Порядок в своем малом бизнесе – как его правильно навести и поддерживать в условиях кризиса 2022 года
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Осознание необходимости навести порядок в своем бизнесе приходит тогда, когда что-либо предпринимателю не нравится – маленькая прибыль, большие затраты собственного времени на бизнес, сбои в работе во время его отсутствия, большая зависимость от нескольких ключевых сотрудников.
О том, как в современных условиях наводить и поддерживать в своем бизнесе порядок можно узнать из нашей статьи.
Как начать переход к порядку в компании
Предприниматель знает или предполагает, что есть похожие бизнесы, которые обеспечивают их собственникам хорошую прибыль, не причиняя дополнительной головной боли. Это значит, что есть возможность изменить свой бизнес в лучшую сторону.
В таком случае предпринимателю важно признать, что он еще не все знает и умеет и должен учиться чему-либо, чтобы добиться перемен в своем бизнесе, ответственность за существующее и будущее состояние которого целиком лежит на нем.
Важно также подумать, хватит ли времени, воли и средств для осуществления задуманного.
В развитии бизнеса существуют отдельные стадии. По мнению некоторых экспертов, большая часть отечественных компаний малого и среднего бизнеса находится в стадии спонтанного развития, для которой характерно отсутствие четко установленного порядка. Прибыль такого бизнеса невелика, он или совсем не растет или растет непродолжительное время, вновь затем сжимаясь. На него предприниматель затрачивает огромное количество времени и сил. Характерны высокие риски в связи с тем, что используется не оптимальная и не прописанная технология, известная только собственникам и нескольким ведущим сотрудникам. Нередко и база клиентов является их достоянием, а не компании. Все остальные сотрудники работают интуитивно, качество работы не высокое и не устойчивое, сроки выполнения работ продолжительные и часто переносятся. Между работниками низкий уровень взаимозаменяемости. Давно работающие сотрудники нередко считают себя «звездами», не выполняют требования, шантажируя руководителей своей незаменимостью. Клиенты не довольны.
В такой ситуации необходим переход на уровень системы. Начинать специалисты рекомендуют с формулирования требований к бизнесу и четкого разделения предпринимателем двух своих ролей – архитектора, проектирующего и оптимизирующего бизнес, и оперативного управляющего, решающего текущие задачи, а на практике постоянно устраняющего возникающие то там, то здесь проблемы, образующиеся из-за отсутствия системы или многочисленных перекосов в ней.
Владелец бизнеса, который основную часть времени работает в своем бизнесе над устранением проблем в ручном режиме управления, идет в никуда.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Порядок нельзя навести раз и навсегда, его наведением требуется заниматься регулярно, совершенствуя свое управление с учетом старающейся его ухудшить внешней среды.
Начинать перемены специалисты рекомендуют с документирования существующих бизнес процессов. На это при средних размерах бизнеса с численностью работающих не более 50 человек может уйти от одного до двух лет даже с привлечением консультанта.
Есть разные классификации бизнес процессов. Можно остановиться на следующей:
А. Бизнес-процессы развития и совершенствования
Стратегическое управление;
Развитие технологий.
Б. Бизнес-процессы ведения основной деятельности
Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия;
Производство;
Материально-техническое обеспечение сбыта;
Маркетинг;
Продажи;
Сервис;
Закупки.
В. Вспомогательные бизнес-процессы
Общее управление;
Инженерно-техническое обеспечение;
Документооборот;
Управление персоналом;
Экономическая безопасность.
Опыт показывает, что начинать лучше всего с настраивания продаж и маркетинга. От продаж в бизнес поступает основная часть денежных доходов. Их рост является источником дополнительной прибыли, а иногда и спасением бизнеса от банкротства. Полученную дополнительную прибыль можно использовать на оптимизацию других бизнес процессов. Продажи и маркетинг сильнее всего влияют на контакты с клиентами, их результативность является дополнительным преимуществом в конкурентной борьбе.
Практические действия заключаются в сборе работников, отвечающих за выполнение процессов продаж и маркетинга, и получении от них информации о задачах, процессах, функциях и действиях, которые они выполняют в ходе своей работы.
Итоги могут оказаться неожиданными как предпринимателя, так и самих работников. Особенно поразительны результаты опроса в тех случаях, когда в компании на одинаковой должности трудится по нескольку человек – списки совершаемых действий могут различаться на половину. Столь же существенно они отличаются и от представления предпринимателя о том, что должны делать данные работники.
Каждый сотрудник должен заполнить анкету о выполняемых процессах. Затем на совещании необходимо согласовать список между сотрудником, руководителем отдела и собственником бизнеса. Результаты оформляются отдельными документами по каждой должности с таблицей, где содержится перечень выполняемых процессов.
Главный этап в наведении порядка – планирование деятельности. Надо спланировать и описать каждый бизнес процесс. Многие полагают, что для маленькой компании с числом работающих от пяти до двадцати человек необходимости планировать нет, и ошибаются. Формальное описание процессов позволяет лучше понять механизм своих действий и обнаружить недочеты, которые были допущены при продумывании деятельности компании. Предпринимателю кажется, что он все предусмотрел. Но как только план будет перенесен на бумагу, сразу станут заметны недостатки.
