Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязал экономические субъекты организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А экономические субъекты, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, должны организовать и осуществлять внутренний контроль бухгалтерского учета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель самостоятельно ведет бухгалтерский учет). Поговорим о том, что представляет собой внутренний контроль.
Современные условия хозяйствования характеризуются постоянным увеличением текущей экономической информации как на внешнем, так и на внутреннем уровнях. Для всех пользователей экономическая информация является базой для принятия обоснованных управленческих решений.
В связи с этим существенно возрастает необходимость действенного контроля за полнотой и достоверностью текущей и отчетной экономической информации. Одним из основных инструментов решения подобных проблем является своевременный внутренний контроль, роль которого в принятии рациональных управленческих решений огромна.
Бухгалтерский учет служит не только для систематизации и накопления информации, но и для контроля совершаемых хозяйственных операций или фактов хозяйственной жизни. Организации, правильно ведущие бухгалтерский учет, тем самым контролируют в той или иной степени свою деятельность, другой вопрос, насколько результативен такой контроль. Если его организовать в рамках отдельной системы внутреннего контроля, дополняющей бухгалтерский учет, эффективность будет намного выше. В недалеком будущем к этому придут все организации, заинтересованные в наведении порядка в своем бухгалтерском учете.
Посредством внутреннего контроля собственники и руководство экономического субъекта имеют возможность получать необходимую информацию о действительном состоянии объекта управления. Это позволяет обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций, а также соответствия деятельности требованиям действующих нормативных правовых актов.
Ключевая функция внутреннего контроля заключается в разработке и представлении не только предложений по ликвидации выявленных нарушений, но и рекомендаций по повышению эффективности управления, выявлению резервов развития, а также в консультативной поддержке руководства организации. Внутренний контроль помогает выявить результативность системы управления организации.
Внутренний контроль является частью системы управления, служащей для обеспечения долгосрочной финансовой устойчивости и эффективного функционирования организаций любых видов деятельности. От его эффективной организации зависит эффективность работы экономического субъекта в целом.
Организация внутреннего контроля в процессе управления должна быть ориентирована на организационно-правовую форму, размер организации и масштабы ее деятельности. Чем сложнее структура внутренней среды экономического субъекта, тем больше информации необходимо для принятия эффективных управленческих решений. Основой для принятия большинства управленческих решений служит информация, формируемая в бухгалтерском, оперативном и статистическом учете.
Так как риск внутренне присущ любой деятельности, предприниматели, добровольно принимая на себя риски в целях получения будущих выгод, должны уметь управлять ими. Каким образом организован этот процесс: стихийно или осознанно – вопрос корпоративной культуры. Более высокий уровень управления рисками обеспечивается созданием системы внутреннего контроля, которая в отличие, например, от руководителя и главного бухгалтера занимается контролем рисков предприятия.
В Международных стандартах аудита МСА 400 «Оценка рисков и внутренний контроль» система внутреннего контроля – это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством предприятия в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения учета финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Система внутреннего контроля организации – это постоянно функционирующая система, направленная на обеспечение выполнения миссии организации и достижения поставленных задач, а также повышающая эффективность системы управления деятельностью организации за счет использования качественной информации, обеспечивающей:
• оперативность принятия управленческих решений;
• своевременное выявление и анализ рисков;
• соблюдение законодательства и внутренних политик и процедур;
• эффективное использование ресурсов;
• сохранность активов;
• достоверность финансовой и управленческой отчетности. В России признаны МСФО, обязательный порядок применения которых распространяется пока на консолидированную отчетность, составляемую банками, страховыми организациями и компаниями, размещающими свои ценные бумаги на фондовой бирже. Однако налицо тенденция к более широкому внедрению МСФО путем приближения российских стандартов к международным.
МСФО 7 «Финансовые инструменты: раскрытие информации» (введен в действие на территории РФ приказом Минфина России № 160н) устанавливает, что наряду с финансовой отчетностью организации обязаны довести до заинтересованных лиц информацию о характере, размере рисков и о том, каким образом организация управляет этими рисками.
По каждому виду рисков, а в МСФО 7 речь идет о кредитном риске, риске ликвидности, рыночном риске и ряде других, организация должна указать (п. 33):
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
a) подверженность организации рискам и как они возникают;
b) цели, политику и процедуры организации в области управления рисками и методы, используемые для оценки риска;
c) любые изменения в (a) или (b) по сравнению с предыдущим периодом.
Способы управления рисками сводятся к следующему:
• избежание рисков (считается крайней мерой в отношении рисков);
• проведение процедур и разработка правил управления рисками;
• страхование рисков;
• создание резервов на покрытие возможных потерь.
Избежание лишает потенциальной прибыли. Организация сведет к нулю все виды рисков только в том случае, если прекратит работу. Поэтому данный способ управления носит строго ограниченный характер и применим к зонам неоправданного риска, например разного рода полукриминальным схемам. Отказ предприятия от работы с фирмами-однодневками в целях недопущения получения необоснованной налоговой экономии будет являться избежанием риска.
Проведение процедур и разработка правил управления рисками являются основной профессиональной зоной системы внутреннего контроля. Основные затраты по управлению рисками связаны с выплатой заработной платы сотрудникам, занимающимся контролем. В качестве примеров управления рисками можно привести контроль финансовых показателей (управление рисками банкротства и ликвидности), установление лимитов (управление рисками концентрации).
Страхование рисков связано с уплатой страховых взносов. Его рекомендуется применять в случаях, когда вероятность наступления события мизерная, а возможные негативные последствия чреваты колоссальными убытками (например, страхование недвижимости от пожара).
Создание резервов под возможные риски – операция, призванная равномерно распределить бремя убытков на финансовый результат предприятия независимо от факта реализации риска на деле. Резерв уменьшает прибыль, но не вызывает оттока денежных средств, тем самым косвенно их сохраняя. Создание резервов, как правило, применяется в отношении кредитного риска.
Любой вид риска может привести к банкротству, тем не менее величина чистых активов и достаточность собственного капитала обеспечивают его выживаемость в трудные времена. В абсолютном выражении чистые активы в большей степени отражают размер организации, а относительные показатели с участием в расчетах собственного капитала – ее устойчивость.
Чтобы лимитировать риски на ранних стадиях, служба внутреннего контроля должна проводить детальный анализ ситуации в секторах экономики, в отношении которых у организации выявлен риск концентрации, углубленный анализ кредитоспособности контрагентов, в отношении операций (сделок) с которыми выявлен повышенный риск концентрации, и формировать за счет себестоимости резервы.
По мнению автора, на сегодняшний день происходит трансформация системы внутреннего контроля в инструмент оценки рисков, наблюдается смещение акцентов от оценки отдельных операций к оценке рисков в деятельности предприятия. Контролировать нужно не только факты хозяйственной жизни и постановку и ведение бухгалтерского учета, составление отчетности, но также проводить ревизию сделок, событий, операций, которые влияют на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и движение денежных средств.
Основная задача внутреннего контролера (аудитора) – участие в независимой проверке бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности, а также осуществление внутреннего контроля составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета. Внутренний контролер своими своевременными действиями может сократить время присутствия на предприятии таких нежелательных лиц, как налоговые инспекторы, и уменьшить сумму аудиторского договора. Система внутреннего контроля позволяет оценить риск, способна его предвидеть и снизить до минимума возможные отрицательные последствия.
