увольнении по инициативе сотрудника датируется тем числом, которое стоит в соответствующем приказе или распоряжении.
После оформления трудовая книжка выдается уволенному сотруднику на руки, что и является прямым подтверждением разрыва всяческих трудовых отношений.
Любая запись в трудовую книжку, в том числе и об увольнении по собственному желанию, вносится по определенным правилам, закрепленным на законодательном уровне:
• в первой графе указывается порядковый номер, под которым идет эта запись;
• обязательно фиксируется точная дата, когда эта запись была сделана, с указанием числа, месяца и года;
• оформляется сама запись в полном виде, то есть в точной формулировке (например, уволен по собственному желанию в связи с переводом или в связи с необходимостью ухаживать за ребенком-инвалидом);
• все это подтверждается соответствующим приказом или каким-либо другим документом (например, распоряжением), где указана точная дата;
• заверяется такая запись об увольнении по собственному желанию печатью предприятия и личными подписями, как работодателя, так и работника;
• сокращения не допускаются.
Следует помнить, что при указании причины увольнения работника по собственному желанию прописывается и нормативный законодательный акт – статья Трудового кодекса нашего государства, ее номер, пункт или подпункт. Это делают через запятую, не нарушая смысловой целостности предложения.
Кадровому работнику нельзя допускать ошибок при внесении этой записи об увольнении сотрудника по собственному желанию. В обратном случае последует дополнительная, предусмотренная законом процедура, которая позволит исправить запись об увольнении в трудовой на законных основаниях – отметка ни в коем случае не зачеркивается, а руководство пишет соответствующий приказ, заверенный печатью предприятия и подписью работника. Формулировка для следующей отметки будет такой: «запись № (порядковый) является недействительной», а через запятую нужно указать реквизиты приказа об исправлении ошибочной отметки в трудовой.
Как заверить трудовую книжку в 2018 году
Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам.
В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек.
Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек:
1. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.
2. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.
Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:
• Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
• На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
• Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
• Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
Введение ГОСТ Р 7.0.97-2016, подразумевающего поправку к правилам заверения трудовых книжек, перенесено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года. Сама поправка заключается в том, чтобы при подтверждении копии трудовой книжки для сторонних организаций указывать помимо существующих атрибутов, еще и место хранения документа.
До 1 июля 2018 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.
Заверение трудовой книжки до 1 июля 2018 года
Предназначение копии трудовой книжки
По старым правилам
По новым правилам
Компания заверяет копию для себя
На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии)
Аналогично старым правилам
Компания заверяет копию для посторонней организации
На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации
1. На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
2. Делается запись «Подлинник хранится там-то…»
3. Ставится печать организации
Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.
До 1 июля 2018 года можно заверять трудовую книжку как по действующим правилам, так и по новым. Оба положения равносильны.
С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента будет обязательным для всех.
Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала.
Местом хранения может быть:
• личное дело, находящее в отделе кадров;
• дело, хранящееся в кабинете руководителя;
• папка с личными делами у бухгалтера и т.д.
Запись о хранении оригинала трудовой книжки вы делаете только тогда, когда копия требуется для сторонней организации (например, для банка, УФМС и прочее).
Таким образом, решающую роль в оформлении документа будет иметь его назначение. Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна.
Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании (образец есть выше), поступайте следующим образом:
1. На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
2. Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
3. Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
4. Впишите дату заверения трудовой книжки.
5. Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
6. Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца. Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.
Заполнение трудовой книжки в 2018 году
Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ № 69.
По Инструкции:
• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017";
• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета;
• сокращения не допускаются. Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.
• в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными).
Даже маленькая опечатка в трудовой — повод для ПФР не засчитать стаж работника.
В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".
После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".
На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.
Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2018 году.
Как писать формулировки в трудовой книжке:
ВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;
НЕВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).
Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.
Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.
Пример:
• Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа");
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров).
Далее напишите, в какой отдел принята (если отдела нет, то формулировка — принят на должность...) и должность. Поставьте в крайней правой колонке дату и номер приказа.