Также часто случается, что все обязанности распределены, сроки исполнения установлены, но через примерно два месяца работники начинают допускать ошибки, забывать некоторые из своих обязанностей, делать не то, что нужно и не в то время, когда нужно. При наличии формального документа о порядке исполнения каждой операции этого бы не случалось.
Автоматизация управления – современный инструмент наведения и поддержания порядка в бизнесе на основе планирования
Формально составленный документ необходим для работы с компьютерной программой, например, «1С: УНФ». В этой программе предусмотрена формализация исполнения различных процессов, позволяющая заложить последовательность исполнения, сроки, ответственных. Осуществление этих процессов можно оперативно контролировать в автоматическом режиме, без постоянных отчетов и рапортов работников.
Необходимо уходить от интуитивного принятия решений руководителями. При правильном управлении бизнесом решения принимаются на основе анализа надежных данных. Эти данные обязательно наряду с количественными должны отражать и качественные показатели.
Любой бизнес нуждается в поставках. Необходимо наладить взаимовыгодные отношения с поставщиками. При краткосрочных контактах с ними, отсутствии долгосрочного планирования взаимоотношений с поставщиками неизбежно образуются проблемы, которые отражаются на всех последующих бизнес процессах.
Для успешной работы бизнеса нужна четкая структура компании. Планирование структуры компании – один из способов конкуренции. Хорошо организованная структура компании даст возможность с максимальной точностью и скоростью осуществить запланированные бизнес процессы. Она обеспечит высокий уровень дисциплины и проведение качественного контроля.
В малом бизнесе выделяют торговую и производственную организацию. Торговая структура может быть построена по одному из трех принципов – территориальному, товарному и клиентоориентированному.
Кроме планирования структуры сотрудничества с контрагентами должна быть спланирована структура самой1 компании – выделены подразделения, склады, составлены графики их работы, определены ответственные.
Производственная структура формируется исходя из технологических процессов. Производство может размещаться на одной технологической площадке или распределяться по цехам. Принимаются во внимание не только требования технологии, но и условия, создаваемые окружающей инфраструктурой – например, возможностью проложить к некоторым помещениям трубопровод или высоковольтную сеть.
Важное значение имеет планирование документооборота. Это позволяет избежать человеческих ошибок, приводящих к потере информации, ее попаданию не по назначению, поступлению с опозданием, неполноте и неточности.
Организация документооборота прямо связана с планированием бизнес процессов. Когда точно известно, что конкретно и в каком порядке делается, кто и за что отвечает значительно проще спланировать, какие документы использовать, в какой последовательности вести с ними работу, кто конкретно будет работать с каждым из документов.
Планирование документооборота начинать удобнее всего с наведения порядка в электронной почте. Распространенной во многих компаниях практикой является использование сотрудниками для работы своих личных почтовых ящиков на бесплатных ресурсах. Это порождает для бизнеса две проблемы. Первая – отсутствие гарантий бесперебойной работы бесплатных ресурсов, из-за чего может произойти утрата почты и утечка данных. Вторая – при увольнении сотрудник унесет с собой весь архив переписки компании, который может иметь для бизнеса важное значение.
Некоторые компании устанавливают собственные почтовые сервера, но это достаточно дорогое удовольствие. Проблему можно достаточно просто решить с помощью программы «1С: УНФ». Нужно будет лишь зарегистрировать домен своей электронной почты, за что потребуется совсем небольшая плата в размере не более 1,5 – 2 тыс. руб. за год.
Кроме простой работы с почтой с помощью программы можно перенаправлять почтовые сообщения другим сотрудникам или их группам, разрабатывать на базе сообщения задания, регистрировать связи с контрагентом с целью анализа результатов дальнейшего сотрудничества с ним.
Формальный документооборот в большей части регламентирован законодательством и не нуждается в планировании. Достаточно в программе зафиксировать ответственных за работу с конкретными документами и сделать для них настройку доступа к этим документам.
Программа «1С:УНФ» позволяет также хранить непосредственно в базе внешние документы. Можно, например, прикреплять договоры к карточкам контрагентов или к заметкам о результатах работы с ними.
Для доведения до сотрудников необходимой информации внутри компаний нередко организуется неформальный документооборот. В таких случаях при планировании бизнес процессов по каждой их группе указывается название документа.
С помощью программы «1С: УНФ» формализуются учетные процессы – назначаются ответственные за конкретные учетные операции, порядок и сроки их проведения.
Важную роль для бизнеса играет правильное планирование налогообложения. Должна быть заблаговременно выбрана наиболее выгодная налоговая система. После проведения большого количества операций в программе «1С: УНФ» в той или иной системе налогообложения поменять последнюю достаточно сложно. Возможные потери от уплаты налогов учитываются в бизнес планировании и стратегии развития.
Основным оружием в конкурентной борьбе для многих компаний является ценовая политика. При ее планировании важно стремиться к поддержанию оптимального баланса между достижением безубыточности и увеличения прибыли с одной стороны и установлением цен ниже, чем у конкурентов, с другой.
