Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Практически любая компания нуждается в перевозках, но далеко не каждая из них готова для этих целей приобретать транспортные средства. В таких случаях может выручить использование автомобилей своих работников. Пользуясь автомобилем сотрудника, компания избегает трат на покупку достаточно дорогостоящего основного средства. Работнику также выгодно получить дополнительный источник дохода.
В нашей статье мы рассмотрим различные виды сделок, позволяющих организациям использовать личные автомобили работников, с точки зрения их особенностей и выгодности, расскажем об уплате налогов и взносов при применении каждого варианта использования собственных транспортных средств работников в служебных целях.
Также раскроем, как правильно использовать автомобиль работника и возместить ему расходы на эксплуатацию личной машины в интересах компании, на какие моменты обратить внимание при заключении сделок с работниками.
Существующие формы использования личных транспортных средств работников организацией в 2021 году
Имеется два основных варианта использования организацией личного автомобиля работника:
- выплата работнику компенсации;
- заключение договора аренды.
Договор аренды называют также договором имущественного найма.
Аренда автомобиля у сотрудника не должна смешиваться с прокатом. Эти операции регулируются разными параграфами Гражданского кодекса России.
Договор аренды автомобиля у сотрудника не требуется заверять у нотариуса.
Договор аренды имеет две разновидности – с экипажем и без экипажа.
Договор аренды автомобиля с экипажем предполагает, что сотрудник (арендодатель) должен предоставить компании (арендатору) транспортное средство и оказывать ей услуги, связанные с управлением этим транспортным средством и его технической эксплуатацией.
Чаще всего договор аренды с экипажем заключается с руководителем организации, пользующимся личным автомобилем для служебных поездок и работниками с разъездным характером работы, вынужденными ездить на собственной машине.
При заключении договора аренды без экипажа сотрудник просто предоставляет компании свой личный автомобиль во временное владение и пользование.
Договор аренды автомобиля с экипажем возможен только в том случае, когда работник является индивидуальным предпринимателем и у него трудятся механик и водитель. Такие условия установлены в ГК РФ.
Не являющийся предпринимателем работник компании, у которого нет своих сотрудников, не может заключить договор аренды транспортного средства с экипажем.
Выходом из данной ситуации является заключение с работником двух отдельных договоров:
1) аренды автомобиля без экипажа;
2) оказания услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства.
При этом следует принять во внимание то, что услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля не должны быть должностными обязанностями работника или их частью. В противном случае налоговые инспекторы могут признать выплаты по договору экономически неоправданными и исключат из расходов.
Выгодность аренды без экипажа состоит в том, что по закону владельцу автомобиля можно возмещать многие виды затрат – ГСМ, ремонт, страхование ответственности, мойку, возмещение ущерба транспортному средству. На сумму всех этих расходов компания имеет право снизить размер налогооблагаемой базы
Недостатком договора аренды считается необходимость удерживать с арендной платы НДФЛ.
Компенсация
При использовании автомобиля работника на основании положений Трудового кодекса работник имеет право в нерабочее время пользоваться машиной в личных целях.
В период действия договора аренды или безвозмездного пользования работник не имеет возможности использовать транспортное средство в личных целях.
Компания в соответствии с положениями ТК должна выплачивать работнику компенсацию, величина и порядок выплаты которой устанавливаются договоренностью.
Имеется два подхода к расходам при компенсации. Первый подход предполагает включение в компенсацию всех затрат по обслуживанию автомобиля. Второй подход состоит в том, что компенсация должна возмещать только износ автомобиля, а остальные затраты надо оплачивать отдельно.
Исходя из опыта, предлагается во избежание споров с налоговой инспекцией записать в соглашении, что в сумму компенсации включаются все возможные затраты.
Для исключения из расчетов пробега автомобиля в неслужебных целях удобно использовать показания одометра, которые снимаются в начале рабочего дня в понедельник, когда автомобиль передается в распоряжение компании, и в конце рабочего дня в пятницу, когда владелец забирает свой автомобиль.
