В процессе делопроизводства часто требуются выписки из протоколов. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания. Но как выписку из протокола правильно подготовить?
При необходимости цитирования части протокола применяется документ, позволяющий представить итоговое решение. При этом нет необходимости предоставления полной версии протокола.
Выписка из протокола позволяет сохранить конфиденциальность основного документа. Унифицированной формы для оформления такой выписки не имеется.
Тем не менее, нужно блюсти обусловленные правила. Как же составляется выписка из такого документа как протокол?
С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.
В краткой версии протокола акцентируются обсуждаемые вопросы, данные докладчиков и окончательное решение. Применяется подобный документ в случае оперативных собраний.
Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.
В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:
• название организации;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• место проведения заседания;
• гриф утверждения (при необходимости);
• дата собрания;
• заголовок;
• вводный текст;
• основной текст;
• подписи участников.
Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.
В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.
Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.
При необходимости использования данных из протокола копировать весь документ крайне нерационально.
К тому же на повестку дня может быть вынесено сразу несколько вопросов, в том числе и конфиденциальной принадлежности. Именно потому удобно и целесообразно применение выписок из протоколов.
Выпиской из протокола именуется копия части основного документа.
При оформлении выписок обязательно наличие:
• вводной части, с указанием повестки дня;
• дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• реквизитов аналогичных протоколу;
• заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).
Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.
Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.
На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.
С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.
Образец решения, СНТ-сообществом принятым, регламентирует действия ответственных лиц. Протоколами оформляются все собрания СНТ.
Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.
Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.
При этом секретарь организации в течение двух дней после подписания протокола составляет выписку. Затем копии их рассылаются ответственным исполнителям.
Правовое регулирование
Терминологический стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не включает определения «выписки из документа».
Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».
Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».
Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.
На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.
В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».
Оформление этого реквизита отвечает стандартам ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов».
Согласно нормам стандарта для заверения копии документа после реквизита «Подпись» пишется:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• заверительная надпись «Верно»;
• должность субъекта, который заверил документ;
• личная подпись заверителя;
• расшифровка проставленной подписи;
• дата заверения.
Поскольку выписка из протокола это разновидность документальных копий, то значит, для заверения ее может употребляться вышеозначенный порядок.
В то же время порядок оформления выписки из протокола может определяться ведомственными или локальными нормативными актами. При этом может быть учреждена специальная форма составления или заверения документа.
Как пример может быть рассмотрена выписка из протокола общего собрания трудового коллектива. Образец ее оформления максимально краток – рассмотрели, постановили.
То есть при оформлении выписки из протокола следует следовать, прежде всего, нормативным актам.
При отсутствии таковых используются общие правила оформления выписок, учрежденные для заверения копий документов.
Выписка из любого протокола составляется по схожему алгоритму.
Пошаговая инструкция оформления выглядит таким образом:
Дать документу заглавие
«Выписка из протокола собрания…»
Скопировать вводную часть из основного документа
Прописав полные реквизиты оригинала (дата и место собрания, число присутствовавших и т.д.)
Процитировать из общей повестки документа отдельный пункт
Непосредственно касающегося нужного вопроса. При этом следует указать порядковый номер его относительно местоположения в тексте протокола
Оформить основной текст выписки посредством копирования определенного отрывка основного документа
Необходима та часть, в которой разбирается надобная для выписки тема. Потребуется указание таких частей, как «Слушали», обсуждение вопроса и «Постановили»
Указать должности и данные лиц
Подписывавших протокол
Заверить подготовленный документ
—
Выписка из протокола общего собрания ООО оформляется посредством копирования фрагментов основного документа.
Основные принципы соответствуют оформлению любых выписок:
Оформляется заголовок
В данном случае «Выписка из протокола общего собрания № __» (пишется номер протокола)
Копируются реквизиты протокола
Дата и место, название организации
Указывается число участников собрания
—
Копируется пункт протокола
В котором изложены обсуждаемые вопросы. При этом указывается номер пункта в соответствии с протоколом
Копируется основная часть обсуждения вопроса
Кто слушал, кого слушали, какие были обсуждения и предложения
Копируется пункт о принятом решении
—
Указываются лица, подписавшие протокол
При этом пишутся их Ф.И.О. и занимаемые должности
Документ заверяется полномочным лицом
—
Протокол аттестационной комиссии о проверке соответствия должности является главным документом в процедуре проведения аттестационной проверки в организации.
