Как оптимизировать транспортные расходы малым и средним предприятиям в 2022 году в России в условиях расширения политических санкций к российской экономике

Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором

Трудно найти бизнес, который может обойтись без перевозки предметов и продуктов своей деятельности.

 В условиях санкций против России и высокой степени неопределенности повышается себестоимость перевозок. По итогам 2022 г. в транспортно-логистических компаниях прогнозируют рост себестоимости перевозки на 32%.

Чтобы избежать убытков и необходимости существенно повысить цены на свою продукцию для клиентов, компаниям придется серьезно заняться оптимизацией своих расходов на транспортировку и логистику. Возможные пути оптимизации рассмотрены нами в статье.

Как оптимизировать транспортные расходы

Опыт различных компаний показывает, что на долю затрат на транспортировку может приходиться до 40% общих издержек предприятия. В связи с этим даже небольшие улучшения в этой области могут значительно повысить прибыльность.

Почти каждая компания имеет резервы оптимизации транспортных расходов. Оптимизировать транспортные расходы можно, например, путем увеличения загрузки каждой единицы транспортных средств.

В первую очередь следует провести детальную инвентаризацию транспортных расходов.

Оптимизация транспортных расходов должна начинаться с анализа текущей ситуации:

- способа перемещения грузов;

- типа и моделей транспортных средств;

- посредников;

- схемы расположения складов.

В целях анализа все расходы делятся на три группы – важные, допустимые и ненужные. Рассчитывается доля издержек каждой из этих групп в общем объеме расходов и в объеме расходов с учетом превышения плана.

Анализ необходимо проводить по каждому каналу поставки, принимая во внимание все значимые факторы.

Проводить работу по уменьшению транспортных расходов можно разными способами

• Собственными силами компании. Руководители отделов, отвечающих за определенные статьи расходов, объединяются в рабочую группу, которая должна провести анализ показателей, разработать действенные результативные меры по оптимизации затрат, составить план их реализации, осуществлять контроль за его выполнением и оценивать результаты.
• Найти и нанять опытного специалиста, который будет управлять процессом оптимизации транспортных расходов.

• Проконсультироваться с профессиональными экспертами, которые разработают план действий на базе собственного опыта и поставленных задач.

Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году

При любом варианте главная роль в управлении транспортными расходами принадлежит руководителю компании, который должен быть заинтересован в достижении наивысшего результата.

Процесс оптимизации транспортных расходов не может быть разовым и должен носить систематический характер. Обязательной составляющей этого процесса, без которой нельзя обойтись, является контроль за достижением целей.

К основным статьям расходов на транспорт относятся расходы на топливо, ремонт и техническое обслуживание, мойку, оплату страховки, транспортного налога и штрафов. Если транспорт принадлежит компании к этому перечню добавляется оплата труда водителей и ремонтников и расходы на подрядчиков. К транспортным расходам относятся также затраты на погрузку и разгрузку, проезд по платным автодорогам.

Для оптимизации затрат необходимо рассмотреть целесообразность перевода транспорта на аутсорсинг с переносом на подрядчика всех расходов по уплате налогов и штрафов и на ремонт. Иногда лучше передать подрядчику только часть функций – например, легковой транспорт.

Для уменьшения затрат на топливо следует оценить возможность перехода с бензина на более дешевый газ, который, кроме того, не получится сливать. Необходимо оценить затраты на переоборудование автомобилей на газ и убедиться в доступности заправочных газовых станций по маршрутам.

Для уменьшения расходов на персонал можно рассмотреть вариант аренды автомобилей с водителями, периодической аренды водителей, передачи обязанностей водителей работникам, не связанным с транспортом.

Также можно переобучить часть водителей, чтобы они могли управлять несколькими видам транспорта и сократить их общую численность.

К путям оптимизации транспортных расходов относится выбор более экономичных видов транспорта. Этот вариант не подойдет компаниям с двумя – тремя автомобилями, т.к. затраты на продажу старых и покупку новых машин, учет налогов, переустановку системы трекинга скорее всего не окупятся.

Для снижения транспортных расходов нужно усилить контроль за техническим обслуживанием автомобилей. Автомехаников необходимо обязать сдавать замененные детали, чтобы предотвратить подмену фактически проведенного ремонта простым вписыванием его в счет. Впоследствии эти детали можно сдать на металлолом.

При заключении рамочного договора со станцией технического обслуживания необходимо прописать в нем гарантийные обязательства и поручить бухгалтерии их отслеживать. При наличии у компании своего механика нужно обязать его присутствовать во время проведения ремонта на СТО. Когда механика нет, можно привлечь стороннего эксперта. Связанные с этим дополнительные расходы обычно окупаются.

Можно попробовать самостоятельно закупать запчасти и доставлять их на СТО или заключить договор на поставку по ценам ниже розничных.