Перевод на другую должность оформляется приказом.
Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.
Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.
Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.
Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.
Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.
Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка. Неверное название зачеркивать нельзя.
Копия трудовой книжки в 2018 году
Заверять копии трудовых книжек кадровики в скором времени станут по новым правилам. Но, в связи с тем, что дата внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов, была перенесена, вопрос о том, как правильно заверяются копии трудовых книжек, на данный момент является чрезвычайно актуальным. Ответим на него в статье.
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предоставления ее по месту требования. Например, в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но, так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется заверенная ксерокопия.
Пока новые правила оформления не вступили в силу, заверять копию бланка следует по прежним правилам:
В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.
Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.
Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Для сторонней организации:
• на документе ставится отметка “Верно”;
• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
• указывается дата заверения;
• с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.
Для внутреннего документооборота компании:
• указывается запись “Верно”;
• Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
• дата заверения.
С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае, если гражданин является безработным, оформить ксерокопию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна.
Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.
Сколько действует ксерокопия трудовой книжки?
Она имеет ограниченный срок действия. В каждой организации он зависит от конкретного случая. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2018 году
Рабочие отношения сторон регулируются государством. По закону, работодатель обязан правильно принять и оформить нового сотрудника. Оформление начальной документации заключается в обоюдных обязанностях сторон. Будущий сотрудник должен предоставить указанный пакет бумаг, подтверждающий его квалификацию и опыт. Заявление о приеме завершает действия работника. Наниматель, после выраженного письменного желания гражданина приступить к работе, закрепляет свою волю распоряжением о пополнении штата. Кадровые работники обязаны внести соответствующую ситуации запись в трудовую книжку.
Внесение письменных сведений в трудовую книжку — это весьма ответственное дело. Сам бланк является строго отчетным, поэтому выбросить испорченный и завести новый весьма трудно. По этой причине оформление документа о начале работы должно быть правильным и без помарок. Трудовой кодекс РФ обязывает нанимателя оформлять записи при приеме, перемещении и увольнении сотрудника. Указанная обязанность закреплена в статье 66. Наниматель должен уметь не только правильно оформлять записи о приеме на работу, но и иметь возможность предоставить и заполнить новый бланк по необходимости.
Новые бланки выдаются:
• Тем, кто только начинает свою рабочую деятельность.
• Кто потерял данный документ.
Учет и выдача нового документа или дубликата также является обязанностью нанимателя.
Правила ведения документа описаны в Постановлении Правительства РФ №2258 и Постановлении Минтруда №69 того же года.
Оформляющему записи необходимо знать основные нюансы работы с трудовыми книжками:
• Писать необходимо синими или черными шариковыми ручками.
• Заполнение в РФ производится исключительно на русском языке.
• Вносимые сведения должны быть основаны приказом и полностью ему соответствовать.
• Даты и номера пишутся арабскими цифрами.
Записанное должно быть внесено четким разборчивым почерком. В документе недопустимы подтирания или исправления.
Порядок ведения книжки при приеме на работу определен законодательно и не может быть нарушен. Он выглядит следующим образом:
• Производится прием документов для оформления работника. В перечне документов обязательным пунктом является предоставление трудовой книжки.
• Создается приказ о приеме нового работника в коллектив. Приказ визируется генеральным директором предприятия.
• На основании изданного распоряжения производится запись: при оформлении соглашения в течение 5 дней после начала работы; при расторжении соглашения в день увольнения.
• Каждое новое внесение должно быть закреплено личной росписью владельца.
• Все внесенные сведения дублируются в карточке, там также проставляется обязательная роспись.
Принятые временно сотрудники также должны оформляться соответствующим образом. А вот работающие по совместительству могут лично изъявлять желание о заполнении или не заполнении документа.
Первичное оформление бланка требует не только заполнения граф о заключении рабочих отношений, но и заполнения титульного листа. Правильность внесения записей описана в статье 65 ТК РФ. Принятому первично сотруднику необходимо выдать новый бланк. Его выдача фиксируется в журнале учета трудовых книжек.
