К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.
В 2021 году подтверждать расходы могут следующие документы.
Расходы на проезд:
• поездом - распечатка электронного билета (Письмо Минфина N 03-03-07/16777);
• самолетом - посадочный талон и распечатка электронного билета (Письмо Минфина N 03-03-05/12957);
• городским общественным транспортом - билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ (Письмо ФНС N ЕД-4-2/1120@);
• такси - чек ККТ или квитанция (Письмо Минфина N 03-03-07/11901);
• арендованным автомобилем - договор аренды автомобиля и платежный документ (Письмо Минфина N 03-03-06/1/742);
• личным автомобилем - путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка (Письмо Минфина N 03-03-06/22368).
Расходы на проживание:
• в гостинице - чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
• в арендованной квартире - договор аренды и платежный документ (Письмо Минфина N 03-03-07/803).
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов - суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/770).
К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:
• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
• БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.
Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.
К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).
Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату.
Такими документами могут быть, например:
• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
• документ строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Федерального закона N 290-ФЗ, Письмо Минфина России N 03-03-06/1/35214);
• слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России N 03-03-06/1/65253, N 03-03-06/1/36877);
• выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.
Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).
Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:
• либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
• либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