Компенсация выплачивается работнику в пределах установленных законодательством норм. Когда работник почти весь рабочий день разъезжает по различным точкам, рассчитанная с учетом нормы компенсация возмещает незначительную часть фактических затрат, связанных с использованием автомашины. Поэтому компенсация для работника не выгодна. В таких случаях следует заключать договор аренды.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При аренде право собственности на автомобиль сохраняется за работником и может перейти к компании только в результате выкупа.
Величина арендной платы устанавливается по договоренности работника и его работодателя. На нее влияют технические характеристики автомобиля, степень износа и иные факторы. В качестве ориентира можно использовать среднюю стоимость аренды в регионе.
При заключении договора важно описать в соглашении арендуемое транспортное средство – его технические характеристики и индивидуальные признаки:
- марку;
- год изготовления;
- цвет;
- номер двигателя и кузова;
- номер государственной регистрации.
В целях достижения максимальной точности информации нужно сопоставить их с данными паспорта технического средства ПТС или свидетельства о регистрации.
Специалисты рекомендуют также включить в договор пункт об обязанности работника передать требующиеся для пользования автомобилем документы – свидетельство о регистрации, технический паспорт, талон технического осмотра, страховой полис. Чтобы побудить работника передать все документы своевременно, можно записать в договоре взимание неустойки, штрафа или пени за несоблюдение срока.
Помимо договора аренды необходимо оформить акт приемки – передачи автомобиля. В этом документе должны быть подробно описаны все характеристики автомобиля – марка, год выпуска, цвет, государственный номер, номера кузова и двигателя. Также в акте должна быть указана примерная стоимость автомобиля, которая необходима для отражения автомобиля на забалансовом счете в качестве арендованного основного средства. К акту должны быть приложены копии ПТ, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.
В акте приема – передачи могут также быть описаны техническое и внешнее состояние арендуемого у работника автомобиля.
При аренде только автомобиля работник передает его работодателю во временное владение и пользование. Управлять автомобилем может любой из сотрудников компании. Сам работник – арендодатель тоже может использовать сданный в аренду свой автомобиль в случаях, когда это необходимо ему, чтобы исполнять свои трудовые функции, например, при разъездном характере работы.
Если в договоре указано, что арендодатель несет расходы по содержанию автомобиля, то компании нужно выплачивать только арендную плату. Документы для подтверждения расходов при этом не нужны.
Чтобы отслеживать регулярность использования автомобиля, нужны маршрутные документы.
Компании, не относящиеся к транспортным, могут поручить использующим арендованный автомобиль работникам заполнять путевые листы неунифицированной формы с информацией за день или неделю, месяц.
Подтвердить служебный маршрут можно также с помощью справки или отчета о перемещениях транспортного средства по данным GPS-навигатора.
Следующая группа необходимых документов – кадровые документы. Они позволяют регламентировать вопрос о том, кем конкретно и в каких целях используется арендованная машина. В качестве такого документа может выступить приказ руководителя организации.
Необходимо оформить приказ о назначении несущего ответственность за автомобиль работника. Потребуется собирать документы о пройденном им на автомобиле служебном маршруте, расходах по его эксплуатации (на оплату парковки, мойки и др.) Это могут быть чеки, накладные, квитанции и т.д.
Работнику, который передал автомобиль в аренду помимо арендной платы необходимо платить за услуги водителя или по эксплуатации автомобиля, если это имеет место.
Инвентарная карточка при передаче транспортного средства во временное пользование не заводится.
При аренде по договору без экипажа ежемесячные акты составлять не требуется, достаточно договора, платежных поручений или РКО, акта приема – передачи. Но нужно составлять акты об услугах по управлению автомобилем.
В арендном контракте следует отразить график выплат работнику – например, ежемесячно или разовые выплаты за каждую поездку на собственном автомобиле сотрудника по делам компании.
В случае причинения вреда третьим лицам, повреждения или утраты автомобиля вследствие ДТП арендатор отвечает за это только при признании его виновным в происшествии.