Заполнение титульного листа должно производиться на основании предоставленного удостоверения личности. Из паспорта переносится Ф.И.О. и дата рождения сотрудника. Совершеннолетним сотрудникам вносятся сведения о полученном к этому моменту образовании. Там же проставляются сведения о приобретенной профессии и присвоенной специальности. Записи о профессии должны быть основаны исключительно на предоставленных документах об образовании. Внизу страницы ставятся подписи заполняющего и владельца, которые скрепляются печатью предприятия.
Имея соответствующие инструкции не трудно оформить записи.
Для этого необходимо просто следовать следующим правилам:
• В графе о рабочих сведениях вносится запись о наименовании принимающей организации. Эта строка как бы отделяет одну запись от другой.
• Ниже начинаем вносить поэтапно сведения по графам слева направо.
• Проставляем порядковый номер.
• Дата преступления к обязанностям. Должна быть идентична указанной в приказе.
• Данные о должности.
• Номер приказа, регламентирующий вступление в должность.
• Дата подписанного распоряжения.
Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году
Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути - это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства.
Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию.
Также данный документ необходим:
• для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
• для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
• для учета награждений.
Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.
Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2018 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.
Общие правила:
Требования
Содержание и правила
Номер по порядку
Должен быть у каждой записи
Даты
Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил
Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
Сокращения
Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
Язык
Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу
Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения
Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверение
Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибок
Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация
Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.
Сведения, указываемые в титульном листе:
• фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
• дата рождения;
• данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
• специальность указывается в именительном падеже;
• дата заполнения;
• подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.
Алгоритм действий, общие правила:
• в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
• затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
• в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
• обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.
При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).
При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.
Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.
Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.
Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.
Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.
Как получить и заверить копию:
• сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
• копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
• копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
• на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.
Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.
Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.
Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.
Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.
Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.
Записи в трудовой книжке при увольнении в 2018 году
При увольнении работника по собственной инициативе, работодатель должен сделать соответствующую запись в его трудовой книжке об увольнении по собственному желанию. Трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в день его увольнения, и в неё уже должна быть внесена соответствующая запись.
Запись должна быть сделана в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках», а также в соответствии с ТК РФ.
Работник должен знать, как должна выглядеть запись в трудовой книжке о приёме на работу и об увольнении. Это прямое подтверждение страхового стажа работника, который необходим для расчёта пенсий и больничных выплат. Если запись в трудовой книжке будет оформлена неправильно, то работнику придётся доказывать другими способами, что он работал по трудовому договору у этого работодателя.
Все записи в трудовой должны идти под порядковыми номерами. Не допускается пропуск номера. Если предыдущая запись была под номером 12, то следующая обязательно должна быть под номером 13.
Работодатель должен обязательно указать число, с которого трудовой договор прекращает своё действие: не последний рабочий день, а день прекращения трудовых отношений.
После этого должна идти чёткая формулировка увольнения и ссылка на соответствующую статью ТК РФ. Делать ссылку на конкретный подпункт статьи не обязательно, достаточно указать пункт и номер статьи.
Работодатель должен сделать одну из двух записей в трудовой книжке при увольнении работника по собственному желанию.
Обе они имеют одинаковую юридическую силу:
• «уволен по собственному желанию»;
• «уволен по инициативе работника».
После указания причины увольнения и номера статьи ТК РФ, работодатель должен указать номер и дату приказа об увольнении данного сотрудника. Работник, даже увольняясь по собственной инициативе, должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.
Работодатель должен обязательно поставить свою печать. Эта печать подтверждает, что работник действительно работал у данного работодателя.
Запись в трудовой должен заверить инспектор отдела кадров своей подписью. Работник должен поставить свою подпись, что он ознакомлен с записью.
Работник имеет право взять у работодателя при увольнении все копии всех документов, которые имеют отношение к его работе. Чтобы новый работодатель не сомневался, нужно взять копию приказа о приёме на работу, об увольнении и справку 2-НДФЛ для расчёта больничных выплат.
