Приказ на отпуск без сохранения заработной платы имеет ряд отличительных черт. Рассказываем об особенностях формирования такого распоряжения, предлагаем скачать бланк приказа на отпуск за свой счет и образец 2018 года
Отпуск без сохранения заработной платы - это время отдыха, за которое работодатель не обязан платить сотруднику. Существуют причины, когда наниматель не вправе отказать персоналу в днях отдыха.
К ним относятся:
• рождение, смерть, свадьба близких родственников (до 5 дней, ст. 128 ТК РФ);
• учащиеся и поступающие в соответствии со ст. 173 и 174 ТК РФ;
• пенсионеры по старости (до 14 к.д., ст. 128 ТК РФ) и другие случаи предусмотренные ТК и ФЗ Российской федерации.
Помимо регламентированного отдыха без оплаты, по договоренности между сторонами, сотрудник может взять административный в любое время и любой продолжительности.
Основанием для принятия решения руководителем являются весомые причины изложенные сотрудником в его заявлении и возможность нанимателя такой отдых предоставить. Для компании административный отпуск сотрудника - это не обязанность, а правом. Поэтому руководитель может и отказать. Исключением являются случаи, когда его предоставление является обязательным (описанные выше).
Распоряжение оформляется в отделе кадров на основании предоставленного и завизированного руководителем заявления на отпуск за свой счет. Приказ может формироваться автоматически в бухгалтерских или кадровых программах (1С). А может составляться вручную.
Отметим, что заявление на такой отдых не требуется писать заранее. Регламентированных сроков не установлено. Это связано прежде всего с тем, что работодатель не должен выплачивать отпускные в установленное время.
Приказ об отпуске без сохранения заработной платы формируется на образце Т-6 (Т-6а). Данные формы являются унифицированными и могут использоваться кадровиками на практике. Эти же формы используются и при оформлении других видов отдыха. Применение их не обязательно для компаний, возможно разработать и свои образцы.
Приказ на отпуск без сохранения заработной платы вида Т-6 используется для проведения отдыха для одного сотрудника, Т-6а - для группы персонала.
Заполнение этих форм отличается от других отпусков некоторыми деталями:
• в форме Т-6 заполняется раздел “Б”. Раздел “А” остается пустыми, в “В” переносятся данные “Б”;
• в форме Т-6а число дней проставляется в графе 6 (с указанием вида отдыха), при этом графы 5, 7, 8 остаются пустыми.
Период работы для административного не имеет никакого значения, ведь такой отпуск сотрудник может взять в любое время без привязки к отработанному сроку.
Стоит учитывать, что вместе с рассматриваемым видом отдыха работник может пойти и в ежегодный. Тогда в приказе отображаются сразу 2 вида отдыха. Даты их ни в коем случае не должны пересекаться.
Иногда сотруднику требуется мини-отпуск (один день). Такие невыходы легче согласовать с руководством нежели более длительные. Процедура оформления мини-отпуска ничем не будет отличаться от полноценного отдыха на неделю или две. Последовательность действий все та же. А вот заполнение распоряжения несколько отличается.
Раздел с периодом работы оставляют нетронутым, так же как и раздел “А”. В разделе “Б” число календарных дней будет равно 1, а реквизит “с - по” заполняется одной датой.
Пример:
Административный день для сотрудника - 10.11.2018. Тогда в распоряжении период указывается “с 10.11.2018 по 10.11.2018”.
В раздел “В” прописываются данные из раздела “Б”. Однако, если это день был приплюсован к ежегодному отдыху, то необходимо произвести суммирование А+Б.
Приказ об отпуске за свой счет подписывает руководитель организации. Кроме руководителя приказ может быть подписан и уполномоченным лицом. Вторая подпись, присутствующая на приказе - это подпись отдыхающего. Проставляя ее, он подтверждает свое ознакомление с приведенным документом.
Руководителем приказ подписывается в день его издания, а работником - в период до начала отдыха.
Срок хранения приказов на различные виды отпусков отличается. Согласно п. 19 Приказа Минкультуры России № 558 срок хранения распоряжений на административный отпуск составляет 75 лет. Тогда как распоряжений по ежегодному отпуску всего 5. Такая градация вызывает большое количество вопросов.
Так если у нас в одном реестре содержатся распоряжения разных видов, то сколько необходимо хранить такую подшивку? Если установить срок по минимальному значению - будет нарушение законодательства. А если по-максимальному - это потребует слишком больших площадей для хранения, ведь объективно, в ежегодные отпуска ходят чаще, чем в административные.
Выходом из сложившейся ситуации станет разделение документов на 2 реестра. Один со сроком хранения 75 лет, другой - 5 лет. А как же поступить с приказами о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы содержащими в себе и сведения об очередных отпусках?
В этом случае лучше формировать два распоряжения, по одному для каждого вида.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