Внедрение системы внутреннего контроля позволяет обеспечить надежность финансовой информации и снизить риски принятия ошибочных решений. Построение системы внутреннего контроля предполагает определение наиболее существенных рисков, разработку регламентных процедур, а также корректирующие действия, которые позволят исправить ситуацию.
Затраты на предварительный контроль могут быть более эффективными, так как помогут предупредить возникновение рисков. Внедрение системы внутреннего контроля на предприятии необходимо для повышения эффективности работы его подразделений. При этом система внутреннего контроля позволит обеспечить достоверность информации и эффективно использовать материальные, трудовые и финансовые ресурсы предприятия.
Особое влияние на организацию системы внутреннего контроля оказывает организационная структура предприятия. Необходимо понимать, какие контрольные процедуры выполняет то или иное его подразделение в соответствии с предписанным им кругом обязанностей и ответственности.
Внедрение системы внутреннего контроля начинается с определения подразделений, в которых возникают затраты и в которых будут разработаны регламентные процедуры. Причем система внутреннего контроля будет эффективнее в том случае, если все сотрудники организации будут выполнять контрольные процедуры, причем делать это следует постоянно. По мнению автора, в организации системы внутреннего контроля необходимо участие специалистов смежных служб (плановых, финансовых, экономических).
Следующим шагом в процессе построения системы внутреннего контроля становится выделение объектов контроля. В организации должны быть разработаны схема технологического процесса, график документооборота, учетная политика, должностные инструкции, а контроль – осуществляться на всех уровнях управления.
Таким образом, внутренний контроль в организации является одной из важнейших бизнес-функций наряду с управлением производством и финансовым менеджментом.
Значение внутреннего контроля трудно переоценить. Он обеспечивает защиту имущества, качество учета и достоверность отчетности, выявление и мобилизацию имеющихся резервов в сфере производства, финансов и т.п. Внутренний контроль охватывает все сферы деятельности предприятия и направлен на повышение эффективности управления компанией.
В самом узком толковании термин внутренний контроль – это сбор информации об объекте контроля. Такого рода контроль осуществляется всеми менеджерами компании в рамках выполняемых ими функций. В широком понимании внутренний контроль – это непрерывный процесс, включающий сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности предприятия.
Правильно организованный внутренний контроль позволяет существенным образом снизить количество финансовых ошибок, свести к минимуму размеры штрафных санкций, что в свою очередь способствует улучшению финансовых показателей предприятия. Игнорирование же контроля приводит к финансовым потерям, которые возникают в виде штрафов, пеней по результатам проверок со стороны финансовых органов.
Система внутреннего контроля в организации должна включать совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством предприятия в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности и для своевременного и правильного принятия управленческих решений.
Именно такой внутренний контроль позволяет:
• осуществить грамотное и эффективное ведение бизнеса;
• обеспечивать выполнение планов, соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;
• разрабатывать и внедрять методы защиты и сохранности активов;
• формировать бюджеты;
• прогнозировать экономические показатели деятельности организации.
Процедуры внутреннего контроля должны быть построены на основе принципов регулярности и системности, то есть охватывать все текущие финансовые обязательства и расчеты и проводиться с периодичностью, установленной внутренними регламентами организации, не реже одного раза в отчетный период по соответствующему налогу или группе объектов учета. Результаты проведения процедур внутреннего контроля финансовых обязательств и денежных расчетов должны быть выражены в форме письменного отчета, представленного для ознакомления руководству предприятия.
Помимо контрольной, указанные процедуры могут выполнять одновременно информационную и организационную функции и могут быть использованы для оценки эффективности системы управления, служить основой для принятия управленческих решений заинтересованными пользователями.
Инструментами внутреннего контроля, на мой взгляд, являются:
• внутренние регламенты (инструкции), формализующие процедуры внутреннего контроля;
• должностные инструкции финансовых сотрудников и процедуры их взаимодействия с другими отделами (структурными подразделениями) и руководством компании;
• автоматизированные программы бухгалтерского (финансового и управленческого) учета, иное программное обеспечение;
• правовые базы данных и специальная (профессиональная) литература, периодические издания, позволяющие отслеживать и оценивать изменения налогового законодательства (проводить мониторинг нормативно-правовой базы);
• методологические разъяснения, основанные на анализе позиции финансовых и налоговых органов и правоприменительной практики.
Собрав данные, внутренний контролер их обобщает, оценивает, сравнивая с установленными нормативами, внутренними положениями и инструкциями, законодательными и нормативными актами, сравнивает количество выявленных ошибок, недостатков и нарушений с ранее установленным уровнем существенности.
После этого он делает необходимые выводы, составляет письменный отчет, разрабатывает рекомендации и предложения. Затем он обсуждает с руководителями проверяемых подразделений все вопросы, которые касаются проверки, особенно в отношении выявленных недостатков и рекомендаций относительно их устранения.
Отличительной чертой внутреннего контроля является обязательное получение от руководства предприятия официального письменного ответа на свой отчет и рекомендации. В ответе должно быть указано, какие рекомендации выполнены, а какие считаются неэффективными. Также на внутренних контролеров возлагается обязанность контроля выполнения разработанных ими и утвержденных руководством рекомендаций структурным подразделениям, которым они были адресованы.
Система внутреннего контроля может иметь различные конфигурации в зависимости от вида деятельности организации, структуры его управления, наличия обособленных подразделений и т.д.
Обязанностью службы внутреннего контроля является системный контроль за деятельностью структурных подразделений – объектов внутреннего контроля. Контролю подвергаются локальные документы, хозяйственные операции, первичные документы, обоснованность определения норм естественной убыли, распределения затрат, соответствие плановых показателей нормативным. При оформлении результатов служба внутреннего контроля руководствуется также профессиональным суждением.
Эффективно организованная система внутреннего контроля имеет большое значение и во многом позволяет определить области риска, разработать адекватные аудиторские процедуры в отношении рискованных областей. Она также во многом облегчает работу внешнему аудиту.
Взаимодействие службы внутреннего контроля и внешнего аудита повысит эффективность внутреннего контроля производственных предприятий. Так, например, профессионально компетентный, добросовестный внутренний контролер имеет возможность свободно общаться с внешним аудитором.
Внутренний аудитор должен предоставить внешнему аудитору свои программы, планы, отчеты, заключения и другую информацию, которая может повлиять на работу внешнего аудита. При использовании этой информации внешний аудитор дает оценку эффективности работы службы внутреннего аудита.
Эффективный внутренний контроль может уменьшить объем аудиторских процедур, выполняемых внешним аудитором. На основании результатов тестирования системы внутреннего контроля аудитор более точно планирует работу, необходимые аудиторские процедуры, определяет степень надежности информации. Тестирование системы позволяет спланировать и разработать методику аудита с учетом слабых мест системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета.
Функция внутреннего контроля может быть передана независимым консультантам (аудиторам). Привлечение их целесообразно, если собственных ресурсов недостаточно, затраты на создание и содержание специального подразделения выше стоимости услуг, оказываемых независимыми внешними аудиторами; руководители организации заинтересованы в независимости оценки или могут быть использованы стандартные, апробированные на практике подходы к организации и (или) оценке внутреннего контроля.