Кадровик также должен знать, как правильно сделать запись в трудовой книжке сотрудника о его увольнении по его инициативе. Запись должна выглядеть так: № записи Дата Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись ООО «Центр управления финансами»:
1. 10.02.2009 Принят на должность ведущего бухгалтера Приказ № 4 от 10.02.2009 ;
2. 15.03.2018 Уволен по собственному желанию п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Инспектор ОК: подпись Ознакомлен: подпись Приказ № 17 от 15.03.2018.
Электронная трудовая книжка в 2018 году
В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.
Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.
На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.
Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.
Необходимость в отмене трудовых книжек обусловлена еще и неудобством их использовании. Бумажная книжка легко повреждается и быстро изнашивается, нередки случаи, когда граждане теряли ее во время переезда или вследствие пожара либо другого стихийного бедствия.
С потерей трудовой книжки доказать свою квалификацию и стаж крайне сложно, к тому же, приходится столкнуться с «бумажной» волокитой в ПФ.
Об устарелости трудовых книжек давно говорят и работодатели, которые вынуждены тратить немалые средства на хранение и систематизацию этих документов. Так, бумажные книжки необходимо хранить в огнеупорных сейфах, которые являются достаточно дорогостоящими, а для внесения записей в них требуется содержать отдел кадров и обучать соответствующих специалистов.
Введение электронных трудовых книжек вместо бумажных решит эти проблемы, и сделает информацию о трудовой деятельности каждого гражданина более упорядоченной, защищенной и доступной.
По заявлениям Минтруда, начиная с 1 января 2018 года, начнет работать электронная система фиксации трудоустройства, которая и заменит собой привычные нам трудовые книжки. Эта система сможет фиксировать все изменения в трудоустройстве граждан.
С ее введением работодателям будет значительно проще узнать необходимую информацию о потенциальном сотруднике: для этого достаточно будет подать соответствующий запрос в электронном виде.
Вместе с этим компаниям не придется нанимать большое количество сотрудников в отдел кадров и думать, как и где хранить книжки.
Среди главных плюсов новации для организаций:
• сокращение трат на делопроизводство и содержание отдела кадров;
• отсутствие ответственности за хранение трудовых книжек;
• возможность быстро изучить послужной список соискателя.
Для простых граждан нововведение также несет немало преимуществ, ведь им больше не нужно будет заботиться о сохранности бумажного документа, беспокоиться о правильности записей и ломать голову над чем, что делать в случае потери трудовой книжки.
Кроме того, с введением электронной системы у каждого работника появится возможность не включать в записи о своем трудовом стаже информацию о должности, которую он считает временной. Например, если гражданин на несколько месяцев нанялся на подработку и не желает, чтобы информация об этом фиксировалась в системе, он может трудоустроиться на основе контракта.
Некоторые эксперты предлагают сделать переход к электронному формату более плавным и на время создания и налаживания системы ввести специальные пластиковые карты, которые будут содержать всю необходимую информацию о работнике.
По задумке, карточки будут включать паспортные данные, идентификационный номер налогоплательщика и пенсионную карту. Основным преимуществом должно стать то, что при трудоустройстве гражданину достаточно будет предъявить только эту карту, не собирая дополнительный пакет документов.
Пока Минтруд заявляет о преимуществах новой системы, эксперты уже выделили ряд минусов, которые таит в себе реформа. Главной опасностью является ненадежность электронной базы данных, особенно на первых порах.
Специалисты в области IT-технологий отмечают, что пока систему не доработают до конца, хакеры смогут легко взломать ее и похитить, удалить или обнародовать содержащуюся в ней информацию. Более того, мошенники смогут даже исправлять сведения о трудящихся, например, добавлять заинтересованным лицам «дополнительные» годы стажа.
Еще одна сложность – отсутствие контроля над недобросовестными работодателями. Если руководство компании не будет платить за сотрудников необходимые отчисления, то система не будет фиксировать увеличение их стажа. При этом пока нет механизма, который позволял бы физлицам проверять информацию о своем трудовом стаже для выхода на пенсию.
Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.
Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.
Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.
Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.
Вкладыш в трудовую книжку в 2018 году
Работник может подтвердить свой трудовой стаж основным документом – трудовой книжка. На сегодняшний день в РФ действительными и не обязательными к замене считаются трудовые книжки различных годов выпуска – 1938, 1973, а также 2003 года.
В 2004 году появилась трудовая книжка меньшего размера, с гербом РФ серого цвета и специальной защитной системой (особая бумага с нанесенными водяными знаками) и с уникальной прошивкой сорока четырех страниц документа.
Иногда все страницы трудовой книжки гражданина, который приходит устраиваться на работу, полностью заполнены, и тогда возникает вполне закономерный вопрос о том, куда вносить запись о трудоустройстве. Из статьи вы узнаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году без ошибок.
Вкладыш в трудовую книжку является официальным документом, в котором кадровые специалисты предприятия продолжают вести записи, посвященные трудовой деятельности сотрудника.
Среди причин, по которым возникает необходимость вшивать вкладыш в трудовую книжку работника, можно выделить следующие:
• частая смена мест работы;
• быстрое продвижение по карьерной лестнице.
Если страницы трудовой книжки закончились, то можно обойтись без покупки нового бланка документа и вшить вкладыш утвержденной формы. При этом следует учитывать, что вкладыш, который не может считаться действительным без наличия трудовой книжки, должен оформляться в соответствии с правилами, с которыми оформляется трудовая книжка сотрудника.
Напомним, что вкладыш является продолжением страниц трудовой книжки, а значит, его нумерация начинается не с первой страницы.
Вкладыш в трудовую книжку состоит из 36 листов. Формат листов вкладыша в картонной обложке – 88 мм x 125 мм. Графы вкладыша выглядят также, как и графы в трудовой книжке.
Организация, которая принимает нового работника на работу в 2018 году, в соответствии с нормами действующего российского законодательства, должна предоставить ему трудовую книжку, а также вкладыш. Требовать от сотрудника чистый бланк этого документа, относящегося к строгой отчетности, предприятие не вправе.
По законодательству, трудовая книжка, как и вкладыш нужно покупать исключительно у компаний, имеющих соответствующую лицензию. Что касается стоимости бланков этих документов, то в зависимости от продавца, она может отличаться.
После того, как документы куплены, они должны храниться:
• у бухгалтера;
• у лица, которое было назначено ответственным за кадры.
Под расписку сотруднику, который несет ответственность за кадровые вопросы организации, вкладыш в трудовую книжку передается только после того, как он был зарегистрирован в приходно-кассовой книге организации.
Несмотря на то, что обеспечение работника трудовой книжкой входит в обязанность работодателя этот вопрос вызывает дискуссии. В пункте 47 Правил, которые были утверждены постановлением российского правительства № 225, содержится норма, в соответствии с которой, организация работодателя должна осуществить взыскание полной стоимости вкладыша в трудовую книжку с работника.
Есть ситуации, в которых предприятие, обязано оплатить стоимость вкладыша в трудовую книжку сотрудника.
Речь идет о таких случаях:
1. Работодатель испортил бланк документа путем физического воздействия. Организация оплачивает бланк в полном объеме.
2. Вкладыш был потерян в связи с чрезвычайной ситуацией, например:
• землетрясение;
• пожар;
• наводнение;
• кража.
В этой ситуации организация также должна возместить работнику полностью стоимость трудовой книжки и вкладыша.
Основные правила оформления вкладыша в трудовую книжку в 2018 году сводятся к следующему:
1. На трудовой книжке и на вкладыше должен быть штамп организации (при наличии). Печать проставляют на титульном листе документа (чаще всего – вверху правого угла).
2. Рядом со штампом ставят серийный номер документа.
3. Записи вносят в хронологическом порядке.
4. Дату заведения вкладыша ставят на титульном листе документа. Там же ставят подпись и печать работодателя.
Обратите внимание, что количество вкладышей в трудовую книжку не ограничивается.