В нем регистрируются все сведения относительно процесса проверки сотрудников и полученных итогах. Законодательно форма протокола не учреждена.
Оформляется он в соответствии с принятым в организации Положением об аттестации работников.
Данный документ содержит:
• номер протокола и дата проведения аттестационной комиссии;
• список членов аттестационной комиссии и специально приглашенных лиц;
• сведения об аттестуемом сотруднике;
• короткое изложение вопросов и полученных ответов;
• следствия голосования с указанием всех голосов «за» и «против»;
• итоговое решение комиссии.
При составлении выписки из протокола аттестационной комиссии копируются все существенные реквизиты. Затем приводится список членов комиссии, индивидуальные данные аттестуемого лица.
Пункт о вопросах и ответах можно опустить либо изложить его в максимально сжатой форме. Также не особо значимым считается пункт о разделении голосов.
Главным пунктом выписки является абзац о принятом комиссией окончательном решении. Его следует скопировать полностью. Затем документ заверяется в обычном порядке.
Заседание педагогического совета обычно предполагает выступление его членов по отдельным вопросам. При этом участники совета могут затронуть вопрос, не вынесенный на повестку дня.
Это обуславливает специфику оформления выписки из протокола педагогического совета:
Оформляется стандартная «шапка» документа
С указанием основных реквизитов
Указывается кто был заслушан в процессе совещания
Кратко излагается суть выступления. Цитируется пункт, касающийся темы выступления
Указывается что было решено
В этой части копируются дословно пункты протокола о принятых решениях, с указанием их номеров в протоколе
Выписка заверяется
Ответственными лицами совета, председателем и секретарем
К примеру, если на педагогическом совете рассматривался вопрос о награждении педагога. В выписке излагается основной вопрос о присвоении награды, обсуждения членов совета и итоговое решение.
Составляя выписку из протокола проведения профсоюзного собрания нужно учитывать особенности составления самого протокола:
Документ предельно подробно отображает проведение собрания
Особенности обсуждения вопросов
Все вопросы на повестке дня
Считаются значимыми и нет второстепенных
Все вопросы обсуждаются под порядковыми номерами
Аналогичные присваиваются принятым постановлениям
Протокол содержит в хронологическом порядке
Детальные тексты докладов, записи прений по выступлениям, финальные выступления докладчиков, принятые постановления
При принятии решения по вопросу без обсуждения
Раздел «Выступили» пропускается
Постановления могут содержать ссылки
На приложения
Выписки из протокола профсоюзного собрания могут потребоваться в нижестоящие структуры либо для предоставления работодателю.
Потому недопустимо возникновение неясностей при изучении выписки. Следовательно, выписка должна включать в себя все наиболее значимые моменты.
Инструкция по оформлению выписки выглядит примерно так:
• копируются реквизиты;
• детально излагаются вопросы повестки дня;
• в сжатой форме описывается суть выступлений и осуждений;
• детально прописываются принятые решения.
Выписка из протокола не требует заверения лицами, которые непосредственно подписали основной документ. Подписывается выписка из протокола секретарем, который готовит документ.
Для того чтобы документ обрел юридическую силу применяется реквизит «Отметка о заверении копии». Неизменно оформляется таковой секретарем организации.
Заверительная надпись выполняется от руки. Пишется слово «Верно». Затем указывается должность заверяющего лица, его подпись, Ф.И.О. и дата.
При предоставлении выписки в сторонние организации выписка заверяется дополнительно подписью руководителя организации и печатью.
При этом оттиск печати должен частично захватывать наименование должности заверителя и начало его личной подписи.
В заключение можно подытожить, что выписка из протокола это по сути копия вводной части протокола до повестки дня с необходимым вопросом и абзаца об итоговом постановлении.
Выписка может готовиться как по нескольким вопросам протокола, так и по одному.
Предоставляются выписки для информирования об итоговых решениях ответственных лиц. Также выписки могут рассылаться заинтересованным организациям.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