Внешними причинами возникновения негативных последствий для организации могут служить изменение законодательства, субъективизм и отсутствие четкой позиции контролирующих органов относительно спорных вопросов, возникающих в процессе бухгалтерского учета, противоречивая правоприменительная практика.
Внутренние причины – это чаще всего низкая квалификация специалистов в штате организации, отвечающих за оценку и минимизацию налоговых рисков, а также отсутствие выработанной единообразной системы внутреннего контроля рисков, включающей оценку последствий хозяйственных операций или фактов хозяйственной жизни организации и контроль бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обязанность руководителя организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни призвана повысить доверие заинтересованных пользователей к информации, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности. В Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок организации такого контроля не определен. Поэтому руководитель экономического субъекта должен определить его сам, руководствуясь, если сочтет нужным, в том числе и рекомендациями, которые разрабатывают и принимают субъекты негосударственного регулирования бухгалтерского учета (пункты 8, 9 ст. 21, ст. 24 Закона о бухгалтерском учете).
Внутренний финансовый контроль в 2018 году
Внутренний финансовый контроль - организуемый предприятием процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений в области финансовой деятельности с целью реализации финансовой стратегии и предупреждения кризисных ситуаций, приводящих к его банкротству.
Построение системы мониторинга контролируемых финансовых показателей охватывает следующие основные этапы:
1. Построение системы информативных отчетных показателей по каждому виду финансового контроллинга основывается на данных финансового и управленческого учета. Эта система представляет собой так называемую "первичную информационную базу наблюдения", необходимую для последующего расчета агрегированных по предприятию отдельных аналитических абсолютных и относительных финансовых показателей, характеризующих результаты финансовой деятельности предприятия.
2. Разработка системы обобщающих (аналитических) показателей, отражающих фактические результаты достижения предусмотренных количественных стандартов контроля, осуществляется в четком соответствии с системой финансовых показателей. При этом обеспечивается построение системы информативных отчетных показателей по каждому виду финансового контроллинга. Разработка системы обобщающих (аналитических) показателей, отражающих фактические результаты достижения предусмотренных количественных стандартов контроля.
3. Определение структуры и показателей форм контрольных отчетов исполнителей.
4. Определение контрольных периодов по каждому виду финансового контроллинга и каждой группе контролируемых показателей.
5. Установление размеров отклонений фактических результатов контролируемых показателей от установленных стандартов.
6. Выявление основных причин отклонений фактических результатов контролируемых показателей от установленных стандартов.
В процессе разработки такой системы строятся алгоритмы расчета отдельных обобщающих (аналитических) показателей с использованием первичной информационной базы наблюдения и методов финансового анализа.
В соответствии с Бюджетным кодексом госфинконтроль — это контрольная деятельность, которая направлена на установление, подтверждение законности исполнения финансово-хозяйственных операций, с применением административной (уголовной) ответственности и мер принуждения в случаях выявления финансовых нарушений или пресечением их незаконного проведения до момента использования бюджетных средств. Такой контроль в принципе является последующим, поскольку его предмет — результаты исполнения объектами контроля бюджетных процедур вне зависимости от времени их проведения: в отчетном или текущем периоде, до или после списания бюджетных средств со счетов бюджетов. В итоге исследуются законность уже проведенных финансово-хозяйственных операций и качество их выполнения, которое непосредственно влияет на эффективность использования бюджетных средств.
Таким образом, органы госфинконтроля через фиксацию финансовых нарушений, по сути, только сигнализируют о недостатках в системе превентивных мер на ведомственном уровне, выдают обязательные для исполнения предписания по их устранению, а также пресекают финансовые нарушения путем наказания должностных лиц, намеренно совершивших соответствующие противоправные действия. Поэтому на ведомственном уровне в дополнение к госфинконтролю должен быть организован внутренний финансовый контроль и аудит как собственная система предупреждения нарушений в финансово-бюджетной сфере.
Бюджетный кодекс наделяет главных администраторов бюджетных средств полномочиями по организации и проведению внутреннего финансового контроля за соблюдением внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета, ведения бюджетного учета и отчетности.
Задачами внутреннего финансового контроля являются:
• устранение (недопущение) недочетов в сроках и качестве предоставления информации (документов), необходимой для составления и исполнения бюджета;
• управление бюджетными рисками — событиями, негативно влияющими на осуществление внутренних процедур составления и исполнения бюджета;
• своевременное выявление, устранение и пресечение нарушений бюджетного законодательства РФ;
• обеспечение полной и достоверной бюджетной отчетности главного администратора бюджетных средств.
Кроме того, главные администраторы полномочны проводить внутренний финансовый аудит в целях оценки надежности внутреннего финансового контроля, подтверждения достоверности бюджетной отчетности и подготовки рекомендаций по повышению эффективности бюджетных расходов. В отличие от контролера-ревизора задачей аудитора является не простое подтверждение законности исполнения финансово-хозяйственных процедур, проверенных в ходе аудиторской проверки, а формирование рекомендаций по совершенствованию внутреннего финансового контроля.
Статья 160.2-1 Бюджетного кодекса устанавливает, что внутренний финансовый контроль осуществляет главный распорядитель (распорядитель) бюджетных средств в отношении своих действий, реализующих полномочия главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, а также в отношении подведомственных ему получателей бюджетных средств. Получатель бюджетных средств организует собственный внутренний контроль совершаемых им фактов хозяйственной жизни, ведения учета и отчетности в соответствии со статьей 19 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Положения об организации такого контроля фиксируются в актах учетной политики.
Разделение сфер внутреннего контроля связано с тем, что отдельные хозяйственные процедуры и операции, такие как составление табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, расчет отпускного пособия, оформление командировки сотрудника, ведение кассовых операций и т. д., находятся вне сферы бюджетного законодательства и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения. Вместе с тем подходы к организации и проведению контрольных действий в рамках внутреннего финансового контроля вне зависимости от субъекта контроля, на наш взгляд, должны быть едиными. Предлагается внедрить сбалансированную систему контрольных действий, осуществляемых в ходе исполнения финансово-хозяйственных процедур и операций. Для этого во внутренних актах, регламентах нужно четко установить сферы ответственности всех должностных лиц, принимающих участие в исполнении финансово-хозяйственных процедур и операций, сроки и периодичность их проведения. Разграничение ответственности является необходимым базисом планирования контрольных действий, поскольку они выполняются как самими исполнителями в ходе самоконтроля, так и вышестоящими должностными лицами, а также должностными лицами иных подразделений (например, проверки оформления первичных документов до формирования платежных документов, отражения соответствующих операций в учете).
К контрольным действиям относятся проверка оформления документов, авторизация операций, сверка данных, осмотр, замеры, экспертизы, инвентаризации, пересчет. В плане (карте) контроля также отражаются периодичность, сроки и способы проведения контрольных действий (выборочный или сплошной контроль). В целях недопущения издержек на проведение контрольных действий рекомендуется включать в план (карту) контроля только процедуры и операции, подверженные существенным рискам. Так как контрольные действия встраиваются в процедуры и операции, их основным результатом является выявление причин и условий возникновения нарушений и недочетов либо оперативное устранение нарушений до проявления их последствий. Результаты контроля должны быть запротоколированы в целях дальнейшего их анализа, по итогам которого актуализируются правовые акты, регламенты (внутренние стандарты), программное обеспечение проведения процедур и операций, а также планы (карты) внутреннего контроля, что последовательно снижает риски нарушений.