В договор необходимо включить пункты об оповещении арендодателя и страховой компании о страховом случае, о возмещении ущерба транспортному средству по вине арендодателя, когда случай не входит в число страховых, об условиях эксплуатации автомобиля, необходимости использовать согласованные виды топлива, смазочных материалов, охлаждающих и тормозных жидкостей.
В договор желательно включить также следующие пункты:
- состояние автомобиля. Чтобы избежать впоследствии претензий со стороны арендодателя, лучше провести диагностику;
- наличие обременений – залог в банке или запрет на аренду совместного имущества без разрешения второй стороны брачного контракта и проч.;
- условия использования автомобиля – к примеру, нельзя ездить по бездорожной местности;
- ответственность за утилизацию запасных частей и шин. Если арендатор возьмет ответственность за это на себя, ему потребуется заключить договор с занимающейся утилизацией организацией, сдавать металлолом.
Договор аренды автомобиля с экипажем предполагает, что собственник транспортного средства на протяжении всего срока действия договора будет поддерживать сданный в аренду автомобиль в надлежащем состоянии, включая проведение текущего и капитального ремонта и обеспечение необходимыми принадлежностями.
В бухгалтерском учете затраты на поддержание арендованных основных средств в исправности включаются в себестоимость продукции, работ или услуг.
Обязательным условием для признания договора аренды действительным является его заключение в письменной форме. При этом регистрировать его не требуется.
Прописанные в договоре условия и порядок осуществления платежей за аренду можно изменять не чаще раза в год.
Если в договоре не оговорены и не указаны сроки аренды, то он оформляется на неопределенный срок. О расторжении такого договора необходимо уведомлять за месяц.
На что обратить внимание
Решив арендовать личный автомобиль работника, необходимо обязательно узнать об условиях его страхования. При аренде незастрахованного автомобиля потребуется оформлять и оплачивать за свой счет полис ОСАГО.
При заключении сделки следует помнить о необходимости соответствия арендной платы реальным рыночным ценам. При этом есть возможность увеличить или уменьшить ее в сравнении со среднерыночной с учетом года выпуска автомобиля, комплектации и других факторов.
Удобнее в договоре аренды определить арендную плату не в фиксированном размере, а в привязке к пробегу, времени работы либо числу выездов. Это объясняется тем, что работник может заболеть или уйти в отпуск и если им пользуется только он, автомобиль будет простаивать.
В связи с пандемией коронавируса государство старалось уменьшить нагрузку на арендаторов, которые несли убытки. В частности, в апреле у арендаторов появилась возможность взять арендные каникулы, а с восьмого июня у них существует право отказаться от аренды без согласия арендодателей и уплаты штрафа.
Договор аренды без экипажа предполагает, что все расходы по эксплуатации автомобиля (на заправку бензином, ТО, ремонт, мойку, ремонт, страхование, оплату парковки) ложатся на компанию.
Приостанавливать договор аренды на период болезни или отпуска работника не рекомендуется, т.к. это не предусмотрено в Гражданском кодексе, а потому несет большие риски для компании.
При аренде автомашины сотрудника без экипажа не надо платить за услуги по управлению автомобилем и компенсировать затраты арендодателя на ремонт. Работодатель имеет возможность оптимизировать затраты на управление транспортным средством – например, ввести доплату сотруднику, обладающему водительскими правами, за совмещение своих служебных обязанностей с функцией водителя.
В связи с тем, что при этом варианте арендного договора текущий и капитальный ремонт являются обязанностью организации, нужно перед заключением договора провести проверку технического состояния арендуемого транспортного средства. Иначе расходы на ремонт могут превысить сумму всей экономии.
Заключающему договор аренды своего автомобиля сотруднику необходимо определить возможность организации сдавать автомобиль в субаренду. Чтобы этого не случилось, нужно включить в текст договора запрет на данную операцию.
