Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам.
В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек.
Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек:
1. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.
2. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.
Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:
• Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
• На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
• Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
• Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
Введение ГОСТ Р 7.0.97-2016, подразумевающего поправку к правилам заверения трудовых книжек, перенесено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года. Сама поправка заключается в том, чтобы при подтверждении копии трудовой книжки для сторонних организаций указывать помимо существующих атрибутов, еще и место хранения документа.
До 1 июля 2018 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.
Заверение трудовой книжки до 1 июля 2018 года
Предназначение копии трудовой книжки
По старым правилам
По новым правилам
Компания заверяет копию для себя
На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии)
Аналогично старым правилам
Компания заверяет копию для посторонней организации
На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации
1. На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
2. Делается запись «Подлинник хранится там-то…»
3. Ставится печать организации
Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.
До 1 июля 2018 года можно заверять трудовую книжку как по действующим правилам, так и по новым. Оба положения равносильны.
С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента будет обязательным для всех.
Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• личное дело, находящее в отделе кадров;
• дело, хранящееся в кабинете руководителя;
• папка с личными делами у бухгалтера и т.д.
Запись о хранении оригинала трудовой книжки вы делаете только тогда, когда копия требуется для сторонней организации (например, для банка, УФМС и прочее).
Таким образом, решающую роль в оформлении документа будет иметь его назначение. Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна.
Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании (образец есть выше), поступайте следующим образом:
1. На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
2. Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
3. Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
4. Впишите дату заверения трудовой книжки.
5. Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
6. Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца.
Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
