В расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, можно списать стоимость СИЗ. Но списание спецодежды в налоговом учете ограничено нормами бесплатной выдачи СИЗ: типовыми либо утвержденными компанией на основании результатов спецоценки условий труда. Эту позицию высказал Минфин в Письме № 03-03-06/1/59763, № 03-03-06/4/8.
Для целей налогообложения отражение спецодежды в зависит от ее стоимости и срока эксплуатации:
1. В качестве амортизируемого имущества:
• При соблюдении условий: стоимость более 100 тыс. руб., срок использования более 12 месяцев;
• Списание производится путем начисления амортизации ежемесячно в течение срока полезного использования;
2. В составе материальных расходов:
• При сроке использования менее 12 месяцев, стоимость спецодежда может быть любая;
• Относится на расходы единовременно в момент выдачи работнику или равномерно в течение срока эксплуатации, если этот срок выходит за рамки одного отчетного периода по налогу на прибыль. Такой порядок предусмотрен пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Тот вариант, который использует организация, закрепляется в учетной политике для целей налогообложения.
В программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 также можно организовать учет поступления, выдачи и списания спецодежды и других СИЗ.
Учет спецодежды на УСН, как и на общей системе, зависит от того, как учтены средства защиты. Поскольку при упрощенке используется кассовый метод признания доходов и расходов, спецодежда должна быть оплачена.
Если спецодежда учтена как материалы, то в расходы по УСН их стоимость принимается после оплаты и принятия к учету единовременно.
Когда СИЗ принято как основное средство, то учет спецодежды в организации на УСН производится в соответствии с п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Стоимость спецодежды включается в расходы на последнее число отчетного периода в сумме оплаты.
В случае, когда спецодежда пришла в негодность, а ее срок использования не истек, Методические указания допускают возможность списания таких СИЗ. Решение вопроса о непригодности спецодежды относится к компетенции постоянно действующей инвентаризационной комиссии (п. 34 Методических указаний). Комиссия, назначенная приказом руководителя, осматривает СИЗ, определяет причины выхода из строя, выявляет виновников порчи спецодежды, составляет Акт на списание.
Списанию подлежит полностью не пригодная к использованию и не подлежащая восстановлению спецодежда. Акт на списание передается в бухгалтерию. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность?
Бухгалтеру придется сделать проводки:
• Дебет 94 Кредит 10-11 – списание спецодежды, пришедшей в негодность, по остаточной стоимости. Согласно п. 11 ПБУ 10/99 расходы по списанию СИЗ, не пригодных к эксплуатации, включаются в бухучете в состав прочих расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся;
• Дебет 91-2 Кредит 94 – стоимость спецодежды, пришедшей в негодность, отражена в прочих расходах.
Если комиссией установлен виновник, то стоимость спецодежды относится на виновное лицо (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):
• Дебет 73 Кредит 94 – стоимость спецодежды отнесена на виновное лицо.
• Дебет 91-2 Кредит 73 – списание ущерба на прочие расходы при признании виновного лица невиновным судом.
Право собственности на спецодежду сохраняется за организацией в течение всего срока использования. Поэтому спецодежда при увольнении сотрудника или переводе на другую должность должна быть возвращена на склад. Эта обязанность предусмотрена п. 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 135н.
Возврат спецодежды в бухучете отражается записями:
• Дебет 01 «Основные средства на складе» Кредит 01 «Основные средства в эксплуатации» — при учете спецодежды в качестве основных средств;
• Дебет 10-10 Кредит 10-11 – по остаточной стоимости, если спецодежда, учтенная в составе МПЗ, списывается равномерно в течение срока использования;
• Проводки в бухгалтерском учете не составляются, если стоимость спецодежды была списана единовременно при выдаче сотруднику. В данном случае ведется только количественный учет.
Организация вправе удержать из заработной платы работника стоимость спецодежды, не возвращенную при увольнении либо утерянную работником. Бухгалтерский учет удержания стоимости спецодежды при увольнении сотрудника аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем разделе.
Выдача спецодежды работникам не влечет за собой перехода права собственности, поэтому объекта налогообложения по НДС у работодателя не возникает. Также стоимость спецодежды не признается законодателем доходом сотрудника, и стоимость предоставляемой спецодежды не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
