Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Основными задачами контроля исполнения документов являются:
• отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении документов и распоряжений руководства;
• обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
• выработка предложений по совершенствованию организации работы с документами и повышению исполнительской дисциплины.
Контроль исполнения документов призван обеспечивать своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Регламентация контроля исполнения документов в организации закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления.
В ней определяются:
- субъект контроля исполнения документов в организации;
- виды документов, которые ставятся на контроль;
- этапы контроля и сроки исполнения документов;
- формы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
- порядок обобщения и анализа данных о результатах контроля исполнения документов, а также информирования руководства организации о результатах контроля.
На контроль ставятся документы, которые содержат поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами и не могут быть изменены. Перечень типовых сроков исполнения документов прилагается к инструкции по делопроизводству организации.
Индивидуальный срок исполнения документов содержится в тексте документа или резолюции руководителя, изменить его может только установивший его руководитель. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
• внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
• поступивших из других организаций – с даты их поступления;
• обращений граждан – с даты регистрации обращения.
Технология организации контроля исполнения документов:
1. Постановка документов на контроль.
2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей.
3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения.
4. Снятие документа с контроля.
5. Направление исполненного документа в дело.
6. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов.
7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Контроль исполнения документов может осуществляться посредством электронного журнала (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор документа, наименование вида, дата и регистрационный номер (дата поступления и регистрационный номер поступления) документа, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
В службе ДОУ организации формируется общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.
Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.
Для обобщения данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указываются общее количество документов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок документов, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.
После подписи руководителем службы ДОУ данные о контроле исполнения документов представляются руководству организации.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