Также в случае использования автомашины для перевозки грузов арендодателю необходимо указать, какие из таких перевозок соответствуют целям аренды.
Если на сдаваемый автомобиль имеют право третьи лица, арендодатель обязан сообщить об этом при заключении договора. Например, автомобиль может быть заложен в банке в качестве обеспечения по кредиту. Арендатор в таком случае вправе потребовать снизить арендную плату или расторгнуть договор и возместить убытки.
Если к ремонту арендованного автомобиля будет привлекаться сторонняя организация, следует принять во внимание возможные ограничения. При приобретении новой машины их владельцы часто обязуются пользоваться услугами авторизованного сервисного центра, где предоставляются дополнительные скидки и бесплатное обслуживание. Если сдать автомобиль на ремонт в другую мастерскую, арендодатель потеряет ряд льгот и гарантий.
Договор аренды – главный источник данных для бухгалтерского и налогового учета, принятия решений по финансовым вопросам. В связи с этим специалисты не рекомендуют брать образец этого документа из интернета. В случае регулярного использования личных автомобилей работников для целей компании лучше с помощью юриста разработать свой шаблон арендного договора.
Юридически неграмотным считается заключение с работником договора аренды автомобиля, когда в рабочее время машина обслуживает компанию, а в остальное время используется работником в личных целях. Объясняется это тем, что имущество не может передаваться в аренду с семи утра до семи вечера, а с семи вечера до семи утра забираться арендодателем себе. Совместное пользование имуществом не соответствует сущности арендных отношений.
Следует также принять во внимание то, что по окончании действия договора арендатор обязан возвратить арендодателю имущество в оговоренном состоянии. Однако арендатор не сможет брать на себя такую обязанность, если он не имеет возможности знать, как используется транспортное средство в нерабочее время.
Еще один заслуживающий внимания момент состоит в том, что при намерении перевозить на автомобиле работников или имущество организации надо проверить, соответствуют ли данные перевозки законодательству о лицензировании. Подлежащие лицензированию виды деятельности в сфере автотранспорта указаны в п.4 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности.
Вопросы содержания и эксплуатации автомобиля сотрудника
Для покупки топлива могут использоваться наличные деньги, карты, специальные топливные карты по безналичному расчету. Топливные карты надо учитывать по пользующимся ими работникам.
Следует отметить, что Минтрансом РФ разработаны нормы расхода топлива на автомобиль. Но они не обязательны для компаний, не занимающихся перевозками пассажиров. Поэтому компания – арендатор вправе разработать свои нормы.
Утвержденные Минтрансом РФ нормы расхода топлива периодически пересматриваются. Нормы, которые утверждают компании, должны примерно соответствовать нормам Минтранса, а при отсутствии последних – технической документации по автомобилю. Можно также сделать контрольные замеры по автомобилю или обратиться в специализированную организацию. Чтобы утвердить нормы по арендованному автомобилю, необходимо издать приказ.
Компания имеет право оснащать автомобили навигационным оборудованием с GPS, которое будет информировать о местах нахождения транспортного средства в рабочее время. Это дает возможность предотвратить обман со стороны водителей, а также поездки с дополнительным или попутным грузом без уведомления начальства.
Водителям следует сообщить о том, что ведется запись, и данные передаются. Это повышает дисциплинированность работников, и они стараются не допускать нарушений, зная, что осуществляется наблюдение. Кроме того, слежение и видеозапись без согласия работника может быть истолковано последним как нарушение личных прав.
Автомобиль надо ремонтировать.
Если обязанный производить ремонт арендодатель этого не делает, организация – арендатор может:
1) провести ремонт и потребовать зачесть затраты в счет арендной платы;
2) не начислять за время простоя машины из-за поломки арендную плату и сообщить об этом арендодателю;
3) обратиться в суд.
Капитальный ремонт обычно заключается в замене двигателя, кузова, дверей, сидений и иных важных и крупногабаритных частей.