Исходя из положений статьи 160.2 1 Бюджетного кодекса главный распорядитель (распорядитель) бюджетных средств в отношении подведомственных ему получателей бюджетных средств также осуществляет контроль по подведомственности. Такой контроль может быть как предварительным (текущим), например поверки составления (оформления) документов подведомственных получателей бюджетных средств до представления в финансовый орган, казначейство сводных документов, так и последующим, подтверждающим законность проведения отдельных финансово-хозяйственных операций получателей бюджетных средств, определяемых в плане контроля либо при поступлении информации о признаках нарушений. Методами последующего контроля являются документарные и выездные проверки (ревизии). При этом необходимо взвешенно подходить к организации ведомственного контроля — он должен давать своевременные сигналы руководству о наличии проблем в осуществлении подведомственными получателями средств финансово-хозяйственных операций, о ходе их решения, а также о виновных должностных лицах, допустивших нарушения. То есть контроль осуществляется с акцентом на операции текущего года, а не прошлых лет. В противном случае нет необходимости в проведении ведомственных проверок (ревизий).
В рамках последующего контроля рекомендуется также организовать мониторинг — регулярный сбор и анализ сведений, необходимых для расчета показателей, характеризующих результаты выполнения внутренних бюджетных процедур подведомственными получателями бюджетных средств. По итогам мониторинга формируются отчеты, содержащие анализ причин отклонения от целевых значений. Специфичность последующего контроля по подведомственности диктует особую форму его организации: рекомендуется утвердить отдельный ведомственный регламент осуществления такого контроля, определяющий порядок назначения контрольных мероприятий, их планирования, проведения, реализации результатов, составления и представления отчетов о результатах контроля.
В условиях применения различных инструментов контроля на разных уровнях управления и исполнения особой задачей является организация составления и представления сводной отчетности о результатах контроля. Такая отчетность необходима для принятия своевременных управленческих решений, направленных на обеспечение законности и эффективности проведения финансово-хозяйственных операций в системе главного администратора бюджетных средств. С этой точки зрения, на наш взгляд, сводную отчетность должно формировать и представлять руководству финансово-экономическое подразделение главного администратора бюджетных средств.
Постановление Правительства РФ № 193 в целом формализует вышеуказанные подходы к осуществлению внутреннего финансового контроля. Вместе с тем требуется уточнение положений данного постановления, в том числе в части организации контроля по подведомственности. В соответствии с постановлением № 193 главный администратор средств федерального бюджета устанавливает порядок осуществления внутреннего финансового контроля, регулирующий вопросы планирования контрольных действий, протоколирования результатов контроля, составления отчетности о результатах контроля.
Внутренний финансовый аудит — это деятельность функционально независимых подразделений, уполномоченных лиц, осуществляемая с соблюдением принципов объективности, системности и профессиональной компетентности. Целью аудиторских проверок является не просто фиксация нарушения бюджетного законодательства, неэффективных расходов, а оценка степени надежности бюджетных процедур, определение того, насколько они четко организованы и контролируются в целях недопущения нарушений бюджетного законодательства и неэффективных расходов.
Субъект внутреннего финансового аудита подчиняется непосредственно и исключительно руководителю главного администратора бюджетных средств. При этом исходя из задач внутреннего финансового аудита численность внутренних аудиторов незначительная (до десяти человек) вне зависимости от размера подведомственной сети главного администратора бюджетных средств. Исходя из учета общих требований законодательства к организационной структуре органа власти и ограничений по численности внутренних аудиторов рекомендуется создать комиссию по внутреннему финансовому аудиту, члены которой не являются сотрудниками финансово-экономических и (или) бухгалтерских подразделений.
Основным предметом внутреннего финансового аудита является деятельность по внутреннему финансовому контролю в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций, совершенных в системе главного администратора бюджетных средств в отчетном периоде. В этой связи годовой план внутреннего финансового аудита должен отражать планируемое по году последовательное обследование всех финансово-хозяйственных систем на предмет определения надежности осуществляемого в отношении них внутреннего контроля, подтверждения достоверности бюджетной отчетности, выявления системных недостатков, влекущих несоблюдение принципа эффективности использования бюджетных средств. Примерами аудиторских проверок являются аудит администрирования доходов, аудит составления и исполнения бюджетной сметы, аудит предоставления межбюджетных трансфертов или субсидий юридическим лицам, аудит ведения бюджетного учета, составления и представления бюджетной отчетности, аудит контрактуемых расходов и т. д. В плане по каждой проверке также указываются объекты аудита и сроки ее проведения.
По каждой аудиторской проверке составляется программа, в которой указывается тема проверки, наименование конкретных объектов аудита, вопросы изучения, к которым прежде всего относятся состояние внутреннего контроля по данной теме проверки, организация бюджетного учета, состояние информационных систем, сопровождающих выполнение процедур и операций. По итогам аудиторской проверки должны быть получены достаточные надежные доказательства, подтверждающие выводы об эффективности организации проверяемой системы (в том числе на основе данных первичных документов, регистров бухгалтерского учета, представленных для тестирования внутреннего финансового контроля, подтверждения достоверности бюджетной отчетности).
Результаты аудита оформляются актом. На основании актов аудиторских проверок составляются отчеты, которые направляются руководителю и в которых обязательно представляются выводы о состоянии внутреннего финансового контроля по предмету проверки. Если выявляются нарушения, то внутренний аудитор обязан отражать все это в отчетах. По результатам рассмотрения отчетов принимается решение о целесообразности реализации выводов внутреннего финансового аудита, проведении служебных расследований, направлении материалов в компетентные органы в случае обнаружения нарушений, за которые предусматривается административная или уголовная ответственность. В свою очередь, отчеты консолидируются в состав годовой отчетности о результатах внутреннего финансового аудита.
Карта внутреннего финансового контроля на 2018 год
Решение задачи по повышению качества финансового менеджмента в органах исполнительной власти и государственных (муниципальных) учреждениях Минфином России в ближайшей перспективе связывается с повышением качества и действенности системы внутреннего финансового контроля. Эти обстоятельства свидетельствуют о необходимости для главных администраторов бюджетных средств (далее – ГАБС) провести анализ, инвентаризацию ранее проведённых мероприятий по организации внутреннего финансового контроля.
Бюджетные процедуры, связанные с формированием и исполнением бюджета, ведением учёта, формированием и представлением бухгалтерской отчётности изначально жёстко регламентированы и в условиях функционирования системы «Электронный бюджет» подвергаются многоуровневому контролю. В связи с этим, на наш взгляд, особого внимания ГАБС требует организация контроля бюджетных процедур, связанных с обеспечением эффективности использования государственной (муниципальной) собственности, соблюдением получателями установленных при предоставлении бюджетных средств условий, целей и порядка их предоставления.
Ключевым инструментом для проведения внутреннего финансового контроля является карта внутреннего финансового контроля (далее – Карта ВФК). В настоящей статье будут рассмотрены возможные подходы к формированию Карты ВФК на примере внутренней бюджетной процедуры «Осуществление начисления, учёта и контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей в бюджет, пеней и штрафов по ним» на региональном уровне. Речь пойдёт о неналоговых доходах бюджета и, в частности, о таком их виде, как «Часть прибыли, остающейся после уплаты налогов и иных обязательных платежей государственных (муниципальных) унитарных предприятий».