В целях экономии можно рассмотреть возможность отказа от КАСКО. Необходимо посмотреть за последний год сколько раз и для чего она использовалась, сравнить со стоимостью аналогичного ремонта по рыночным ценам. При намерении оформить страховку следует рассмотреть предложения трех – четырех страховых компаний и выбрать лучшее.

Простаивающий транспорт компании можно сдать в аренду. Это имеет смысл сделать, если коэффициент использования транспорта составляет менее 60%.

Для уменьшения затрат на горюче-смазочные материалы следует выбрать наилучшего поставщика и заключить договор на безналичную покупку по транспортным картам. Это позволит сократить расходы на величину НДС и сэкономить за счет низкой цены.

В компании должно быть разработано и введено положение об использовании топливных карт - когда можно заправляться за наличные, например, в командировке; какие нормы расхода на зимний и летний периоды; как оформлять путевые листы; какой штраф последует за нарушение приказа.

Надо усилить контроль поездок по путевым листам, ежедневно сверять показания спидометров с остатками топлива в баках, при наличии в парке более десяти машин внедрить электронные средства контроля топлива.

Для экономии средств на ремонт и обслуживание автотранспорта нужно запретить проводить ремонт за наличный расчет, чтобы подотчетные лица не могли завышать стоимость услуг.

Ремонтировать машины нужно в одном техническом центре, который необходимо выбрать на конкурсной основе с учетом условий оплаты, скидок, цен на запчасти и ремонт.

Оптимизировать расходы поможет внутренний регламент компании по использованию служебного транспорта. В нем должны быть указаны сотрудники, имеющие на это право. Документ должен содержать правила эксплуатации и обслуживания автотранспорта, согласования стоимости ремонтов.

Надо составить график техосмотров и плановых работ, прописать периодичность и лимит расходов на мойки, чистки салона, оплату стоянки и пр.

Сотрудников необходимо обязать сдавать детальную отчетность по всем транспортировкам.

Основными факторами неэффективности затрат на

транспортировку являются недостаточная загрузка транспортных средств и низкий уровень рентабельности рейса доставки.

Тест "На сколько вы активны" Тест "Подходит ли Вам ваше место работы" Тест "На сколько важны деньги в Вашей жизни" Тест "Есть ли у вас задатки лидера" Тест "Способны ли Вы решать проблемы"

Тест "Для начинающего миллионера" Тест который вас удивит Семейный тест "Какие вы родители" Тест "Определяем свой творческий потенциал" Психологический тест "Вы терпеливый человек?"

Для того, чтобы определить, требуется ли оптимизировать и контролировать транспортные расходы предприятия, необходимо проанализировать по учетным данным прошлого периода ряд показателей:

- число и номинальную грузоподъемность транспортных единиц предприятия;

- число рейсов по доставке товара покупателям в разрезе однотипных транспортных единиц;

- номинальный и фактический объем доставленных покупателям грузов по каждой группе транспорта;

- валовой доход по доставке товара покупателям в разрезе групп транспорта;

- транспортные расходы по доставке товара покупателям в разрезе групп транспорта.

По этим показателям следует рассчитать фактическую загруженность транспорта в процентах по всем группам, а также процентное отношение транспортных затрат по доставке товара покупателям к величине валового дохода.

Важное значение имеет предварительный контроль эффективности поставки, который лучше всего осуществлять с помощью специально разработанной модели.

По каждой собранной поставке в модель вносятся стоимость товара и валовой доход.

Также вносятся следующие показатели:

– грузоподъемность транспортного средства в фактическом весе поставки;

– норма расхода бензина для автомобиля поставки и плановый пробег автомобиля до склада покупателя и обратно;

–заработная плата и командировочные водителя в составе транспортных расходов.

Модель автоматически рассчитает остальные транспортные расходы, рентабельность поставки и степень загруженности автомобиля.

На основе сопоставления результатов по рентабельности и загруженности с установленными на предприятии нормами модель выдаст информацию о возможности или невозможности отправить автомобиль к покупателю.

Если модель указывает на невозможность отправления хотя бы по одному из двух вышеназванных параметров, нужно сообщить коммерческому отделу, что требуется переформировать поставку товара для данного автомобиля.

По результатам расчетов могут быть выполнены следующие действия:

- загрузку данного автомобиля в этот день дополнить товаром для другого покупателя, находящегося на одном маршруте с первым;

- провести переговоры с покупателем об отправлении товара в другой день, чтобы максимально использовать номинальную грузоподъемность указанного автомобиля

Для достижения наивысшей экономической эффективности транспортных расходов должен вестись постоянный контроль за рентабельностью доставки товара покупателям.

Оптимизация затрат на логистику

В составе логистических расходов выделяются следующие основные статьи: выпуск или закупки товара, хранение товара, затраты на персонал, затраты на бизнес – процессы.

Те расходы, управлять которыми не имеет смысла, просто фиксируются, и определяется их доля в общем объеме. Все остальные расходы можно и необходимо оптимизировать.

