Куда уходят деньги в бизнесе и как ими правильно управлять?
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Успешность любого бизнеса в огромной степени зависит от умения предпринимателя грамотно управлять деньгам. В кризисных ситуациях это умение приобретает ключевое значение.
В статье рассмотрим, как правильно управлять деньгами в компаниях малого и среднего бизнеса в условиях пандемии коронавирусной инфекции.
На каких расходах бизнесу надо экономить
Опираясь на собственный опыт, добившиеся успеха бизнесмены показывают, на чем нужно экономить, а на чем делать этого не стоит.
В относительно крупных компаниях самой большой статьей расходов обычно бывает заработная плата. Заметных изменений на протяжении года по этой статье чаще всего не отмечается, за исключением отдельных не частых случаев периодической выплаты премий работникам за особенно большие проекты.
Зато прилично сэкономить можно на обслуживании бизнеса, включающем юридическую поддержку, ведение бухгалтерского учета, приобретение лицензионного программного обеспечения и другие технические услуги. Один из возможных способов экономии – передача специалисту на аутсорсинг тех услуг, которые требуются не чаще одного раза в месяц.
При необходимости можно сократить расходы на хозяйственные нужды – арендную плату за офис, оплату услуг связи, коммунальные платежи. Конечно, совсем отказаться от данных расходов невозможно.
С ростом бизнеса увеличиваются расходы на развитие компании – расширение площадей, оборудование новых рабочих мест, повышение квалификации работников. Отказываться от таких расходов никак нельзя, т.к. это равноценно отказу от дополнительной прибыли, получаемой от увеличения продаж.
Имеющей важное значение для любого бизнеса статьей расходов является продвижение. До потенциальных клиентов необходимо довести информацию о существовании компании и объяснить, почему им лучше выбрать именно ее товары и услуги. Расходы на рекламу требуют трезвого и рационального подхода. Сильно сокращать их не имеет смысла, т.к. если рекламы будет слишком мало, то и клиентов тоже будет совсем немного, а, следовательно, и денежных поступлений.
В условиях кризисной ситуации для бизнеса важно освободиться от избыточных мощностей или сразу их не создавать.
Получить экономию позволяет налоговая оптимизация. Чтобы в рамках закона меньше денег отдавать в бюджет, необходимо выбрать наиболее выгодную систему налогообложения и варианты трудоустройства сотрудников.
Как предпринимателю правильно экономить
Необходимо так сокращать расходы, чтобы при этом сохранялась эффективность бизнеса. Освобождаться надо от всех затрат, которые не приносят пользы.
Сначала нужно определить те расходы, без которых бизнес будет не в состоянии работать дальше. Все остальные расходы можно урезать. Например, можно смело отказаться от частых поездок за счет компании, которые не приносят заметной пользы, от больших представительских расходов. Все это не создает никакой выгоды.
Предприниматель должен всегда быть хорошо осведомлен о расходах компании. Для этого надо организовать движение денежных средств таким образом, чтобы за ним было удобно следить. Сделать это позволяет банковская карта, привязанная к расчетному счету компании (бизнес-карта).
Бизнес-карта дает предпринимателю возможность воспользоваться кешбэком от банка, где открыт расчетный счет, и бонусами от выпустившей бизнес-карту платежной системы. Даже знакомое многим вознаграждение за оплату с помощью карты за год может принести бизнесу неплохие деньги.
Нередко собственники небольших компаний не делают разделения денег на личные средства и средства бизнеса, не занимаются планированием бюджета, не проводят оценку рисков. Это серьезная ошибка.
Когда владелец бизнеса тратит на личные нужды деньги, поступившие от клиентов, или производит оплату своих частных покупок бизнес – картой, то деньги теряются, и кажется, что их вообще не было. То есть бизнес работает, но денег не приносит.
Нужно обязательно разделить денежные потоки на движение личных денег и денег бизнеса. Себе следует установить заработную плату за управление и определить даты, когда ее забирать. В результате сократится количество транзакций, учет станет понятным, а денежный поток – прогнозируемым.
Оплата собственных нужд предпринимателя должна производиться с личной банковской карты.
Прежде чем будет рассчитан финансовый результат, нельзя забирать дивиденды. До осуществления выплаты дивидендов нужно обязательно посмотреть, имеется ли прибыль и достаточно ли денег на текущие потребности бизнеса.
Наличные деньги лучше регулярно инкассировать на расчетный счет. Безналичные расчеты контролируются более просто.