Особого внимания заслуживает проведение модернизации и реконструкции автомобиля. При модернизации производится обновление машины, благодаря чему у нее появляются новые характеристики или улучшаются существующие, а при реконструкции вносятся технологические изменения, меняющие конструкцию автомобиля или его предназначение. На проведение существенных улучшений и внесение кардинальных изменений требуется получить письменное согласие арендодателя.
При модернизации и реконструкции, проведенных арендатором с согласия арендодателя, внесенные улучшения фиксируются в учете как неотделимые от автомобиля и отделимые. Когда автомобиль переходит обратно к сотруднику – владельцу, он либо возмещает расходы на неотделимые улучшения компании, либо не делает этого при договоренности о безвозмездной передаче. Отделимые улучшения компания имеет право оставить себе.
Если арендатор не согласовал модернизацию или реконструкцию с работником – арендодателем, последний имеет право не возмещать затраты даже на неотделимые улучшения. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе или дарит.
При проведении улучшений арендодателем, если они не оказали влияния на важные для компании характеристики автомобиля в нежелательную для нее сторону, автомобиль продолжает использоваться по договору аренды. В случае необходимости оформляется дополнительное соглашение, содержащее новые характеристики, и акт приемки – передачи.
Если проведенные арендодателем улучшения не позволяют арендатору использовать автомобиль для своих целей, он может расторгнуть договор аренды. Например, если стал необходим другой вид топлива, который не устраивает арендатора.
Нестандартные ситуации
Бывает, что договор аренды заключается с работником, управляющим автомобилем по доверенности. В этом случае необходимо разрешение собственника автомобиля на его аренду. Надо спросить у сотрудника доверенность, где написано, что собственник передает право заключать договор аренды. Договор при этом нужно оформлять на собственника автомобиля, а подписывать его будет работник компании.
Арендная плата в такой ситуации будет доходом собственника, который становится плательщиком НДФЛ. Справка 2-НДФЛ оформляется на него.
Интересный случай – заключение работником договора аренды с экипажем, когда управляет машиной нанятое работником третье лицо. Платить за нанятого работником водителя НДФЛ и взносы компании не надо. Не имеет значения, кому будут переводиться платежи за вождение – арендодателю или нанятому им водителю. Важно прописать это в договоре. Работник – арендодатель может обратиться с письменной просьбой о переводе части оплаты указанному им лицу.
Уплата налогов и сборов в 2021 году
С выплачиваемой работнику – арендодателю арендной платы необходимо удерживать НДФЛ. Страховые платежи не уплачиваются кроме сумм вознаграждения за управление автомобилем в случае заключения договора аренды с экипажем.
НДФЛ с работника – арендодателя взимается с учетом его статуса налогоплательщика. С резидента РФ налог рассчитывается по ставке 13%. В остальных случаях ставка составляет 30%.
Сумму налога необходимо перечислить в бюджет не позже, чем через 24 часа с момента получения работником дохода из кассы или на расчетный счет.
С арендной платы могут удерживаться сборы на травматизм в случаях, когда это предусмотрено в договоре имущественного найма.
При аренде с экипажем необходимо исчислять взносы по всем видам страхования.
По вопросам страхования рекомендуется обращаться в ФСС.
Затраты арендатора на бензин и другие расходы по коммерческой эксплуатации автомобиля в базу НДФЛ не включаются.
Транспортный налог при любых вариантах оформления эксплуатации личного автомобиля для нужд компании обязан платить собственник автомобиля, т.е. работник компании, арендодатель. Компания не может платить транспортный налог по арендованному автомобилю и не должна указывать его сумму в договоре или списке расходов. Единственно возможным вариантом освобождения от бремени транспортного налога для сотрудника – арендодателя является увеличение арендной платы на величину данного налога.
Если договором предусмотрено, что расходы по ремонту автомобиля покрываются арендатором, то предназначенные для этого суммы являются доходом арендодателя и их необходимо учитывать при уплате налогов. Но затраты на топливо, парковку и проезд по платным дорогам в расчет не включаются, т.к. относятся к тратам арендатора в своих интересах.
