Важно понимать, что обновился только источник, определяющий сроки хранения управленческих документов организации. Такие документы, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила), устанавливающие порядок создания номенклатуры дел и ее форму, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения и прочие нормативные правовые акты, являющиеся источниками сроков хранения документов, остались прежними.
Обычно за создание и ежегодное уточнение номенклатуры дел отвечает канцелярия. Инициируют эти процессы делопроизводители, но работой над составлением списка дел и установлением сроков хранения по источникам должны заниматься работники соответствующих структурных подразделений. Только они знают свои документы.
В процессе уточнения номенклатуры дел, как и в процессе ее создания, работники структурных подразделений организации должны принимать активное участие. Уточнить документ будет проще, чем создать его с нуля, так как состав дел каждого подразделения уже есть.
Подробно опишем, какие действия необходимо предпринять при уточнении номенклатуры дел организации (Алгоритм).
Возможно, потребуется еще и предварительный – нулевой шаг: объяснить руководству и топ-менеджерам компании, почему только недавно утвержденная номенклатура дел должна быть полностью переработана и утверждена заново. Оставить номенклатуру в 2020-2021 годах нельзя: она ссылается на недействующий нормативный акт!
Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку.
Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень в каждое структурное подразделение. Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня.
Разделы номенклатуры и Перечня направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом.
Чтобы точно и правильно объяснить коллегам, как именно уточнить номенклатуру дел, рекомендуем секретарю продемонстрировать это на своем примере: то есть сначала обновить номенклатуру дел разделов «Руководство» и «Канцелярия». Это поможет всем специалистам, ответственным за делопроизводство в каждом подразделении организации, понять, сколько времени придется потратить на эту работу.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
