Российские особенности деятельности в области финансовых взаимоотношений предпринимателей с государственными фискальными органами делают любые советы со стороны бессмысленными, вследствие чего я рискую вызвать своими рассуждениями на эту тему усмешку. Поэтому я просто расскажу о том, как мы в нашем магазине обращаемся с наличными, чеками, пластиковыми карточками, как ведем ежедневный подсчет прибыли и оплату платежей.
В розничном бизнесе вы можете принимать платежи четырех видов. В этом разделе рассматриваются детали для каждой из этих операций: наличные, чеки, пластиковые карточки и дорожные чеки.
Наличные. Первый вопрос, на который нам пришлось отвечать, начиная бизнес, сколько денег нужно хранить в магазине, чтобы давать сдачу, и как ежедневно пополнять их запас? Если большинство ваших товаров стоит меньше $30, можно начинать со $100 в кассе.
Конечно, в итоге касса будет выглядеть немного иначе, так как деньги из банка приходят не монетами по 25, 10 и 5 центов. Главное, чтобы у нас было чем сдать сдачу. Мы пополняем кассу каждый раз, когда делаем вклад в банк, даже если не можем добавить к ней сумму из разных купюр и монет, равную той, которая в ней была. Мы просто смотрим, чтобы в кассе были все виды монет, а когда одного из видов недостаточно, добавляем их.
Если большинство товаров вы продаете менее чем за $5—10, и не принимаете чеки, то вам, вероятно, хватит и небольшой суммы в кассе, хотя понадобится больше монет и однодолларовых купюр. Если продаете очень дорогой товар, то приходится принимать чеки и кредитные карточки, и в этом случае не так важно, есть на сдачу мелкие деньги или нет.
Сдавая сдачу можно не один раз ошибиться, поэтому мы часто тренируем служащих, как правильно сдавать сдачу, даже если у нас установлен современный кассовый аппарат, который сам все подсчитывает. Принцип таков. Например, если товар стоит $3,70, а покупатель платит пятидолларовой банкнотой, нужно доставать монету в 5 и 25 центов, а затем однодолларовую купюру потом, начиная с самой мелкой монеты, выдавать деньги покупателю, при этом произнося: “$3,75” — возвращая пятицентовик; “$4” — возвращая четверть доллара; “С долларом будет 5” — когда кладете долларовую купюру.
Опытные кассиры никогда не берут деньги покупателя, пока не будет отсчитана сдача, так как покупатели всегда забывают, какой банкнотой они расплатились (в 5, 10 или 20 долларов). Если вы покажете им деньги, то избежите замешательства и недоразумений.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Чеки. Разрабатывая принципы бизнеса, вы должны будете решить, принимать чеки или нет, К примеру, мы в основном имеем дело с местными покупателями, поэтому можем быть достаточно либеральны в этом вопросе и попросить только о том, чтобы на чеках были напечатаны адрес и номер телефона. В таком случае дело может обойтись лишь несколькими неприятными ситуациями, при том, что наши газеты изобилуют ужасными историями. Когда мы решили принимать чеки, то обнаружили, что от 50 до 75% нашей выручки — в чеках.
Начав заниматься бизнесом, мы наслушались столько ужасных историй о поддельных чеках, что побоялись претворить в жизнь свою довольно либеральную политику в отношении чеков. Но по прошествии пятнадцати лет ни разу не столкнулись с подделками. У нас был возврат чеков, но мы смогли получить оплату фактически по каждому из них, хотя иногда и прибегали к помощи своего банка.
Кредитные карточки. Пластиковые карточки мы принимаем в соответствии с правилами нашего банка. Если в магазине нет терминала, большинство банков просят уведомлять их по телефону о переводе больших сумм (выходящих за пределы $50-$150).
Дорожные чеки. Принимая дорожные чеки, мы только следим, чтобы их подписывали в нашем присутствии. В остальном они не отличаются от других чеков.