Данный вид платежа закреплён Бюджетным кодексом Российской Федерации (далее – БК РФ) в качестве одного из источников неналоговых доходов соответствующего бюджета. Статьёй 57 БК РФ установлено, что размер части прибыли унитарных предприятий, созданных субъектами Российской Федерации, остающейся после уплаты налогов и иных обязательных платежей в бюджет, определяется в порядке, установленном законами субъектов Российской Федерации. Согласно статье 62 БК РФ, на муниципальном уровне соответствующая величина определяется в порядке, установленном муниципальными правовыми актами представительных органов муниципальных образований. В соответствии с Федеральным законом от 14 ноября 2002 года № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» перечисление государственным (муниципальным) унитарным предприятием (далее – ГУП (МУП)) в соответствующий бюджет части прибыли, остающейся в его распоряжении после уплаты налогов и иных обязательных платежей, осуществляется ежегодно. Порядок, размеры и сроки перечисления определяются Правительством Российской Федерации, уполномоченными органами государственной власти субъектов Российской Федерации или органами местного самоуправления.
Таким образом, проведя исследование нормативных правовых актов, регламентирующих правовое положение унитарных предприятий, права и обязанности собственников их имущества, а также формирование доходной части бюджета, мы подошли к решению первого вопроса, возникающего при планировании мероприятий по организации внутреннего финансового контроля - «С чего начать? Что является источником для формирования карт внутреннего финансового контроля?».
Итак, в качестве основных источников для планирования мер по организации и проведению внутреннего контроля в отношении рассматриваемой внутренней бюджетной процедуры, мы используем:
• Закон субъекта Российской Федерации/Решение представительного органа муниципального образования «О порядке определения размера части прибыли государственных (муниципальных) унитарных предприятий, остающейся после уплаты налогов и иных обязательных платежей, подлежащей перечислению в областной (местный) бюджет»;
• нормативный правовой акт, утверждающий Порядок и сроки перечисления части прибыли государственных (муниципальных) унитарных предприятий, остающейся после уплаты налогов и иных обязательных платежей, подлежащей перечислению в областной (местный) бюджет.
Анализ положений вышеуказанных нормативных правовых актов позволяет сформировать укрупнённую схему взаимодействия участников реализации процедуры при реализации соответствующих полномочий. Дальнейшее исследование положений, определяющих цели, задачи и функции органа исполнительной власти, закреплённого в качестве главного администратора доходов бюджета (приложение к Закону/Решению «О бюджете на очередной финансовый год и плановый период») позволяет детализировать действия внутренних подразделений ГАБС, совершаемые при реализации внутренней бюджетной процедуры. Следует отметить, что на практике нередко выявляется недостаточность и (или) противоречивость сведений, отражённых в правовых актах ГАБС, что не позволяет определить параметры, которые в дальнейшем будут являться основой для выбора контрольных действий в отношении операций (например, периодичность, предельные сроки выполнения операций и т.п.). При возникновении таких ситуаций рекомендуется проведение дополнительных исследований фактически сложившихся механизмов взаимодействия внутренних подразделений и совместная выработка наиболее оптимальных параметров и критериев контроля. В дальнейшем целесообразно проведение комплексной «инвентаризации» содержания правовых актов, регламентирующих осуществление контролируемых бюджетных процедур, утверждённых на уровне ГАБС, и, при необходимости, их корректировки.
Пример условной «типовой» схемы взаимодействия участников реализации рассматриваемой внутренней бюджетной процедуры, приведён на рисунке 1. Данная схема сформирована по итогам анализа положений соответствующих нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, опубликованных в справочно-правовой системе «Гарант».
Сформировав общую схему взаимодействия участников реализации внутренней бюджетной процедуры, мы сталкиваемся с необходимостью решения второго вопроса, а именно – «Какие конкретно действия, в разрезе каких ответственных лиц нужно включить в карту ВФК?». Чтобы на него ответить необходимо «разукрупнить», детализировать действия всех исполнителей на уровне должностных лиц внутренних подразделений ГАБС. Это возможно за счёт проведения анализа норм должностных регламентов, устанавливающих полномочия соответствующих должностных лиц подразделений, а также административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций (при их наличии). На этом этапе также целесообразно проанализировать имеющуюся внутреннюю и внешнюю информацию о качестве выполнения действий при осуществлении внутренней бюджетной процедуры и наличии фактов выявленных нарушений.
В этих целях Минфин России рекомендует сформировать отдельный регистр - перечень операций, направленных на реализацию внутренней бюджетной процедуры (далее – Перечень операций), и оценить вероятность и последствия наступления бюджетных рисков в разрезе каждой из них. В качестве условного критерия обязательности формирования Перечня операций рекомендуется учитывать общее количество действий, направленных на реализацию внутренней бюджетной процедуры. Минфин России рекомендует осуществлять формирование Перечня операций в случае наличия более 10 операций, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры. Вместе с тем, с точки зрения внедрения принципов риск-ориентированного подхода при проведении контроля, необходимости всесторонней оценки факторов, влияющих на общий результат, требуется детальный анализ в отношении каждой бюджетной процедуры. В связи с этим, представляется, что Перечень операций целесообразно сформировать в отношении каждой процедуры, подвергаемой контролю.
Методические рекомендации по осуществлению внутреннего финансового контроля, утверждённые приказом Минфина России № 356 (далее – Методические рекомендации), содержат пример формы Перечня операций. Рекомендуемая форма является достаточно полной, однако в целях концентрации в едином регистре всей информации о наличии бюджетных рисков по анализируемой процедуре, представляется целесообразным дополнить её графой для отражения сведений о наличии дополнительных оснований, подтверждающих возникновение бюджетного риска (например, «Факт наличия (фиксации) нарушений, выявленных в результате внутреннего и (или) внешнего контроля (аудита), Да/Нет»).
Кроме того, целесообразно предусмотреть отражение сведений об имеющихся основаниях для осуществления операции (перечень и реквизиты нормативных правовых актов, локальных ведомственных актов и стандартов, регламентирующих осуществление операций в рамках реализации внутренней бюджетной процедуры). Такая информация позволит значительно сократить трудозатраты всем участникам процесса как на первоначальной стадии проведения анализа, так и при последующем контроле полноты учёта вносимых изменений в нормативные правовые акты, регулирующие осуществление бюджетной процедуры, а также актуализации карты ВФК. Кроме того, это позволит оперативно включиться в исполнение должностных обязанностей новым сотрудникам, в случае смены должностного лица, ответственного за осуществление операции и (или) за осуществление контрольных действий. Одним из вопросов, вызывающих затруднения при формировании Перечня операций, является определение процессов, составляющих внутреннюю бюджетную процедуру. Представляется, что критерием в данном случае должно быть наличие конечного результата по итогам совершения тех или иных действий и его значимость для реализации бюджетной процедуры в целом. При этом результат может быть выражен в виде сформированного документа, необходимого для реализации бюджетного полномочия (например, реестр начислений, требование об уплате платежа). Но может характеризоваться и фактом совершения определённого действия, предусмотренного нормативными правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, правовыми актами ГАБС (например, поступление платежа в бюджет, достижение юридическим лицом, получившим субсидию, значений показателей эффективности, предусмотренных Соглашением о предоставлении бюджетных средств и т.п.).
