Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК – обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.
Все учреждения обязаны организовывать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Контроль должен охватывать те сделки, события и операции, которые влияют на финансовый результат или движение денежных средств. Чтобы организовать систему контроля, можно воспользоваться федеральными стандартами аудиторской деятельности.
Система о контроля – процесс, который направлен на обеспечение уверенности в достижении целей с точки зрения надежности отчетности, эффективности и результативности хозопераций и соответствия деятельности организации нормативно-правовым актам.
При выборе конкретных процедур ВФК учитывайте требования и регламенты:
• государственного финансового контроля;
• финансового контроля вышестоящего ведомства.
Связано это с тем, что учредители (ГРБС, РБС) обязаны проверять подведомственные учреждения. Одновременно учреждения всех типов могут быть объектом государственного (муниципального) финансового контроля.
Мероприятия направлены:
• на соблюдение стандартов и процедур составления и исполнения бюджета по - расходам;
• соблюдение стандартов бюджетной отчетности и бюджетного учета получателями бюджетных средств;
• подготовку и реализацию мер по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.
Учреждение заинтересовано проводить самопроверку по тем же вопросам и теми же способами до того, как его начнет проверять вышестоящее ведомство.
Важно отметить, что вышестоящее ведомство не может заменить внутренний контроль, который учреждение организует своими силами.
Чтобы организовать систему внутреннего контроля, учитывайте требования:
• Бюджетного кодекса РФ;
• Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Закона № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;
• Закона № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»;
• приказа Минфина России № 157н «Об утверждении Единого плана счетов и Инструкции по его применению»;
• Инструкции о порядке составления и представления бюджетной отчетности, утвержденной приказом Минфина России № 191н;
• Инструкции о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России № 33н;
• Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России № 18н;
• приказа Минфина России № 356 «Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля»;
• правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 1092.
Для примера используйте стандарты осуществления внутреннего финансового контроля, которые разрабатывают в госорганах. Например, в органах Казначейства России стандарт утвержден приказом Казначейства России № 73.
Сначала нужно определить, кто будет проводить контроль. Выбор зависит от объема работ, организационной структуры и финансового положения учреждения.
Возможны варианты:
• создать отдельное структурное подразделение (отдел, службу, департамент);
• распределить функции между сотрудниками или подразделениями;
• сформировать комиссию для проведения проверок;
• ввести в штат единицу ревизора или аудитора;
• привлечь внешнего аудитора на договорной основе.
Затем разработайте порядок осуществления внутреннего финансового контроля. Его оформляют отдельным разделом в учетной политике или утверждают локальным актом – положением о внутреннем финансовом контроле.
Учреждение обязано разработать и утвердить порядок организации внутреннего финансового контроля. Сделать это нужно в рамках формирования учетной политики. Оформить положение о внутреннем контроле можно одним из трех способов.
В порядке отразите:
• цели и задачи;
• процедуры и методы (количество и сроки проведения ревизий);
• субъекты (права, обязанности и состав) и объекты проверок;
• ответственность лиц, которые допустили недостатки, искажения и нарушения;
• порядок, в котором оформляют результаты и устраняют нарушения.
В положение можно вносить любую информацию, в том числе план контрольных мероприятий внутреннего финансового контроля. Положение о внутреннем финансовом контроле согласуйте с ГРБС.
В рамках подготовки ВФК учреждение должно разработать карту внутреннего финансового контроля. Это подготовительный документ, в котором указывают по каждой операции данные о должностном лице, ответственном за выполнение, сроках и периодичности операции, способа действий и других данных. Карта ВФК охватывает все бюджетные процедуры, за результаты которых отвечает соответствующее подразделение.
Карту формируйте до начала очередного финансового года. Уточнение проводите:
Данные о недостатках и нарушениях при исполнении бюджетных процедур, сведения об источниках бюджетных рисков и о мерах по их устранению отражайте в журналах и отчетности о результатах ВФК.
По итогам мероприятия можно составить протокол внутренней проверки или написать служебную записку. К ней приложите перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если они были выявлены, а также рекомендации, как в дальнейшем не допускать ошибки.
Результаты обследования в ходе текущего контроля оформите в виде заключения, а результаты ревизии и проверки оформите – актом. Документы составьте в произвольной форме.
Сотрудники, которые допустили ошибки, искажения и нарушения, должны представить руководителю письменные объяснения.
В Журнале ВФК учреждения отражают:
• информацию о недостатках и нарушениях при исполнении бюджетных процедур;
• данные о бюджетных рисках;
• предложения по их устранению.
В документе отражают результаты исследования правомерности финансово-хозяйственных операций и их качество, оказывающее непосредственное влияние на эффективное использование бюджетных средств.
Обязанности оформлять и хранить журнал ВФК лежат на подразделении, которое отвечает за выполнение бюджетных процедур. Заполняют на основании данных от проверяющих.
Форма документа может быть любой. В качестве примера можно использовать стандарт Казначейства России, утвержденный приказом № 475. Казначейство определило не только порядок применения, но и его бланк.
Документ можно оформлять как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Электронный формат может быть использован для удобной группировки зарегистрированных нарушений по их типам, периодам или по другим критериям. С помощью программного обеспечения можно идентифицировать время каждой записи, защитить от несанкционированных изменений, проставлять отметки о нарушениях.
В пояснительных записках к годовой бухгалтерской отчетности (ф. 0503760) и бюджетной отчетности учреждения (ф. 0503160) необходимо заполнять таблицу № 5 «Сведения о результатах мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля». В указанной таблице нужно отразить информацию о результатах контрольных мероприятий, которые провели в отчетном периоде, а также меры для устранения нарушений.
Санкции за отсутствие системы контроля законодательством прямо не установлены. Однако финорган имеет право изучить и систему учреждения.
Ревизоры в своем предписании или в представлении по результатам проверки могут указать на нарушения в системе контроля. А за невыполнение предписания (представления) предусмотрена административная ответственность. Для должностных лиц штраф от 20 000 до 50 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