Сверка ежедневного прихода и результатов продаж
Следующий круг финансовых вопросов, которые вам предстоит решать, касается ежедневных доходов от продажи товара и подготовки банковского депозита. Наряду с наличными, которые вы получаете от продаж, вы должны учитывать все свои выплаты наличными из кассы. Хотя большую часть товаров мы покупаем за чеки, если у нас не оказывается наличности в собственном кошельке, то не получается избежать оплаты какой-нибудь мелочевки из кассы. Каждый наш платеж наличными из кассы ежедневно записывается, а потом вносится в приходно-расходные книги, как и все выписанные чеки.
Учет ежедневных поступлений довольно прост и занимает несколько минут.
Каждый день приходится учитывать следующее:
• поступления наличными;
• поступления чеками;
• поступления кредитными карточками;
• небольшие расходы наличными.
Все это мы сверяем с квитанциями за проданный товар. Для этих квитанций вы можете использовать самые дешевые двойные записные книжки. Начинайте с квитанций, на которых написан ассортимент товаров, их цены, налоги с продаж и итог. Одну копию обычно отдают покупателю, а другую оставляют себе для учета. Если ваш магазин переживает сложные времена, то на копии покупателя можно поставить печать с названием и адресом вашего магазина (в качестве своеобразной рекламы).
В конце дня проще всего начать с пересчета денег в кассе и возврата в нее постоянной суммы для сдачи. Чтобы это сделать, начните с пересчета монет в $ 1, $5, $10 и 25 центов, стремясь к порядку номиналов, который показан в начале этой главы. Лишние мелкие монеты пойдут на ваш банковский счет. Потом подсчитайте одно, пяти и десятидолларовые купюры. Вложите в кассу монеты и купюры на сумму, определенную вами как стартовую для расчета с покупателями в качестве сдачи, например, $100. Не забудьте учесть это в своих расчетах.
Теперь путем сложения вычислите общую сумму, получившуюся в результате подсчетов сумм по квитанциям, наличных (но, как мы уже говорили, не забудьте вычесть из полученного результата вашу сдачу, чеки, кредитные карточки и расходы из кассы). Для этих подсчетов можно воспользоваться таблицей, приведенной в конце этой главы, или составить собственную, удобную именно вам.
3. Имеющиеся в кассе наличные (за вычетом начальной суммы в кассе для сдачи).
4. Общая сумма взятых в течение дня из кассы наличных.
5. Чистая прибыль наличными (пункт 3 + пункт 4).
6. Чеки.
7. Кредитные карточки.
8. Баланс (сумма пунктов 5, 6 и 7 — пункт 2).
9. Общая сумма банковского вклада суммарный депозит (пункты 3, 6 и 7).
Ежедневный учет позволит вам определить размер вашего банковского счета и покажет, не ошиблись ли вы в финансовых вопросах.
Если вы не укладываетесь в баланс и не можете найти ошибку, то предположите, что недостающая сумма была выплачена наличными из кассы, или напишите несуществующий товарный чек на сумму, которая оказалась в кассе лишней. Прежде чем делать вклад в банк, снова подсчитайте итог и проверьте наличие первоначальной суммы в кассе.
Хотя это и нехорошо, но если вы ошиблись только на несколько центов, то можете внести их из своего кармана или взять из кассы, если они лишние. Конечно, это плохо, но ваше время стоит больше, чем поиск 10 или 15 центов. Иногда из-за глупых ошибок в процессе торговли (например, выдачи обеих копий квитанций о продаже покупателю) в ваших расчетах будут обнаруживаться значительные расхождения. Важно ежедневно подводить баланс, чтобы вы всегда могли определить дату любого недоразумения. Это особенно важно, если у вас есть служащие и они работают, но в то же время, что и владелец магазина. Иначе возникнут вопросы и подозрения относительно того, когда возникло недоразумение и кто несет за него ответственность.
Как видите, проводить учет достаточно просто, вам даже не понадобится кассовый аппарат, если только у вас не огромный объем продаж. Постарайтесь не покупать кассовый аппарат, пока не будете уверены, что ваши затраты окупятся благодаря учету и контролю наличности.