На следующей стадии автоматизации управления бизнесом планируются бизнес операции, совершаемые ежедневно и ежечасно. При этом следует отдельно формализовать формирование отношений с клиентами и управление ими, создание и поддержание складских запасов, организацию и осуществление продаж и другие бизнес операции.
Для работы с клиентами требуется соответствующая подготовка работников, специальное программное обеспечение, создание должностных инструкций, стимулирование сотрудников, накопление информации о клиентах, учет взаимоотношений с каждым клиентом в ценовой политике, организация и планирование расчетов с клиентами. Все эти процессы в автоматическом режиме могут быть реализованы с помощью программы «1С: УНФ».
При работе без применения программы руководителям отделов продаж надо ежедневно требовать от менеджеров сдавать заполненные бланки заказов и отчеты о проделанной работе, впечатлениях о клиентах. При этом информация не накапливается и в случае ухода какого-либо менеджера сотруднику, пришедшему ему на замену, потребуется накапливать знания о клиентах заново. Претензии клиентов также не накапливаются и не анализируются. Никакой статистики по ним не ведется.
Программа «1С: УНФ» не только позволяет собирать множество сведений о клиентах, но и осуществлять планирование и контроль взаимодействия с ними, создавать коммерческие предложения, делать расчеты примерной рентабельности сделки, регистрировать соглашения с отдельными клиентами, контролировать обеспеченность заказа. На основе этой информации можно давать оценку работы менеджеров в абсолютном выражении и в сравнении с планом.
Компаниям, которые что-либо производят, выполняют работы или оказывают услуги необходимо управлять процессами производства. Автоматизировать управление производством также можно с помощью программы «1С: УНФ».
Нормальная работа бизнеса не возможна без умелого управления складом и складскими запасами. Наличие необходимого количества товаров определенного ассортимента надо заблаговременно запланировать, чтобы не приходилось в спешке искать нужный товар после принятия заказа от клиента.
Программа «1С: УНФ» дает возможность автоматизировать формирование заказов поставщикам, анализировать поставщиков и взаимодействие с ними, осуществлять планирование оплаты поставок, оформление поступления товаров и отклонений при этом, рассчитывать дополнительные расходы по поставкам товаров с определением источников их погашения (общие затраты или включаемые в себестоимость товаров).
Также существует возможность в автоматическом режиме определять показатели обеспечения потребности в товарах в разрезе складов, создавать внутренние задания и документы для транспортных компаний.
Поскольку именно продажи приносят бизнесу деньги, обычно именно этот процесс рассматривают в качестве первоочередного объекта автоматизации управления. Автоматизацию управления продажами рекомендуется проводить по цепочке, состоящей из трех звеньев – коммерческого предложения, заказа клиента и отгрузки товара. Каждый день коммерческое предложение в цепочку включать необязательно. Но оформлять заявку клиента и реализацию товара необходимо. Оформленные заявки дают возможность на более высоком уровне делать различные срезы анализа.
Управление компанией включает в себя управление персоналом, которое тоже с помощью программы «1С: УНФ» не сложно перевести в автоматический режим. Инструменты программы позволяют вести учет кадров и начислять заработную плату. При этом значительно упрощается ведение учета фактически отработанного времени, можно видеть результативность затрат рабочего времени.
Проблемой многих руководителей является управление финансами. Обычно денег компаниям всегда остро не хватает. Автоматизация управления позволяет в течение нескольких месяцев избавиться от этого.
Сначала специалисты советуют ввести в компании систему бюджетирования и платежные календари. С этой целью с максимальной точностью определяются периодические платежи (коммунальные, арендная плата, оплата услуг связи и т.д.), их величина, допустимые отклонения.
Также устанавливается, кто, на какие цели и в каких суммах вправе затрачивать деньги в компании.
Все финансовые бизнес процессы должны быть четко регламентированы – как и в какие сроки надо подавать финансовые заявки, приоритетность платежей, кем и в какие срок они утверждаются, отчетность по этим платежам. Это не только предотвратит ошибки, но и снизит возможность злоупотреблений.
Затем автоматизируется управление кассовым и банковским учетом ( приходные и расходные кассовые ордера, банковские выписки, платежные поручения).
После этого регламентируются операции, необходимые для формирования финансовой отчетности – закрытие месяца, расходы будущих периодов и др. Это позволяет в последующем правильно сформировать отчеты по валовой прибыли, доходам и расходам, финансовым результатам в разрезе направлений деятельности и т.д.
Для успешной деятельности компании необходим постоянный ее анализ. Цели анализа и контроль за их достижением осуществляется главным руководителем. Он должен хорошо разбираться в структуре и назначении основных экономических показателей деятельности компании. Периодическое осуществление контроля за целевыми показателями с помощью компьютерной программы дает возможность быстро обнаруживать проблемные места и следить за текущим состоянием показателей. Мониторинг целевых показателей в программе «1С: УНФ» включает формирование нескольких отчетов. Каждый из них можно детализировать и расшифровывать до составляющих его показателей.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