Назовем конкретные возможные способы уменьшения затрат на логистику.

На долю складских расходов приходится свыше половины всех расходов на логистику.

Что можно сделать:

- добиться согласованности действий всех входящих в логистическую цепочку участников;

- повысить надежность поставок;

- более рационально распределить запасы.

При хранении товара на собственном или арендованном складе оптимизировать логистические затраты можно следующим образом:

- уменьшить складские запасы, не переходя границы разумного. Необходимо найти такой размер запасов, при котором не образуется ни переизбыток, ни недостаток товаров.

Потребуется произвести несколько аналитических и расчетных операций:

- оценить, насколько качественно обрабатываются заявки покупателей;

- сравнить запланированные запасы с фактическими;

- провести анализ складских показателей – полноты использования полезного пространства, величины простоев, оборачиваемости, сбоев в системе отгрузки, удельного веса возвратов;

- дать оценку затрат на содержание запасов по отдельным категориям.

Исходя из результатов анализа нужно рассчитать допустимую величину уменьшения запасов.

Резервы оптимизации затрат можно мобилизовать за счет лучшей организации складского хозяйства.

Необходимо правильно поделить склад на зоны и грамотно разместить на площади склада запасы с учетом требований к хранению продукции. Товар следует складировать плотно и компактно. При этом не должны возникать неудобства для сотрудников и нарушаться технологические процессы.

К способам оптимизации складского пространства относятся следующие:

- деление помещения на зоны хранения, приемки, сортировки и комплектации;

- распределение зон хранения;

- сортировка товаров на полках исходя из величины трудовых затрат и типа применяемой техники;

- полное использование полезного объема площади;

- выбор оптимальных стеллажей и оборудования, увеличение плотности хранения за счет вертикального пространства с оставлением оптимальной ширины прохода для работников и техники;

- внедрение программного обеспечения для автоматизации склада.

Повышение плотности хранения не должно уменьшать скорость работы с грузом.

Необходимо обеспечить правильную комплектацию. На собственном или арендованном складе упаковка заказов должна быть не хаотичной, а группами. Для оптимизации процесса создаются сценарии упаковки, учитывающие массу, габариты и хрупкость товара.

Группировка дает возможность сократить число перемещений по складу, уменьшить риск ошибок и увеличить скорость обработки заказов, что ведет к значительной экономии ресурсов.

Издержки на логистику увеличиваются из-за возвратов товара. Чтобы уменьшить число возвратов необходимо:

- давать максимально полную и объективную информацию о характеристиках товара;

- показывать товар на качественных фотографиях и в видеороликах;

- поддерживать связи с клиентами, устраивать опросы, отвечать на комментарии;

- усилить контроль в ходе сбора заказа с целью недопущения отправки клиенту неисправного товара, товара с браком, не того товара, который был заказан.

Следует рассмотреть возможности сокращения расходов на закупки за счет:

- анализа и сегментирования поставщиков и выбора наиболее выгодных предложений;

- нахождения баз и складов, расположенных на более близком расстоянии, чтобы уменьшить транспортные расходы;

- детализации бюджета на закупку с выделением отдельных категорий (ассортимент, поставщики, каналы продаж);

- снижения закупочных цен посредством переговоров с поставщиками о скидках;

- централизации закупок;

- снижения расходов на топливо путем подбора оптимального типа транспортных средств для перевозок, упрощения маршрутов доставки, установления оптимальных лимитов по использованию топлива.

Важной статьей расходов является заработная плата. Необходимо посмотреть, нельзя ли сократить ненужные и неэффективные должности.

В целях повышения производительности каждому отделу следует установить наиболее объективные показатели эффективности и разработать правильную систему мотивации.

Одним из наиболее результативных способов уменьшения расходов на логистику является автоматизация рутинных процессов.

Основной принцип оптимизации логистических затрат - комплексность. Это значит, что надо рассматривать затраты по всем направлениям – по закупке и поддержанию запасов, транспортировке, хранению, обработке грузов и т.д. При исключении из расчетов любой из составляющих можно получить экономию на нескольких направлениях и перерасход на неучтенном направлении, который превысит всю полученную экономию.

Не рекомендуется пользоваться услугами единственного перевозчика, поскольку это повышает риск операционной деятельности компании. При выборе перевозчика необходимо проводить их сравнение по ряду характеристик:

- качеству услуг;

- размерам потерь;

- политике ценообразования;

- скорости доставки;

- соблюдению сроков доставки;

- надежности;

- слежению за грузом.

Выход на транспортный рынок новых участников, которые на начальном этапе предлагают не высокие цены и лучшие условия, позволяет экономить на транспортных расходах.

Для проведения изменений ответственными за логистику сотрудниками должна быть разработана «дорожная карта», которую необходимо согласовать с руководством и финансовым отделом.

Е. Г. Павлова

Назад | | Вверх