Единственное реальное преимущество, которое дает использование кассового аппарата, — это безопасность закрытой кассы. Если вы хотите менять ассортимент ежедневно, вам не обойтись без кассовых чеков, но тогда вам нужен только самый сложный и компьютеризированный кассовый аппарат. В новом бизнесе не стоит использовать свои скудные средства на покупку такого аппарата.
Если вы все же не представляете свой магазин без кассового аппарата, то обратите внимание на модели, которые можно купить меньше чем за $300; они удовлетворят ваши основные запросы. Если у вас будет кассовый аппарат, то вы сможете использовать его ленту для проверки подсчетов, сделанных вручную, и наоборот.
Оплата счетов
Банковский счет у вас в порядке, и приходит время оплатить счета. Иногда лучше заплатить заранее (как правило, за 30 дней), тогда производитель предоставит вам скидку.
Скидка за предварительный платеж обычно определяется в процентном соотношении к накладному платежу, например, 2% за 10 дней. Это означает, что вы можете сэкономить 2% накладного платежа, если заплатите в течение 10 дней. Вам придется решать, стоит ли платить заранее ради экономии или лучше задержать платеж на все 30 дней и получить возможность использовать деньги на более важные нужды.
Как правило, большой экономии не получится, и не все производители предложат вам скидки за предварительную плату. Некоторые из них просят уплатить в течение 10—15 дней, но таких мало. Вы можете, учитывая это, запаздывать с оплатой, предполагая, что в вашем распоряжении 30 дней.
Когда начинаются эти 30 дней? Ради собственной безопасности считайте, что со дня транспортировки. Есть большая разница между днем начала транспортировки и днем доставки, поэтому вы можете настаивать, чтобы отсчет времени шел с момента доставки, тогда это может послужить вам аргументом в ответе на жалобы производителя. Некоторые поставщики, чтобы приблизить ваш платеж, постараются сделать дату вашего заказа более ранней.
Обычно, имея в своем распоряжении 30 дней, вы можете продать часть товара прежде, чем за него заплатите. Это дает вам запас времени и постепенно увеличивает ваш доход. Но бывает, что это не так уж и хорошо, например, если все заказанное приходит одновременно.
Всегда старайтесь обговорить доставку во время заказа. Одни заказы приходят раньше предполагаемого срока, а другие позже. Большинство товаров приходит тогда, когда ваш бизнес переживает упадок и количество наличных денег у вас минимально. Поэтому 30-дневная отсрочка приобретает еще большее значение.
Мы рано поняли и затем уже не сомневались, что очень важно вести четкие записи всех кредитов. В редких случаях мы не оплачивали кредит вовремя обычно это происходило из-за наших ошибок. Под словом “ошибка" я имею в виду то, что мы забывали дату и не учитывали, когда был сделан заказ.
Если вы открываете магазин впервые, то можете использовать простой метод отслеживания счетов, которые должны будете оплатить. Когда приходит заказ или квитанция, то записывайте содержащиеся в ней сведения: имя производителя, сумму, на которую сделан заказ, дату, когда он должен быть оплачен (по крайней мере, от 3 до 7 дней на доставку). Потом на этой бумаге напишите дату, когда вы оплатили счет, и номер чека. Если вы будете просматривать эти записи каждый день, то не забудете, какие заказы остались неоплаченными.
Другой метод — создание системы счетов, которые необходимо оплатить. Вы можете завести специальную тетрадку, для каждого дня месяца выделить лист и прикалывать накладную к листу, соответствующему дню, когда должен быть выписан чек.
По мере роста объема продаж вы можете переложить часть забот по ведению своих финансовых дел на компьютер (программа Quicken). Занесите в компьютер свой заказ, номер квитанции о его уплате и дату этого платежа. Вы сможете в начале каждой недели распечатывать квитанции, которые нужно оплатить в течение этого времени, соответствующим образом настроив программу. Удостоверьтесь, что на каждой квитанции вы указали номер заказа. Это поможет, если продавец поставит под сомнение ваш платеж.
Существует ряд компьютерных программ кроме Quicken, подходящих для расчетов в малом бизнесе, с помощью которых вы можете контролировать ваши счета. Если у вас есть собственный компьютер, и вы умеете с ним обращаться, то можете использовать одну из таких программ. Если нет, то начинайте вести подсчеты сами, а позже, если это оправдает затраты, перейдете к использованию компьютера.