Операции, совершаемые в ходе реализации рассматриваемой нами процедуры, в условиях примера структурированы в виде трёх основных процессов, учитывающих специфику её осуществления, связанных с определением величины части прибыли ГУП, подлежащей перечислению в бюджет, формированием и учётом начислений, фактическим перечислением платежа в бюджет (см. пример Карты ВФК). Включение конкретных операций в Карту ВФК осуществлено исходя из их значимости для конечного результата бюджетной процедуры (поступление дохода в бюджет в установленный срок) и результатов оценки уровня бюджетных рисков.
Рекомендуемые подходы к проведению оценки бюджетных рисков достаточно полно и понятно описаны в Методических рекомендациях Минфина России. Кроме того, вопросы выявления, классификации, оценки бюджетных рисков детально отражены в проекте Концепции развития систем внутреннего финансового контроля, внутреннего аудита и оценки качества финансового менеджмента в секторе государственного и муниципального управления (далее – Концепция), разработанной Минфином России. Вместе с тем, учитывая единство принципов бюджетной системы и бюджетного законодательства Российской Федерации, требуется наличие единого, достаточно подробного, «базового» перечня возможных рисков при осуществлении бюджетных процедур. До его разработки, на наш взгляд, при оценке возможных рисков, специалистам ГАБС целесообразно было бы пользоваться информацией, содержащейся в публикуемых контрольными органами Классификаторах нарушений и имеющимися результатами внешних и внутренних проверок. Кроме того, необходимо учитывать специфику фактических условий деятельности ГАБС (например, профессионализм и опыт работы ответственных исполнителей, наличие возможностей автоматического контроля и т.п.).
Разработка Карт ВФК большинством ГАБС осуществляется в соответствии с формами и рекомендациями Минфина России. Однако практический опыт их формирования свидетельствует о необходимости отдельных уточнений. Так, на наш взгляд, целесообразно дополнить форму Карты ВФК графой для отражения срока контрольного действия, поскольку специфика выполнения отдельных операций и положения правовых актов ГАБС в ряде случаев не предполагают конкретной даты осуществления операции (например, действующим законодательством предусмотрен заявительный характер действий потенциальных получателей отдельных субсидий).
Кроме того, рекомендуемый формат кодирования операций исключает возможность идентификации операций в разрезе структурных подразделений ГАБС, что усложняет проведение сравнительного анализа качества осуществления внутреннего финансового контроля структурными подразделениями ГАБС. В ряде случаев специалистам внутренних контрольных подразделений ГАБС требуется понимание, какой объём бюджетных средств «охвачен» внутренним финансовым контролем.
Решение этих проблем возможно за счёт использования «расширенной» кодировки операций, и включение в уникальный код операции указаний на код главного администратора бюджетных средств, номер внутреннего подразделения ГАБС, кода бюджетной классификации и т.п. Возможный вариант кодировки отражён в условном примере Карте ВФК, при этом: 847 - код главного администратора бюджетных средств (Министерство имущественных отношений субъекта Российской Федерации), 03 - порядковый номер внутреннего подразделения ГАБС (отдел неналоговых доходов), 01- порядковый номер Карты ВФК данного отдела, 01- код группы доходов, 11 – код подгруппы доходов, далее - номера соответствующих процессов и операций в разрезе соответствующих строк карты.
В заключение хотелось бы отметить, что разработка карт внутреннего финансового контроля - процесс довольно-таки творческий и может зависеть от целого комплекса факторов. Количество и содержание утверждаемых Карт ВФК может быть обусловлено особенностями организационной структуры ГАБС, отраслевой спецификой его деятельности, фактическим состоянием уровня качества финансового менеджмента структурных подразделений и даже наличием и (или) отсутствием возможностей комплексной автоматизации.
Вместе с тем, как бы ни были разнообразны эти факторы, неизменным остаётся то, что внедрение в текущие процессы контрольных процедур позволяет минимизировать вероятность наступления рискового события за счёт вовлечения фактически всех сотрудников в процесс управления рисками. Результат - повышение уровня качества финансового менеджмента главных администраторов бюджетных средств, повышение эффективности и экономности использования бюджетных средств.
Правила внутреннего контроля 2018 года
Мы неоднократно в своих различных публикациях поднимали проблему правил внутреннего контроля по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПВК по ПОД/ФТ), в т.ч. проблему использования типовых правил внутреннего контроля.
Одним из самых известных типовых шаблонов ПВК является документ, разработанный Ассоциацией российских банков (АРБ), который можно найти как в различных правовых системах, так и в сети Интернет.
Вопрос о возможности разработки правил внутреннего контроля в качестве документа, который выступил бы в качестве некоего эталона ПВК для кредитных организаций (и, кстати, отчасти и для некредитных финансовых организаций, поскольку требования Банка России к правилам внутреннего контроля банков и НФО во многом схожи) поднимался на 14 ежегодной конференции АРБ «Актуальные вопросы исполнения кредитными организациями требований Российского законодательства по ПОД/ФТ», участие в которой принимало в т.ч. руководство Росфинмониторинга, Банка России, представители кредитных организаций, пресса, автор настоящей статьи и многие другие. Тогда представители ЦБ пообещали проработать эту возможность, однако отметили, что не приветствуют создание такого документа, т.к. такие ПВК не эффективны и делаются в основном "под копирку".
Состоялось заседание комитета по вопросам ПОД/ФТ и комплаенс рискам АРБ, на котором был поднят вопрос разработки типовых правил внутреннего контроля. В ходе обсуждения этого вопроса участниками комитета было принято решение работу по актуализации типовых Правил внутреннего контроля не продолжать в связи с большими трудозатратами по поддержанию их в актуальном состоянии, а также с учетом позиции Банка России, озвученной Координатором Комитета Кормош Юрием Ивановичем, о нецелесообразности использования кредитными организациями типовых ПВК, разработанных комитетом.
Также на заседании комитета было принято решение проработать вопросы о процедуре отмены действующих типовых правил внутреннего контроля и изменения их статуса на официальном сайте АРБ, в действующих правовых системах «Консультант», «Гарант» и др.
Между тем, были приняты два важных решения, которые поспособствовали бы улучшению качества самостоятельной разработки правил внутреннего контроля организациями:
- осуществлять работу по формированию свода типовых нарушений Правил внутреннего контроля, допускаемых кредитными организациями, с последующим их размещением на официальном сайте АРБ;
- поручить Координатору Комитета осуществлять работу по получению в Банке России информации о нарушениях, выявленных в ходе проверок Правил внутреннего контроля кредитных организаций.
Таким образом, АРБ больше не будет разрабатывать типовые ПВК по ПОД/ФТ.
Мы хотели бы обратить внимание наших читателей о том, что имеющий место у некоторых организаций формальный подход к созданию правил внутреннего контроля действительно чреват мерами административного воздействия со стороны надзорных органов. Ведь зачастую, многие организации, найдя шаблон ПВК по ПОД/ФТ, просто меняют в нем свое название, даже не задумываясь о том, что содержится в тексте правил внутреннего контроля и насколько они актуальны. При проверке таких организаций надзорные органы выявляют многочисленные нарушения, по результатам которых возбуждают административные дела.