Вкладыш вшивают с помощью ниток за последней страницей трудовой книжки. Следует отметить, что вкладыш в трудовую книжку не будет считаться действительным без внесения записей в него.
Отметим, что обложку вкладыша отрывать нельзя, так как это может послужить отказом при оформлении пенсии работником.
Нередко при вшивании вкладыша допускаются ошибки и чтобы их избежать, необходимо соблюдать определенный порядок действий. К примеру, вшивание вкладыша необходимо сделать после того, как заполнен титульный лист и указан номер и серия документа в трудовой книжке.
Если данные были внесены неправильно, то документы необходимо расшить. Затем следует снова вшить корректно заполненный вкладыш. Документ, который был заполнен неправильно, нужно уничтожить и составить соответствующий акт.
Исправление в трудовой книжке в 2018 году
По причине допущенных ошибок или в случае изменения некоторых данных необходимо исправить записи в трудовой книжке. Читайте о том, как внести исправления в трудовую книжку.
Постановление Правительства РФ N225 определяет порядок внесения различных изменений в трудовую книжку, согласно которому зачеркивать неправильные или же неточные записи запрещено. Исправление ошибок в трудовой книжке производится путем признания сведений недействительными.
Кто вносит изменения в трудовую книжку:
• Можно исправить запись в трудовой книжке, обратившись в прошлую организацию или к новому работодателю.
• В том случае, когда прежняя компания реорганизована, исправление ошибочных записей в трудовой книжке производит правопреемник.
• После ликвидации организации работники должны обращаться к новому работодателю, если нужны корректировки данных.
Если у работника отсутствует официальный документ, на основании которого вносятся изменения, работодатель обязан отказать в корректировке сведений. Записывать со слов сотрудника строго запрещено! Изменения должны четко соответствовать документу, на основании которого они вносились, например, это могут быть справки, приказы о приеме и увольнении, табели учета рабочего времени, личные карточки, расчетно-платежные ведомости.
Исправление записи в трудовой книжке невозможно на основании свидетельских показаний. Исключение составляют лишь записи, по которым вынесено судебное решение. Со слов свидетелей могут вноситься данные, если произошла массовая утрата книжек и сопутствующих документов в результате форс-мажорных обстоятельств. К ним можно отнести: природные явления, экстремальные ситуации.
Если произошла массовая утрата трудовых работодателем, записи вносятся на основании документов, представляемых работником, свидетельских показаний, но трудовой стаж устанавливается исключительно комиссией. После составления акта организация выдает сотруднику дубликат документа. Если он не согласен, то может обращаться в суд.
Неточности в самом документе или во вкладыше в него может обнаружить как работник, так и кадровый специалист. Чтобы выполнить исправление ошибок в трудовой книжке, специалист должен написать заявление на имя директора фирмы с просьбой внести коррективы. Именно на основании заявления подготавливается приказ, которому присваивается уникальный номер.
При обнаружении ошибок сразу после заполнения новой трудовой книжки документ подлежит уничтожению. Этого же правила нужно придерживаться, если имеются неточности во вкладыше, на котором присутствует только одна запись (в том случае, если она сделана этой же организацией, а не другой).
Кадровик письменно подтверждает тот факт, что запись недействительна, опираясь на предоставленные документы. Специалист, делающий исправления, пишет должность, личные данные, ставит роспись и печать, если она имеется в организации. Нужно использовать влаго- и светостойкие чернила синего, черного или фиолетового цвета.
Если обнаружена ошибка записи в трудовой книжке, как исправить ее нужно решать индивидуально. Когда изменения вносятся новым работодателем, он должен убедиться в достоверности сведений, запросив у сотрудника все необходимые документы.
Исправить ошибку в трудовой книжке способны даже начинающие кадровики, посмотрев образец документа. Если раньше нужно было вносить запись «Исправленному верить», сейчас этого делать не обязательно. Достаточно поставить актуальную дату, роспись и печать. Изменения выполняются специалистом кадровой службы или непосредственно руководителем, если на микро предприятии не предусмотрена должность менеджера по персоналу.