Важно, чтобы ваши счета были в порядке, поэтому не пожалейте времени на то, чтобы решить, какой метод вам подойдет больше всего. Если по какой-либо причине вы задержали платеж, то лучше написать или позвонить производителю и объяснить, какие причины вас побудили это сделать. Большинство из них оценит то, что вы проявили сознательность, объяснив ситуацию, и согласится продолжать с вами работать.
Предостережение: проверьте время доставки товара по каждому заказу, потому что производители тоже делают ошибки. Большинство производителей просит, чтобы вы следили за всеми расхождениями в течение определенного периода времени, в том числе за нехваткой или поломкой доставленного товара, за бухгалтерскими просчетами.
Платежи государству
Кроме оплаты счетов на вашей ответственности еще и платежи государству. Не стоит их игнорировать, прежде всего, для собственного спокойствия: вас могут счесть скрывающим уровень дохода, укрывающимся от налогов с продаж, на социальное обеспечение и медицинское страхование, на престарелых, которые взимаются со служащих, и т.д. Все эти налоги платят не чаще одного раза в месяц или в квартал; стоит про них позабыть, и вам может показаться, что дела идут хорошо, хотя часть денег, которые вы посчитаете прибылью, фактически принадлежат не вам, а государству.
Налогов, как правило, немало. Чтобы платить их вовремя, нужна система напоминаний. Вы должны знать, какие налоги платятся федеральному правительству и правительству штата, а какие — местной власти. Не жалейте времени на то, чтобы создать систему, которая обеспечит их своевременную уплату. Подумайте о том, чтобы завести счет в банке и держать на нем некоторую сумму для уплаты налогов, если в нужное время ваши средства могут иссякнуть.
Мы не открыли счет в банке, стремясь проявить или, по крайней мере, постараться проявить дисциплинированность и всегда иметь необходимую сумму, чтобы при необходимости заплатить налоги. Это оказалось не так уж сложно, но неприятности все же были! Плюсы и минусы помещения ваших денег на счет в банке вы можете узнать из беседы с вашим адвокатом или юридическим консультантом.
Как избежать трудностей с деньгами
В течение первых месяцев в бизнесе и далее вы должны подводить баланс наличности и ежемесячно его обновлять. В нем должны учитываться как доходы с продаж за месяц, так и ежемесячные расходы, в том числе оплата ренты, товаров и налоги. Лучше для этого использовать таблицу, которая наглядно покажет приход и расход. Это даст вам возможность организовать ваш банковский баланс так, чтобы вы всегда смогли оплатить счета.
Бывают периоды, когда вам приходится вкладывать в бизнес больше денег, чтобы ваш баланс оставался положительным. Часто такая ситуация складывается перед пиком сезонных продаж, когда нужно оплатить товар до предполагаемого увеличения объема продаж. Для розничного бизнеса самый сложный период — это сентябрь и октябрь, когда вы должны оплачивать товар, заказанный на рождественский сезон. К середине ноября обычно уровень продаж достаточно высок, чтобы полученная прибыль пополнила ваши денежные запасы, но этого может и не быть. Тогда не обойтись без дополнительных денежных вливаний.
Проблемы с деньгами могут настигнуть вас и тогда, когда нужно будет платить подоходный налог, или после того, как вы потратились на новое оборудование или дорогие товары. Стоит подумать об этом заранее и отложить нужную сумму во время благоприятного периода. Нужно смириться с тем, что большая сумма в банке — это иллюзия, и вам придется с ней расстаться.
Получение прибыли
Когда вы со всеми расплатились и распланировали ваш бизнес так, чтобы баланс оставался положительным, самым интересным становится вопрос, когда же вы получите свои деньги. Если вы получаете от вашего бизнеса больше денег, чем в него вложили, то это называется прибылью.
Не поддавайтесь искушению забрать деньги со счета прямо сейчас, не проанализировав ситуацию, только потому, что у вас большой счет в банке. Не исключено, что вскоре вам придется снова вложить их, так как нужно будет оплачивать расходы за месяц.
