Важно понимать, что обновился только источник, определяющий сроки хранения управленческих документов организации. Такие документы, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила), устанавливающие порядок создания номенклатуры дел и ее форму, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения и прочие нормативные правовые акты, являющиеся источниками сроков хранения документов, остались прежними.
Обычно за создание и ежегодное уточнение номенклатуры дел отвечает канцелярия. Инициируют эти процессы делопроизводители, но работой над составлением списка дел и установлением сроков хранения по источникам должны заниматься работники соответствующих структурных подразделений. Только они знают свои документы.
В процессе уточнения номенклатуры дел, как и в процессе ее создания, работники структурных подразделений организации должны принимать активное участие. Уточнить документ будет проще, чем создать его с нуля, так как состав дел каждого подразделения уже есть.
Подробно опишем, какие действия необходимо предпринять при уточнении номенклатуры дел организации (Алгоритм).
Возможно, потребуется еще и предварительный – нулевой шаг: объяснить руководству и топ-менеджерам компании, почему только недавно утвержденная номенклатура дел должна быть полностью переработана и утверждена заново. Оставить номенклатуру в 2020-2021 годах нельзя: она ссылается на недействующий нормативный акт!
Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку.
Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень в каждое структурное подразделение. Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня.
Разделы номенклатуры и Перечня направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом.
Чтобы точно и правильно объяснить коллегам, как именно уточнить номенклатуру дел, рекомендуем секретарю продемонстрировать это на своем примере: то есть сначала обновить номенклатуру дел разделов «Руководство» и «Канцелярия». Это поможет всем специалистам, ответственным за делопроизводство в каждом подразделении организации, понять, сколько времени придется потратить на эту работу.
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