Нельзя отказываться от финансового планирования ни на старте компании, ни на стадии ее роста и развития.
Удобнее всего планировать выплаты и поступления на три – пять недель вперед. Надо составить календарь платежей, которого следует строго придерживаться. Это позволит спрогнозировать кассовый разрыв, когда предпринимателю требуется осуществить срочные платежи, а деньги для этого отсутствуют. Если о проблеме будет известно заблаговременно, станет возможно ее не допустить.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В платежах и делах появляется хаос, если компания платит своим поставщикам досрочно, а от клиентов получает платежи с опозданием. Чтобы не возникли проблемы, надо сформировать резервный фонд на несколько месяцев.
Когда денег на создание резерва нет, эксперты советуют открыть овердрафт, при условии, что у бизнеса все хорошо. Овердрафт позволяет брать деньги только на тот период, когда они необходимы.
Хотя ситуация на рынке постоянно изменяется, все равно надо составлять планы. При планировании должны прорабатываться три сценария – оптимистический, пессимистический и реалистический.
Ежемесячно фактические итоги нужно сопоставлять с планом, пересматривать отчеты и подробно их анализировать.
По результатам анализа принимается решение в одном из трех вариантов:
Бизнес часто имеет несколько проектов и направлений деятельности. Они не одинаковы по доходности, затратам времени и средств, организации работ и т.д. От разных проектов и направлений деньги нередко поступают одним платежом, из-за чего, если проектов и направлений десять и более, бывает сложно заметить, что какие-то из них не только не дают прибыли, но и образуют долги. В целях предотвращения образования убытков, эксперты советуют вести учет доходов и расходов по каждому проекту и направлению, в разрезе отдельных клиентов.
Также рекомендуется учитывать затраты времени на отдельные проекты. Это позволит увидеть, когда за то время, пока реализуется один высокодоходный проект, можно было осуществить вдвое большее число менее доходных проектов.
Как предотвратить нехватку денег
Во многих случаях договоры компаний составлены так, что дают клиентам право платить с длительной отсрочкой. При этом денег у предпринимателя не будет, а платить сотрудникам и подрядчикам за выполненную работу надо. А может быть и так, что клиент совсем не платит, а компания продолжает отгружать ему новые товары и выставлять новые счета. И все это проходит мимо внимания предпринимателя.
Чтобы не допускать подобного, необходимо вести строгий учет того, какие клиенты и сколько должны и когда наступает окончательный срок оплаты. Об оплате следует напоминать клиентам многократно, а не только в предпоследний день истечения срока.
В договорах лучше предусматривать предоплату мелкими платежами. Многим клиентам сложно уплатить сразу всю сумму, а по частям им платить легче. У компании же на счете всегда будет некоторая сумма денег.
Также следует установить ответственность сотрудников за дебиторскую задолженность. Например, можно не выплачивать менеджерам их процент от продажи до тех пор, пока они не вынудят клиентов заплатить.
При поступлении предоплаты от клиентов предприниматели могут израсходовать эти деньги на текущие потребности. Если потом клиент вдруг откажется от проекта либо из-за неудовлетворенности качеством потребует возвратить деньги, то их придется изымать из других проектов. В результате проблема еще более обострится, и в какой-то момент станет понятно, что в компании недостаточно денег для выплаты заработной платы работникам или покупки материалов.
Включать деньги в доходы бизнеса можно только после подписания клиентом акта о приемке работы. Для предотвращения ввода предоплаты в финансовый поток компании можно вносить ее в специальный фонд.
Откуда можно получить деньги
Нередко у руководителей компании нет информации о том, какие товары хранятся на складе, по какой цене их закупали и за какую цену можно реализовать. Неучтенные товары могут находиться на складе по нескольку лет из-за того, что о них элементарно забыли.
В некоторых случаях закупку товаров поручают некомпетентным сотрудникам, которые покупают их в то время, когда на них повысилась цена или в них еще нет необходимости.
Чтобы точно знать стоимость лежащих на складе товаров, деньги от их закупки должны учитываться не в расходах, а в активах. Надо регулярно делать инвентаризацию и следить за тем, сколько находится на складе товаров и как долго они там хранятся. По результатам инвентаризации определяется, по какой причине какой-либо товар залежался и как с ним следует поступить.
Для высвобождения замороженных в залежавшемся товаре денег надо провести с этим товаром акцию или распродажу.
