При работе с наличными организации обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (лимит остатка в кассе, лимит расчетов и т.д.) и документального оформления операций. Все о кассовой дисциплине в 2018 году, порядке ведения кассовых операций и изменениях вы узнаете из этой статьи.
Порядок ведения кассовых операций утверждает Центробанк. Основные положения отражены в указании ЦБ РФ № 3210-У. Но в прошлом году Банк России внес очередные поправки в порядок (указание от 19.06.2017 № 4416-У), упрощающие работу. Больше не нужно оформлять заявления для выдачи денег под отчет и расходники при возврате денег клиентам. Расскажем о новом порядке работы подробнее.
Сохранность наличных при ведении кассовых операций, хранении, перевозке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных, организация или ИП определяют самостоятельно (п. 7 Указания ЦБ № 3210-У). Прописать порядок ведения кассовых операций можно в отдельном положении.
По общим правилам за кассовые операции отвечает кассир. Но это может быть и любой другой сотрудник, если такие обязанности не него возложил руководитель. Также обязанности кассира может на себя может взять главбух или даже директор, если численность организации небольшая.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации 2018 утвержден указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (с последними изменениями, внесенными указанием от 19.06.2017 № 4416-У и вступившими в силу с 19 августа 2017 г.).
В организации в обязательном порядке должен быть установлен кассовый лимит. Это допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы необходимо сдавать в банк.
Лимит кассы организация определяет самостоятельно исходя из особенностей деятельности и объема поступлений и выдачи наличных.
Организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания № 3210-У).
В кассе организации должна оставаться такая сумма, которая не превышает лимит. Сумму компания устанавливает самостоятельно, а рассчитать ее можно с помощью следующей формулы:
Лимит кассы = Сумма наличной выручки : Расчетный период от 1 до 92 дней х Интервал между днями, когда деньги сдают в банк
За расчетный период необходимо брать любой интервал времени - от 1 до 92 дней (п. 1 Указаний № 3210-У).
Периодичность сдачи наличных в банк, можно вычислить исходя из:
• условий договора с банком;
• числа дней между инкассациями;
• промежутка между днями, когда деньги сдают в банк.
Рассчитанную сумму лимита можно округлить до рублей. Налоговики разрешают это (письмо ФНС № ЕД-4-2/4116).
Пример: Магазин компании в г. Москве работает в круглосуточном режиме. За один день наличная выручка составляет 165 тыс. руб., в период с 1 по 31 октября (31 день) выручка составила 4 000 000 руб. Компания инкассирует деньги в банк раз в три дня. Поэтому лимит кассы должен составлять не более 387 096, 77 руб. (4 000 000 : 31 дн. х 3 дн.)
Если компания только открылась, то лимит рассчитывают исходя из предполагаемой выручки (п. 1 Приложения к указанию № 3210-У). А вот сообщать банкам, какой у организации лимит кассы, не надо. Его утверждает руководитель организации приказом (см. образец). Причем планку наличности в кассе он может установить на любой период (письмо Банка России № 36-3/25).
Если компания имеет подразделения, то лимит остатка в кассе надо определить для каждого из них отдельно. Рассчитать его надо в зависимости от того, куда подразделения сдают наличность.
Если подразделение вносит деньги на расчетный счет, минуя кассу головной организации, то лимит у него должен быть свой, но с учетом лимита остатка других подразделений и основной организации.
Если подразделение открыто совсем недавно, и пока объем его выручки не известен, то можно использовать формулу определения лимита исходя из предполагаемого дохода (п. 1 и 2 приложения к указанию Банка России № 3210-У).
Если подразделения сдают наличную выручку в кассу головной организации, то надо определять для них общий лимит - в совокупности по головной организации и всем подразделениям (абз. 5 п. 2 указаний № 3210-У).
Компаниям, которые ведут только безналичные расчеты с контрагентами, определить лимит необходимо из объема выданных наличных денег. За исключением тех сумм, которые сняты со счета для выдачи зарплаты, стипендии и других вознаграждений работникам.
Формула расчета лимита кассы следующая:
Лимит остатка наличных денег при отсутствии наличной выручки = Суммы выданных средств за расчетный период : Расчетный период (не более 92 рабочих дн.) х Период времени между днями получения денег в банке (не более 7 (14) рабочих дн.)
Расчетный период при этом надо брать произвольный. Например, это может быть объем выручки за прошедший квартал или аналогичный период прошлого года и т.п. Однако расчетный период не должен превышать 92 календарных дней - это основное условие. Если рабочий график - 7дней в неделю, то есть без выходных и праздников, то их тоже следует включить в расчет.
Если контрагенты платят за товары или услуги наличными в кассу, то эта сумма не должна превышать допустимый предел. Он составляет 100 тыс. рублей по каждому из договоров (п. 6 указаний № 3073-У). Например, если стоимость контракта - 280 тыс. рублей, то заплатить наличными контрагент может не более 100 тыс. рублей, остальные - 180 тыс. рублей ему необходимо перечислить на расчетный счет организации.
Если контрагент может вносить деньги только наличными, то оформляйте договоры строго по 100 тыс. рублей. Ведь компания не ограничена в количестве заключаемых контрактов.
При расчетах с "физиками" все проще, верхнюю границу наличности можно не соблюдать.
Прием наличных в кассу. После того как кассир получил приходник, он должен проверить наличие подписи главбуха и сумму цифрами и прописью. Затем требуется пересчитать деньги, которые вносит контрагент. Причем сделать это надо в его присутствии, пересчитав наличные поштучно.