Системе внутреннего контроля 2018 года
Действующее бухгалтерское законодательство обязывает экономических субъектов не только вести бухгалтерский учет, но и обеспечивать внутренний контроль в организации. Причем одни компании обязаны контролировать лишь совершаемые ими факты хозяйственной жизни, другие - контролировать ведение самого бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обеспечить такой контроль можно только в рамках специальной системы, разработанной организацией самостоятельно, принципы которой могут закрепляться, в том числе в учетной политики организации.
Как известно, основным нормативным документом, регулирующим ведение бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Согласно статье 6 указанного закона все российские компании обязаны вести бухгалтерский учет без каких-либо исключений. Аналогичные разъяснения на этот счет дают и контролирующие органы, о чем свидетельствуют, в частности, Письма Минфина России N 03-11-06/2/10013, N 07-01-06/2253, а также Письмо ФНС России N ЕД-4-3/6829.
Статьей 19 Закона N 402-ФЗ определено, что экономический субъект также обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
На основании статьи 2 Закона N 402-ФЗ в состав экономических субъектов, на которых распространяется действие названного закона, отнесены коммерческие и некоммерческие организации, государственные органы, органы местного самоуправления, внебюджетные фонды, Центральный Банк России, индивидуальные предприниматели, а также филиалы, представительства и структурные подразделения иностранных организаций, находящиеся на российской территории. Таким образом, все фирмы без исключения обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых ими фактов хозяйственной жизни.
В силу пункта 8 статьи 3 Закона N 402-ФЗ под фактами хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
В то же время у некоторых компаний состав объектов внутреннего контроля значительно шире. Согласно пункту 2 статьи 19 Закона N 402-ФЗ организации, чья бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту, помимо фактов хозяйственной жизни обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Исключение установлено только для тех фирм, подлежащих обязательному аудиту, где руководитель компании лично занимается ведением бухгалтерского учета.
Напомним, что в соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона N 402-ФЗ правом личного ведения бухгалтерского учета наделены руководители:
• экономических субъектов, которые в соответствии с Законом N 402-ФЗ вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
• субъектов среднего предпринимательства, не упомянутых в пункте 5 статьи 6 Закона N 402-ФЗ.
Эти компании, даже в условиях обязательного аудита обязаны контролировать только сами факты хозяйственной жизни компании.
В соответствии с действующим российским законодательством перечень лиц, подлежащих обязательному аудиту, весьма широк - это акционерные общества, кредитные организации, банковские группы и холдинги, клиринговые компании, общества взаимного страхования, страховые организации и так далее. В число таких лиц входят также компании, у которых объем выручки от продажи товаров (работ, услуг) за предшествующий отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов баланса на конец предшествовавшего отчетному году превышает 60 миллионов рублей, на что указывает подпункт 4 пункта 1 статьи 5 Федерального закона N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности".
Несмотря на то, что обязанность по организации внутреннего контроля с точки зрения бухгалтерского права является сравнительно новой, нельзя сказать, что компании впервые сталкиваются с таким контролем, поскольку сегодня в Российской Федерации большинство коммерческих фирм представлено в форме акционерных обществ или обществ с ограниченной ответственностью. Помимо Гражданского кодекса Российской Федерации, деятельность первых регулируется нормами Федерального закона N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ), вторых - Федерального закона N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ). Вопросам внутреннего контроля в акционерных обществах посвящена статья 85 Закона N 208-ФЗ, а в обществах с ограниченной ответственностью (далее - ООО) - статья 47 Закона N 14-ФЗ, согласно которым контрольные функции возлагаются на ревизионную комиссию. Правда в ООО образование ревизионной комиссии общества является обязательным только в обществах, имеющих более 15 участников (статья 32 Закона N 14-ФЗ).
В акционерном обществе ревизионная комиссия обязана проводить ревизию финансово-хозяйственной деятельности не реже одного раза в год по итогам года, а в обществах с ограниченной ответственностью - в обязательном порядке проверяются годовые отчеты и бухгалтерские балансы компании до их утверждения общим собранием участников общества.
Нужно сказать, что фактически контроль - это одна из функций управления организацией, своего рода заключительный этап, на котором подводятся итоги и оцениваются результаты деятельности компании всех предыдущих стадий работы. Но до последнего времени руководство компаний, в том числе и крупных, не уделяло такому контролю особого внимания, полагая, что вероятность наступления неблагоприятных последствий для фирмы из-за низкого уровня контроля либо его отсутствия ничтожно мала. В какой-то степени это является справедливым, однако нельзя не учитывать и тот факт, что отсутствие надлежащего контроля нередко становится причиной банкротства и других нежелательных последствий даже у рентабельных компаний.
Чтобы свести к минимуму неблагоприятные последствия, а также обеспечить достоверность своей бухгалтерской (финансовой) отчетности, организации обязаны организовать и вести соответствующий внутренний контроль, но каких либо рекомендаций по его ведению Закон N 402-ФЗ не дает, считая, что система внутреннего контроля (далее - СВК) должна разрабатываться организацией самостоятельно.
Между тем, чтобы разработать свою СВК организация, как минимум, должна иметь представление о том, что данная система включает в себя, и какой функционал системы можно считать достаточным с точки зрения Закона N 402-ФЗ.
Ответы на данные вопросы постарался дать Минфин России в Информации N ПЗ-11 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности" (далее - Информация ПЗ-11/).
В Письме Минфина России N 07-04-15/57289 сказано, что Информация N ПЗ-11 предназначена для применения при организации и осуществлении экономическими субъектами (за исключением организаций сектора государственного управления) внутреннего контроля, предусмотренного статьей 19 Закона N 402-ФЗ, а также аудиторскими организациями, индивидуальными аудиторами при оценке исполнения экономическими субъектами требований указанной статьи Закона N 402-ФЗ.
При этом чиновники уточняют, что внутренний контроль, предусмотренный иными федеральными законами, организуется и осуществляется экономическим субъектом в соответствии с такими федеральными законами.
По мнению финансистов, изложенному в Информации N ПЗ-11, внутренний контроль представляет собой процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что компания обеспечивает:
- эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
- достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
- соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.
Согласно пункту 5 Информации N ПЗ-11/2013 основными элементами внутреннего контроля являются:
- Контрольная среда - представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности экономического субъекта, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю на уровне компании в целом. Контрольная среда отражает культуру управления экономическим субъектом и создает надлежащее отношение персонала к организации и осуществлению внутреннего контроля (пункт 6 Информации N ПЗ-11).
- Оценка рисков - процесс выявления и анализа рисков, при этом под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения компанией целей деятельности. При выявлении рисков экономический субъект принимает соответствующие решения по управлению ими, в том числе путем создания необходимой контрольной среды, организации процедур внутреннего контроля, информирования персонала и оценки результатов осуществления внутреннего контроля (пункт 7Информации N ПЗ-11).
Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, оценка рисков призвана выявлять риски, которые могут повлиять на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности (пункт 7.1 Информации N ПЗ-11).
- Процедуры внутреннего контроля - действия, направленные на минимизацию рисков, влияющих на достижение целей экономического субъекта.