Если вы определите средний уровень дохода от своего бизнеса в течение года, то сможете сравнительно безболезненно и довольно регулярно забирать некие суммы (в зависимости от дохода). Не думайте о том, что через год два вам, скорее всего, придется большую часть доходов снова потратить на бизнес, чтобы усовершенствовать инвентарь, докупить необходимое оборудование и арматуру.
Боритесь с искушением брать мелочь из кассы. Это сложно контролировать, и в конце года вы наверняка обнаружите, что взяли больше, чем предполагали, а главное, не знаете, на что ее потратили.
Сокращение налогов с работодателя
Есть несколько способов изъятия части денег из бизнеса, не относя их к доходам. Один способ это оплата работы в бизнесе ваших родных, особенно если они работают где-то еще и платят там все налоги.
Человек, руководящий бизнесом, должен платить подоходный налог. Оплата работы супруга или другого родственника вычитается из чистого дохода, то есть вы уменьшаете размер подоходного налога. Вы можете возразить, что член семьи, получающий деньги в вашем бизнесе, должен платить с них налог на социальное обеспечение. Но если он работает еще где-то и платит максимальную сумму налога там, то платить еще и с заработка в вашем бизнесе будет неверным.
Конечно, нельзя платить супругу изрядные суммы только для того, чтобы уклоняться от налогов. Существуют службы, отслеживающие соответствие реального бизнеса выплачиваемым налогам. Более подробную информацию об этом вы можете получить у адвоката или в литературе о налогах в малом бизнесе.
Вы также можете оплачивать работу в магазине ваших детей, исходя из среднего уровня зарплат. Это позволит вам сэкономить, выведя из налогооблагаемых денег определенную сумму, которую вы все равно выдали бы отпрыскам на карманные расходы. Но это, действительно, должна быть оплата работы, иначе у вас будут сложности.
Другая возможность — создание упрощенного пенсионного фонда для служащих, в соответствии с которым вы будете платить процент от выручки в налоговый отдел. Это сделать довольно просто, но выплаты за служащих должны производиться в том же процентном соотношении, что и за хозяина. Если у вас нет служащих или вы платите им немного, то можно сэкономить на налогах, так как вы регулярно будете отчислять средства в пенсионный фонд.
Узнайте у вашего адвоката, как создать пенсионный фонд. Более подробно об этих и других возможностях экономии на налогах можно узнать из специальной литературы.
Того, что сказано в этой статье, уже достаточно, чтобы понять, как можно контролировать наличность, оплату счетов и другие платежи. Одним из решающих факторов в этом является ваша дисциплинированность, так как от нее во многом зависят ваши доход и кредитоспособность, а также способность избежать неприятностей с государством. Итак, будьте организованны, тщательно планируйте ваши действия и оплачивайте счета вовремя.
Ежедневная таблица расчетов (пояснения).
Сделайте копии с таблицы, предлагаемой в конце главы, чтобы ее можно было использовать в течение года.
Одна строчка отводится на один день вашей работы. В пункт 2 впишите общий объем продаж. В пункт 3 сумму наличных денег, которая осталась в кассе после того, как вы вычли сумму, положенную в кассу для сдачи.
В пункте 4 сложите все расходы или платежи, которые вы произвели из кассы. Как правило, это различные небольшие выплаты, например, оплата уборки помещения, канцелярских товаров и т.д.
Сложите пункты 3 и 4, чтобы получить итоговую сумму наличных денег. Прибавьте к ней все полученные чеки и платежи кредитками, сделанные за этот день.
Сложите пункты 5, 6 и 7 и вычтите пункт 2. В результате должен получиться 0. Отрицательный результат свидетельствует о дефиците бюджета, а положительный — о профиците. Если дефицит или профицит высоки, то подсчитайте наличность и пересчитайте все снова.
Сложите пункты 3, 6, и 7. Эта сумма должна быть равна вашему банковскому вкладу. Если кредитные карточки обрабатываются электронным терминалом, то только суммы из пунктов 3 и 6 попадут на ваш банковский счет.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