Работодатель не может идти на уступки работникам, вносить неверные сведения с целью увеличения стажа, изменения другой информации. За подобное следует ответственность. Если сотрудник не может самостоятельно забрать нужные документы с предыдущего места работы, отправляется официальный запрос.
При корректировке сведений о работе, а также о награждениях зачеркивание не допускается. Исправление записей в трудовой книжке внесенных ошибочно возможно только на новой строке. Например, ниже указывается порядковый номер, дата изменений. В третьей графе кадровик указывает «Запись под № считать недействительной». После чего можно внести актуальные сведения, ссылаясь на номер подготовленного приказа.
При восстановлении непрерывного стажа по последнему месту работы в третью графу документа (или во вкладыш) вносится запись «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». При этом в четвертой графе бланка указывается официальный документ, на основании которого были произведены текущие изменения.
Чтобы исправить запись в трудовой книжке о переводе, увольнении, если был признан случай незаконности действий, нужно вписать актуальную информацию. На основании подготовленного работодателем приказа вносятся сведения в четвертую графу бланка.
Исправления по поводу увольнения в трудовой книжке, образец которых установлен законом, вносит та организация, в которой на текущий момент хранится документ. Отдавать его на руки работнику нельзя — трудовая выдается только при увольнении. Если предыдущая компания допустила ошибку, кадровик направляет запрос, ждет ответ, а уже на основании него вносит корректировки.
Если изменилось наименование компании, в третью графу вносится нужная запись, а в четвертую — основания переименования или другое решение работодателя, указывается текущая дата и номер приказа. Вносить корректировки в первую и вторую графу не следует, так как это не предусмотрено инструкцией.
Когда происходит смена организационно-правовой формы, это нельзя считать реорганизацией. Но нужно внести запись в трудовую книжку. Переименование компании или ее реорганизация считается с момента внесения записи в реестр, но не ранее этого срока. Соответственно, в третьей графе бланка указывают фактическую дату регистрации в ЕГРЮЛ.
Зачастую кадровики задумываются, как исправить запись в трудовой книжке. Если допущена ошибка или изменились личные данные работника, например, произошла смена фамилии, имени, отчества сотрудника, то прежняя информация зачеркивается одной чертой — нельзя заштриховывать, закрашивать записи, использовать корректор. На основании представленных документов, в качестве которых могут выступать паспорта или же свидетельства о заключении/расторжении брака, вносят актуальные сведения. Аналогично исправляют и ошибки.
Исправление записи в трудовой книжке (образец 2018) об образовании, профессии происходит путем дополнения сведений — заполняются соответствующие строки документа. Зачеркивать ранее внесенную информацию не следует. Процедура выполняется на основании документа, подтверждающего факт изменения уровня образования.
При внесении исправлений в трудовой книжке можно ориентироваться на образец, чтобы избежать новых ошибок. Особенно внимательными должны быть начинающие кадровики, которые не знают всех тонкостей заполнения документа. Если сделана неверная запись на вкладыше, его нужно уничтожить на основании составленного акта. На титульном листе, если уже написана серия и номер старого бланка, вносятся изменения на основании приказа, ставится дата, подпись уполномоченного лица, печать.
Смена фамилии в трудовой книжке образец 2018 года
При изменении сотрудником фамилии кадровику необходимо внести соответствующие изменения в документы. В том числе в трудовую книжку работника. Причём смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо выполнить в данной ситуации. Рассматриваем, как это грамотно сделать, в нашем обзоре.
Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником.
Такими документами выступают:
1. Паспорт.
2. Свидетельство о заключении брака.
3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке.
Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ № 225).
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный на это действие работник кадровой службы заверяет своей подписью и печатью компании (при ее наличии).
Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно.
Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:
• обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
• в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
• сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.
Желательно обязать каждого нового работника предоставлять свои достоверные персональные данные (Ф.И.О., адрес, паспортные реквизиты, информацию об образовании). И в случае их изменения – сообщать работодателю обновлённые данные не позднее 3 или 5 рабочих дней с даты их корректировки.
Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