Инспекция ФНС, с которой надо взаимодействовать, определяется по месту регистрации компании – арендатора, а не сотрудника – арендодателя.
При аренде автомобиля с экипажем необходимость уплаты НДС определяется в договоре. Если затраты на ремонт автомобиля возложены на арендатора, то компания должна начислить НДС на сумму, израсходованную на восстановление автомобиля. Исключение составляет восстановление арендатором автомобиля, поврежденного по его вине.
Хотя страховые взносы с арендной платы не вносятся, организация может производить отчисления на страхование от несчастных случаев, если это прописано в договоре аренды.
При любом виде договора предоставление личного автомобиля в аренду не облагается НДС.
При определении налога на прибыль арендующая автомобиль организация, которая применяет общую систему налогообложения, учитывает связанные с арендой расходы в составе расходов в размере фактических затрат.
Компания, применяющая УСН «доходы минус расходы», может учесть арендную плату и расходы по содержанию автомобиля в составе расходов, сокращающих налогооблагаемую базу.
Компания – арендатор, использующая УСН с налогообложением «доходы» не может для целей налогообложения учитывать расходы на арендную плату, содержание и эксплуатацию автомобиля.
Ошибки и частые вопросы
К часто встречающимся ошибкам при оформлении аренды автомобиля работника относится отсутствие в нем сроков, порядка и формы внесения арендной платы.
Также нередко неправильно распределяются текущие затраты и расходы на капитальный ремонт. При аренде с экипажем все расходы несет арендодатель, а без экипажа – арендатор, кроме капитального ремонта.
Нередко компания при заключении с работником договора имущественного найма с экипажем не выделяет в договоре стоимость водительских услуг, указывает единую общую сумму арендной платы и оплаты услуг. В таком случае возникает вопрос о том, как и с какой суммы надо считать НДФЛ и обязательные взносы с доходов работника.
Эксперты советуют в таком случае заключить дополнительное соглашение, где указывается стоимость услуг и другие условия. На основании этого документа можно будет с прописанной в нем суммы рассчитывать и платить общеобязательные взносы.
Работодатели, желающие арендовать у сотрудника автомобиль, нередко задаются вопросом о том, что делать, если сотрудник решит поехать в отпуск на своем автомобиле. В данной ситуации рекомендуется составить соглашение, в соответствии с которым на период отпуска автомобиль передается по акту приемки – передачи работнику, а затем вновь возвращается компании в пользование. За время отпуска арендная плата не начисляется.
Что выбрать – компенсацию, аренду или покупку автомобиля в 2021 году
Договор аренды лучше заключить при следующих условиях:
- автомобилем должна постоянно распоряжаться компания;
- автомобилем пользуется как его собственник, так и другие работники;
- все расходы по содержанию автомобиля намерен нести арендатор.
Вариант компенсации больше подходит в следующих случаях:
- автомобиль необходим только в рабочее время и даже не каждый день;
- машиной управляет только ее собственник;
- организация не желает иметь дело с чеками на ГСМ, запчасти и др.
В чем состоят преимущества компенсации или аренды перед покупкой компанией автомобиля:
• Во-первых, не надо платить транспортный налог.
• Во-вторых, не требуется заводить карточку на основное средство, заниматься учетом ремонта и модернизации, утилизировать изношенные запасные части и шины.
Также организация на УСН избежит сложностей при продаже автомобиля. Если срок службы меньше 15 лет и продажа производится раньше трех лет с момента учета расходов на покупку автомобиля, компании надо будет восстанавливать сумму, на которую раньше была уменьшена налоговая база.
При этом нужно учесть, что у автомобилей срок полезного действия в соответствии с амортизационной группой, в которую они входят, составляет десять лет. Компании на УСН вместо общепринятой амортизации списывают стоимость основных средств на затраты одинаковыми долями во время налогового периода приобретения. Проводя восстановление, надо будет платить налог и пени, что образует немалую сумму.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
