При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:
- 68 «Расчеты по НДФЛ»;
- 69 «Расчеты по страховым взносам»;
- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";
- 76, субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам";
- 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
- 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы
При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).
Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.
Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы.
К таким документам относятся:
- коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;
- трудовые договоры;
- приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.
Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.
Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:
- в лицевых счетах;
- в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);
- в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.
Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.
После того как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов (Утверждена Приказом Минфина России N 94н) в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 "Вложения во внеоборотные активы", 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и т.д.).
При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.
Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета").
При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 "Расчеты по налогам и сборам" (при удержании НДФЛ), 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 "Расчеты с персоналом по прочим обязательствам" (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (при удержании алиментов).
Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.
Инвентаризация расчетов по депонированным суммам
Депоненты могут возникать только в том случае, если компания выплачивает заработную плату через кассу.
Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.
В бухучете депонированная зарплата отражается записью:
Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам".
При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету 4 "Расчеты по депонированным суммам", суммам в карточках депонентов, при необходимости - с расчетно-платежными ведомостями.
Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям
На счете 73 отражают, в частности, расчеты по займам, по возмещению ущерба в результате недостач, брака.
Ущерб. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:
- документов, на основании которых взыскивается ущерб (например, приказа руководителя или решения суда);
- документов о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).
Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.
Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.
Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет "Расчеты по предоставленным займам".
Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 "Финансовые вложения", субсчет "Предоставленные займы".
Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.
Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на выдачу займа, приходных документов, которыми оформляют погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета компании, если погашение произведено в безналичном порядке).
Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.
По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.
Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:
- перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;
- перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.
Обращаем Ваше внимание на то, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме N 04-1-02/704.
Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных средств на карточку работника.
Для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств?
Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.
В случае когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- приказа о направлении в командировку;
- авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту - погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий
Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем зачета пособий за счет средств ФСС.
В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий.
В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:
- листки нетрудоспособности;
- справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей;
- документы, подтверждающие страховой стаж;
- документы для назначения детских пособий;
- заявления на выплату пособий;
- расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.
При проверке правильности начисления и выплаты пособий в силу Федерального закона N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" следует помнить, что:
- пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 3);
- предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14);
- пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет - не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6);
- право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).
Далее необходимо проверить записи на счетах бухгалтерского учета.
Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (Дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС).
Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.
Инвентаризация расчетов по НДФЛ
Организации и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работники-налогоплательщики получают доходы, признаются налоговыми агентами.
Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 226 НК РФ).
Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:
- налогоплательщика;
- вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует Приказ ФНС России N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников";
- суммы доходов и даты их выплаты;
- статус налогоплательщика;
- даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.
Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.
В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ".
Обращаем Ваше внимании на то, что согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.
Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов - в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.
Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта.
Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России N ММВ-7-8/781@.
На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган.
Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС России N ММ-3-25/494@.
Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС России N САЭ-3-01/444@.
Инвентаризация расчетов по страховым взносам
Частью 1 ст. 5 Федерального закона N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" установлено, что работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов.
Согласно ч. 6 ст. 15 данного Закона работодатели - плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника.
В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР N АД-30-24/691, ФСС РФ N 02-03-08/08-56П "О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам" представлена форма карточки индивидуального учета.
В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения.
Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).
Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.
В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам.
Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).
Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России N 979н.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