Бывает, что предприниматели не следят отдельно за небольшими расходами, например, на приобретение канцелярских товаров, кофе для сотрудников, компьютерных программ и т.п. В результате компания может переплачивать за товары, услуги и сервисы. Например, затрачивать значительные суммы денег на программное обеспечение, которое совсем мало используется.
Все расходы должны записываться отдельно по всем категориям, включая покупку мелких канцелярских товаров, подписок на сервисы, оплату банковских комиссий и т.д. По каждой категории должна проводиться оценка израсходованной суммы денег, чтобы выяснить, не тратится ли излишне много.
Для экономии денег стоит ознакомиться с условиями, предлагаемыми существующими и другими поставщиками. Возможно, они согласны на предоставление скидки или других выгодных условий.
Нужно следить за тем, чтобы деньги не тратились на ненужные приложения и сервисы.
Свободные деньги лучше поместить на депозит, чтобы они не теряли своей ценности из-за инфляции. В частности, на депозит можно положить финансовую подушку безопасности или постоянную сумму кассового остатка.
Если в компании нет правильного учета доходов и расходов, то и при успешном развитии компании, росте числа клиентов и оборотов доходы от бизнеса могут уйти в минус.
Предпринимателю необходимо правильно считать доходы и расходы. На практике доходы и расходы нередко отождествляются с поступлением и выбытием денежных средств. Тогда предоплата от клиентов считается доходом, а оплата товаров или услуг – расходом.
Однако предоплата – это неотработанные деньги, которые клиент может потребовать возвратить, а оплаченные услуги могут оказываться на протяжении ряда последующих месяцев.
Правильный учет означает, что в расчеты включены все расходы. Нередко предприниматели всех расходов не учитывают. Причины этого разные. Некоторые расходы просто не замечаются. Например, собственник бизнеса не выплачивает себе заработную плату, хотя может работать на компанию. Либо не принимаются во внимание расходы на обед, организованный в целях встречи с клиентом.
Какие-то расходы слишком невелики и не учитываются потому, что представляются несущественными. Допустим, расходы на покупку пачек чая для сотрудников на сумму в 10 тысяч рублей в месяц оцениваются как слишком незначительные. Но если подсчитать все мелкие расходы и умножить на 12 месяцев, получится приличная сумма.
О каких-то расходах просто забывают, поскольку из-за нехватки времени их не успели записать.
Денежные доходы и расходы бизнеса в пандемию
Во время пандемии коронавируса многим компаниям пришлось сократить свои расходы. Согласно результатам исследования, которое провели Райффайзенбанк и агентство B2B International, 51 % крупных и средних компаний России вынуждены были для преодоления негативного влияния пандемии коронавируса снизить свои расходы.
Опросы показывают, что чаще всего предприниматели урезают заработную плату себе, расходы на аренду офиса и покупку материалов. Многие также смогли сократить расходы на услуги банков и обслуживание кредитов.
Опрос компаний, проведенный в октябре hh.ru, выявил, что предприниматели экономили на таких статьях расходов на персонал, как корпоративные мероприятия (в 87% компаниях), компенсации и льготы (48%), оценка, обучение и развитие персонала (48%), фонд оплаты труда (35%), подбор персонала (29%), внутренние коммуникации (29%), адаптация персонала (23%). И только в 6% компаний ни одна из статей HR-бюджета не была сокращена.
Эксперты рекомендуют оптимизировать расходы аккуратно, чтобы не сократить их до такого уровня, при котором компания не сможет нормально работать и обанкротится.
Директор Umbrella Group А. Климов отмечает, что в условиях экономического кризиса, связанного с пандемией, компаниям необходимо сохранять расходы стратегического характера – на увеличение продаж, привлечение новых клиентов, получение прибыли. Возможно, в кризис нецелесообразны долгосрочные инвестиции, и вкладывать деньги стоит в то, что в ближайшей перспективе увеличит доход бизнеса. Нельзя урезать расходы на продвижение, т.к. это вызовет еще больший спад, поскольку станет меньше клиентов.
В то же время очень актуально уменьшение затрат на аренду офиса, т.к. многие сотрудники работают в удаленном режиме.
В условиях негативного влияния на бизнес пандемии надо договариваться с поставщиками о скидках. Они с большой вероятностью могут согласиться, т.к. не захотят потерять клиента во время кризиса.
В кризисной ситуации надо увязывать должностные оклады сотрудников с доходами компании.
