Все основные этапы организации контроля исполнения документов приведены по ссылке – это в отдельной публикации.
Какие документы рационально поставить на контроль, а также подробнее о контрольных сроках изложено уже здесь.
Сейчас давайте рассмотрим организацию работы по контролю исполнения поручений в зависимости от принятой формы регистрации документов – на бумажных носителях или при помощи электронных носителей информации.
В случае ведения регистрации документов в журналах на бумажных носителях для постановки их на контроль необходимо создавать дополнительную бумажную карточку.
Ее форма может быть любой, лишь бы она содержала необходимую для работы информацию.
Из данных карточек создается картотека контролируемых документов, систематизированная по числам месяца (от 1 до 31) в зависимости от установленных контрольных сроков исполнения поручений.
Каждый день следует перебирать карточки, чтобы осознать, какие контрольные сроки наступили, приближаются или уже просрочены, после исполнения документа перемещать карточки из контрольной картотеки в справочную (проще сказать – в картотеку с исполненными документами).
Обычно проверяется ход исполнения документов со сроками исполнения на «сегодня» и хотя бы три ближайших дня: делают напоминания о приближающихся сроках ответственным работникам, заносят в карточки информацию о результате уже исполненных документах (предпринятые конкретные действия, реквизиты подготовленных документов).
Понятно, что процесс контроля с помощью бумажных карточек будет весьма трудоемким и на сегодняшний день такое можно рекомендовать только своим врагам.
В случае применения системы электронного документооборота (СЭД) процесс контроля будет автоматизирован. Возможности каждой СЭД различаются в зависимости от ее вида и заложенного функционала (потраченных денег и времени специалиста IT на ее отладку).
Но зато, как правило, на любом этапе делопроизводства можно установить конкретного исполнителя каждого документа и проверить ход обработки документа (на исполнении, списан в дело, результат исполнения и т.д.).
Что делать, если СЭД не используется? Можно вести электронную регистрацию документов и контроль исполнения поручений, использовать возможности электронной почты.
Например, ведение контроля исполнительской дисциплины в электронном виде с помощью MS Excel.
Есть возможность, используя фильтры, выводить информацию по контрольным срокам, конкретным исполнителям и др. Но для этого требуется в форме регистрации (обычно контроль ведут на основе базы регистрации входящих документов) предусмотреть необходимый минимумом информации, т.е. добавить графы «Контрольный срок», «Исполнитель» и в случае необходимости любые другие.
Таким образом, необходимо использовать любую возможность, чтобы автоматизировать процесс отслеживания приближающихся сроков исполнения, формирования напоминаний работникам и обобщения результатов исполнения документов.
В этом случае контроль исполнения поручений будет наиболее эффективен.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
