Перед годовой отчетностью с октября по декабрь и новыми федеральными стандартами 2018 года учреждению нужно инвентаризировать имущество, все виды финансовых обязательств и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, расскажем в статье.
Сохраните себе готовую памятку по инвентаризации нефинансовых активов. Ее можно распечатать и раздать членам комиссии. В памятке найдете сроки, порядок, как заполнить опись, и что сделать до инвентаризации по каждому виду имущества.
Обязательную инвентаризацию проводите перед отчетностью и когда наступает определенное событие.
Перед годовой бухгалтерской отчетностью проверяйте имущество и обязательства ежегодно. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.
Если провели инвентаризацию в текущем году после 1 октября, перед годовой отчетностью повторно ее не проводите. Результаты, которые отразили в протоколах и актах в период после 1 января до сдачи отчетности, отразите оборотами как событие после отчетной даты и включите в годовую отчетность. Например, излишки, недостачи, ошибки, задолженности.
Обязательную инвентаризацию также проводите, когда учреждение:
• передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование;
• продает имущество – комплекс объектов учета;
• меняет материально ответственного сотрудника. Например, кассира или кладовщика;
• выявило кражу, злоупотребление или порчу имущества;
• после стихийного бедствия, пожара, другой чрезвычайной ситуации;
• реорганизуют или ликвидируют, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.
Такие случаи установлены в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 49 (далее – приказ № 49).
Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные казенные учреждения ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Разъяснили это в Методических рекомендациях Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848.
О результатах инвентаризации дебиторки нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России № 15н:
• расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191);
• расшифровка дебиторской задолженности по контрактным обязательствам (ф. 0503192).
Бюджетные и автономные учреждения отчитываются ежегодно по форме Расшифровка дебиторской задолженности по предоставленным субсидиям (грантам) (ф. 0503793).
2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений.
Федеральные органы власти и учреждения всех типов контролируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимости (ф. 0503190). Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России № 15н.
В каких случаях добровольно инвентаризировать активы, закрепите в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона№ 402-ФЗ, п. 2.1 приказа № 49). Например, театр может делать это после закрытия очередного театрального сезона.
Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.
В Порядке пропишите:
• график для отчетном году;
• сроки проверок;
• перечень имущества и обязательств для проверки.
В Порядке учтите специфику деятельности учреждения.
Если у вас есть имущество казны, то в учетной политике пропишите, как его инвентаризировать. Имущество казны выверяют с данными бюджетного учета из реестра публично-правового образования, а по недвижимости – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России № 02-07-10/17037.
Специальная комиссия и материально ответственные сотрудники. Порядок работы комиссии пропишите в положении о комиссии по инвентаризации.
В состав комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель приказом.
В комиссию можно включить:
• представителей администрации;
• сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
• независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
• специалистов других служб и отделов: инженера, экономиста, техника.
Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить описи.
Материально ответственных сотрудников в комиссию не включайте. МОЛ участвуют в инвентаризации вверенного им имущества. Обязанность присутствовать при проверках включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Такие правила установлены в пунктах 2.2, 2.3 2.8 приказа № 49.
До начала проверки руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.
Перед проверкой у сотрудника возьмите расписку, что он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке описи в части «РАСПИСКА». Такие требования есть в пункте 2.4 приказа № 49.
Чтобы подготовиться к инвентаризации:
1. Сделайте описи имущества по каждому кабинету в учреждении. 2. Проверьте, оформили ли внутреннее перемещение объектов. 3. Купите сканер штрихкодов.
Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России № 88.
В приказе укажите причину, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца. Утверждает приказ руководитель.
Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (абз. 1 п. 2.3 приказа № 49).
Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам.
Для каждого вида имущества заполните отдельную инвентаризационную опись:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• ценных бумаг (ф. 0504081);
• остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
• задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
• состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
• состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
• бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• наличных денежных средств (ф. 0504088);
• расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• расчетов по поступлениям (ф. 0504091).
Описи заполните вручную или на компьютере. На бумажном бланке в пустых строках поставьте прочерки.
Опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.
Подробные правила описаны в пункте 2.9 приказа № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России № 52н.
Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.
Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в проверке.
После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России № 52н.
Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности учреждения:
• бюджетные и автономные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760);
• казенные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).
Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют. Обнаружить нарушения могут в ходе сторонней проверки.
ИФНС России не может оштрафовать за то, что не провели обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных проверок отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