В период пандемии предпринимателям выгодно поддерживать дистанционный режим работы для сотрудников офиса. Это позволяет экономить на офисных расходах, расходах на телефонную и прочую связь, заработной плате работников, которые трудятся неполный день.
Сэкономить на заработной плате можно за счет введения четырехдневной недели. Заработная плата в этом случае выплачивается пропорционально отработанному времени. Сокращенная неделя позволяет не увольнять сотрудников.
Каждая компания в пандемию ищет свои пути оптимизации расходов. При этом часто решения принимаются на высшем уровне управления, где набор используемых данных ограничен.
Эксперты советуют при проведении оптимизации ориентироваться на данные сотрудников, самого ценного источника информации.
Предоставленная работникам возможность участвовать в сборе данных и формировании рекомендаций позволяет не только значительно уменьшить расходы, но и достигнуть целей в более короткие сроки благодаря поддержке со стороны менеджеров среднего уровня и рядовых сотрудников.
Новое введение нерабочих дней и ограничений из-за пандемии дают основание предполагать, что бизнес еще долго будет работать в двух режимах – нормальном, привычном и с ограничениями. Чтобы это учесть, на 2022 г. имеет смысл разрабатывать два прогнозных бюджета – рабочий и антикризисный.
Предпринимателям в условиях пандемии необходимо провести аудит всех расходов. Есть несколько направлений расходов, которые ежемесячно незаметны, а в результате могут вызвать существенные проблемы. Чтобы не возник кассовый разрыв, требуется постоянно контролировать все расходы до копейки.
Тем, кто не занимался финансовым учетом, сейчас надо его ввести. Это можно делать без специальных программ, с помощью обычной Excel.
В расходы должны включаться даже незначительные затраты на обеды, проезд и т.д. К примеру, CEO Jetlend Р. Хорошев утверждает, что его компания экономит ежемесячно 15 тысяч рублей за счет отказа от необязательных СМС-рассылок клиентам и сокращения текста в обязательных рассылках.
В целях сокращения расходов в условиях пандемии компании часто приостанавливают второстепенные для работы бизнеса закупки – программного обеспечения, офисной оргтехники, дополнительного оборудования на склад и т.п.
Компаниям можно уменьшить расходы за счет снижения средней заработной платы, если набирать новых сотрудников не в центральный офис, а на удаленную работу из регионов.
Собственникам и руководителям небольших компаний можно обсудить с работниками возможность переезда в область, где более низкая стоимость жизни (при условии оказания им в первое время помощи в поиске и оплате съемного жилья).
Для проведения оптимизации расходов специалисты дают следующие советы:
- сокращать основные и обязательные расходы, следуя от тех, которые больше, к тем которые меньше – например, сначала пытаться уменьшить арендную плату в несколько сотен тысяч рублей, а потом расходы на канцелярские товары или заработную плату уборщицы;
- на самых важных для устойчивой прибыльной работы бизнеса расходах не экономить – например, на оплате самых опытных работников или аренде торговых площадей в местах с наибольшим потоком потенциальных покупателей;
- при сокращении расходов в текущее время принимать во внимание то, в какой степени эти расходы будут нужны в будущем.
Существенно сэкономить компаниям позволяет оптимизация текущих расходов. Например, можно увеличить интервал замены форменной одежды работников, изменить условия выплаты вознаграждений и премиальной части заработной платы руководящего состава компании, ввести для работников небольшую плату за бесплатное питание.
В условиях сложной эпидемической ситуации бизнесу лучше как можно более аккуратно пользоваться кредитами. Занимать деньги можно только на такие цели, которые имеют минимальный риск убытков.
Важное направление экономии – оптимизация перечня поставщиков для уменьшения затрат денег и времени на доставку. Во время кризиса выгоднее сотрудничать с местными контрагентами. Во-первых, это ускоряет и удешевляет доставку, повышает эффективность работы компании. Во – вторых, снижается риск убытков от локдауна, поскольку, чем дальше от компании располагается поставщик, тем больше вероятность введения по пути доставки различных ограничений. В-третьих, растет лояльность местных потребителей, т.к. в последнее время локальная продукция стала повсеместно пользоваться повышенным спросом.
При введении ставшей в пандемию чрезвычайно актуальной услуги доставки можно в целях оптимизации персонала вместо найма курьеров или заключения договора со сторонними доставщиками перепрофилировать на выполнение этой работы некоторых собственных сотрудников.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