Если сумма наличности совпадает с данными по ордеру, то кассир ставит печать на квитанции и отдает контрагенту, который внес в кассу деньги.
Подшивку приходников кассир выполняет строго по правилам, которые устанавливает сама компания. Но хранить приходно-кассовые ордера требуется строго 5 лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России № 558).
Все поступления компания должна оформлять приходниками по форме КО-1 (утв. постановление Госкомстат РФ № 88), а выдачу денег - расходниками по форме КО-2. Эти документы также может оформить кассир, но подписать их должен главный бухгалтер или руководитель организации.
Выдача наличных из кассы. Деньги из кассы нужно выдавать строго по расходникам, этот документ кассир также проверяет: смотрит подпись главбуха и суммы. Получателя денег надо идентифицировать по реквизитам паспорта либо иному документу, который подтверждает его личность.
После того как кассир подготовил деньги, расходник должен подписать получатель, например клиент при возврате наличных за товар. Деньги также может получить и представитель по доверенности. В этом случае следует сверить реквизиты доверенности и паспортные данные получателя, а также сведения, которые внесены в расходно-кассовый ордер. Если все данные совпадают, то наличные можно выдать, а саму доверенность приложить к расходнику.
При приеме головной организацией денег от своего подразделения также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных "обособке" каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания ЦБ).
Выдача зарплаты из кассы. Выдавать деньги из кассы в счет зарплаты надо строго по расчетно-платежным ведомостям - форма Т-49 (утв. постановлением Госкомстата РФ № 1), платежным ведомостям - форма Т-53 и составлять единый расходник. Причем в таком расходнике не требуется отражать Ф.И.О., паспортные данные сотрудников, получивших зарплату. Но за получение наличных они должны расписаться в ведомости. Но если в день выплаты кто-то из работников не смог получить деньги, то напротив его фамилии следует поставить отметку «депонировано». В этом случае наличные требуется сдать в банк на расчетный счет.
Выдача наличных под отчет. Деньги из кассы вы можете выдать работнику на основании распоряжения или приказа директора. С 19 августа 2017 года брать у сотрудника заявления теперь не надо (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Главное проверьте, чтобы в распоряжении была сумма и срок, на который работник получает деньги.
Затем оформите расходник и после поштучного пересчета наличности отдайте деньги работнику. В РКО он должен поставить отметку, что наличность получил.
Штрафы за несоблюдение лимита кассы. Наличность сверх лимита надо регулярно сдавать в банк, иначе контролеры оштрафуют компанию от 40 до 50 тыс. рублей. Причем ответственность может понести и руководитель - от 4 до 5 тыс. рублей (ст. 2.4, 15.1 КоАП РФ).
Если организация малая или лимит нарушил ИП, то контролеры вполне могут заменить штраф предупреждением.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• нарушение первичное;
• никому не причинен ущерб;
• нет угрозы техногенных или природных ситуаций;
• нет угрозы жизни и здоровью населению (ст. 4.1, 4.1.1 КоАП РФ).
Также есть случаи, когда наличных в кассе может быть больше лимита. Во-первых, в дни зарплаты. Деньги для такого случая можно хранить в кассе до пяти рабочих дней. Во-вторых, в выходные или праздничные дни, но только если компания работает.
Штрафы за несколько нарушений. Налоговики выпишут отдельные штрафы за одинаковые нарушения, которые допустили сразу несколько подразделений. Сколько нарушений - столько и штрафов (письмо ФНС от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).
Каждое подразделение ведет отдельную кассовую книгу и приходует наличную выручку. Компанию оштрафуют на 50 тыс. рублей, если она не оприходует наличную выручку в кассу, не ведет книгу и пр. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
За каждое положен штраф (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Инспекторы выпишут протокол в каждом филиале, и по каждому потребуется заплатить штраф. Например, если три магазина не оприходовали выручку, штраф - 150 тыс. рублей (50 тыс. x 3).
Малые и средние компании вправе заменить штраф на предупреждение. Избежать штрафа можно только за нарушение, которое организация совершила впервые.
Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что компания вправе отменить штраф по нескольким правонарушениям филиалов. Если постановления налоговики выписали в один день и они не вступили в силу, то можно отменить все штрафы (письмо ФНС России № ОА-4-17/23483@). Если постановления вступали в силу в разное время, то заменить на предупреждение получится только один штраф - из самого первого документа.
Если же все филиалы находятся в разных регионах, то выписывать штраф будут местные налоговики. Заменять его на предупреждение будет местная инспекция. Налоговики из другой инспекции, которые оштрафовали остальные филиалы, просто не узнают о штрафе. Поэтому можно заменить все штрафы на предупреждение.
Частые нарушения кассовой дисциплины:
• работа с наличными;
• не оприходовали наличные;
• превысили лимит расчетов наличными в 100 тыс. рублей по сделке;
• нет кассовой книги в подразделении;
• вернули наличными деньги за товар, оплаченный картой;
• работа с ККТ;
• в чеке меньшая сумма;
• компания не использовала кассу;
• касса не соответствует требованиям или не зарегистрирована.
В бар зашли три зэка и заказали: гроб с костями, многоэтажку и то что мы строили. Официант им все принес и говорит: вот вам гроб с костями и многоэтажка. А то что вы строили – нет. Есть только то где вы были. Что заказали зэки?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
