К авансовому отчету только по суточным работник не сможет приложить оправдательных документов. Их просто нет. Тогда нет и смысла составлять авансовый отчет.
Доказать, что авансовый отчет в такой ситуации не нужен, можно. Об этом, например, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда № А78-4284.
Авансовый отчет нужен, чтобы правильно посчитать налоги и взносы.
Налог на прибыль. Чтобы подтвердить расходы в виде суточных, нужен авансовый отчет и приказ о командировке.
На что потрачены суточные, не важно (письмо Минфина № 03-03-06/2/72711).
В 2021 году суточные в налоговом учете признают на дату, когда руководитель утвердил авансовый отчет по командировке (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
И если авансового отчета нет, у инспекторов возникает вопрос: как определять дату расхода? Никакие бухгалтерские справки этой информации не содержат.
А это значит, у компании отсутствуют первичные учетные документы, что приравнивается к грубому нарушению требований к бухгалтерскому учету. За это бухгалтеру грозит штраф от 5 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация (ч. 1 и 2, прим. 1 к ст. 15.11 КоАП). Кроме того, инспекторы могут снять расходы.
НДФЛ. Размер суточных может превышать нормативы — 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. для зарубежных поездок.
Сумма превышения — доход работника, с которого нужно удержать НДФЛ.
Дату его получения определяют как последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).
Если нет авансового отчета, есть риск, что ИФНС признает доходом работника полную сумму полученного подотчетного аванса, доначислит НДФЛ, пени и штраф.
Страховые взносы.
При расчете взносов сумма превышения норматива по суточным признается доходом работника на дату утверждения авансового отчета (п. 1 ст. 424 НК, письмо Минфина № 03-15-06/32796). Без авансового отчета в облагаемую базу проверяющие могут включить всю сумму суточных.
В положении о расчетах с подотчетниками или положении о командировках запись об авансовом отчете можно составить в общем виде: «Командированный работник обязан представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки».
Такая формулировка обязывает работников представлять авансовый отчет по командировке во всех случаях.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