Могут применяться следующие процедуры внутреннего контроля:
а) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);
б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету). К данным процедурам внутреннего контроля относятся также процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни (например, соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей);
в) санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их; как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию (например, утверждение авансового отчета сотрудника его руководителем);
г) сверка данных (например, сверка расчетов организации с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности; сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);
д) разграничение полномочий и ротация обязанностей (например, возложение полномочий по составлению первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) сделок и операций и отражению их результатов в бухгалтерском учете на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений);
е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
ж) надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей (например, правильности осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
з) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля, осуществляемые в отношении отдельных функциональных элементов системы (модулей, приложений). Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Процедуры контроля, осуществляемые в отношении отдельных функциональных элементов системы, включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности оформления реквизитов документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках и так далее).
При этом процедуры внутреннего контроля основываются на принципах и стандартах, составляющих контрольную среду экономического субъекта, и применяются с учетом ее особенностей. Например, такая процедура внутреннего контроля, как санкционирование платежей может осуществляться руководителями разного уровня в зависимости от суммы платежа (пункт 8.4 Информации N ПЗ-11).
В зависимости от момента осуществления различают следующие процедуры внутреннего контроля (пункт 8.2 Информации N ПЗ-11):
• предварительные;
• последующие.
Первые направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (контроль фактического наличия и состояния объектов, санкционирование (авторизация) сделок и операций, другие), вторые - на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (сверка, надзор, другое).
Согласно пункту 8.3 Информации N ПЗ-11 в зависимости от степени автоматизации процедуры внутреннего контроля делятся на:
• автоматические, выполняемые информационной системой без участия персонала, например, контроль доступа;
• полуавтоматические, выполняемые информационной системой, но инициируемые или завершаемые вручную; например, отчеты о выполненных в информационной системе исправлениях данных бухгалтерского учета проверяются исполнителем;
• ручные, выполняемые персоналом организации вне информационных систем.
- Информация и коммуникация.
Функционирование внутреннего контроля и возможность достижения им поставленных целей невозможно без качественной и своевременной информации.
Основным источником информации для принятия решений являются информационные системы, причем качество хранимой и обрабатываемой в них информации может существенно влиять на управленческие решения компании, эффективность внутреннего контроля. Информационная система должна обеспечивать ведение бухгалтерского учета, в том числе составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, в соответствии с допущениями, приведенными в пункте 7.1 Информации N ПЗ-11 (пункт 9 Информации N ПЗ-11).
Под коммуникацией в данном случае понимается распространение информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, персонал организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства (пункт 9.1 Информации N ПЗ-11).
- Оценка внутреннего контроля.
Оценка внутреннего контроля осуществляется не реже одного раза в год, ее объем определяется руководителем или внутренним аудитором (службой внутреннего аудита) экономического субъекта. Рекомендации по оценке внутреннего контроля экономического субъекта приведены в Приложении N 1 к Информации N ПЗ-11.
При этом финансисты уточняют, что одним из видов оценки внутреннего контроля является непрерывный мониторинг, который позволяет удостовериться в том, что внутренний контроль экономического субъекта обеспечивает достаточную уверенность в достижении экономическим субъектом целей внутреннего контроля (пункты 10, 10.1 и 10.2 Информации N ПЗ-11).
Как и любая иная система, СВК, разработанная организацией, должна иметь свое документальное подтверждение. Причем, по мнению чиновников, принципы и порядок организации внутреннего контроля могут закрепляться как в едином документе организации, оформляемом на бумаге или в электронном виде или же являться составной частью иных документов компании.
Так, применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду не запрещено описывать, в том числе в учетной политике организации, в которой, как известно, закрепляются принципы учетной работы, которыми компания будет пользоваться в следующем финансовом году.
Заметим, что порядок обновления документации, оформляющей организацию внутреннего контроля экономического субъекта, вполне согласуется с правилами формирования и утверждения учетной политики, которая в силу принципа последовательности утверждается один раз при создании компании, а впоследствии вплоть до ликвидации организации лишь корректируется с учетом изменений законодательства и интересов экономического субъекта.
Как сказано в пункте 15 Информации N ПЗ-11, правила системы внутреннего контроля подлежат регулярному обновлению. При этом оценка необходимости обновления документации о СВК проводится организацией ежегодно. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты периодической оценки и непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы экономического субъекта. А так как обновление документации о СВК может производиться в течение разумного срока после выявления ее недостатков или изменений в деятельности экономического субъекта, то ничто не мешает организации сделать систему СКВ элементом учетной политики.
Согласно разделу 4 Информации N ПЗ-11 порядок организации внутреннего контроля, а, следовательно, обязанности и полномочия подразделений и персонала компании, зависит от характера и масштабов деятельности самой организации, а также от особенностей ее системы управления.
В тоже время при разработке своего порядка чиновники Минфина России рекомендуют исходить из того, что:
• внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления экономическим субъектом, во всех его подразделениях;
• в осуществлении внутреннего контроля должен участвовать весь персонал экономического субъекта в соответствии с его полномочиями и функциями;
• полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.
Причем функции внутреннего контроля организация может осуществлять как сама, так и с привлечением третьих лиц, например, внешних аудиторов. Вместе с тем, практика говорит о том, что последний вариант используется реже, в основном организации контролируют себя "изнутри".
Для самостоятельного ведения контрольных функций организация может создать специальное подразделение - службу внутреннего контроля, но это имеет смысл лишь в случаях, прямо перечисленных в пункте 19.2 Информации N ПЗ-11. Поэтому, как правило, функции внутреннего контроля распределяются между руководством компании, ревизионной комиссией, главным бухгалтером и так далее.
Организации - субъекты малого предпринимательства при организации внутреннего контроля должны исходить из принципа рациональности. При определенных обстоятельствах руководитель такого экономического субъекта может осуществлять функции внутреннего контроля самостоятельно. Аналогичный подход может применяться отдельными формами некоммерческих организаций (пункт 20 Информации N ПЗ-11).
Критерии отнесения организаций в состав субъектов малого и среднего предпринимательства установлены статьей 4 Федерального закона N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации".
Итак, анализируя данные рекомендации финансистов можно отметить, что СВК, которую должна создать и применять в своей деятельности каждая компания представляет собой не что иное, как функцию управления организацией, позволяющую эффективно управлять различными бизнес-процессами. Она способна не только обнаружить недостатки и нарушения в части уже свершившихся фактов хозяйственной жизни, но и предотвратить их появление в дальнейшем.
С учетом всего вышеизложенного можно сказать, что одним из элементов учетной политики организации может являться система внутреннего контроля, состоящая из следующих разделов:
1. Общие положения о СВК;
2. Организация внутреннего контроля;
3. Оформление результатов проверочных мероприятий.
В разделе, посвященном общим положениям, организация должна указать цели и задачи системы внутреннего контроля, применяемой организацией. Кроме того, здесь же указываются сами объекты внутреннего контроля, в качестве которых могут выступать факты хозяйственной жизни организации, отраженные в учете, договоры на приобретение ресурсов, приказы руководства, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, активы и обязательства компании, бухгалтерская, финансовая, налоговая, статистическая и иная отчетность организации.
Во втором разделе описывается сам порядок организации внутреннего контроля, а именно, кто отвечает за организацию самого контроля, кто его непосредственно осуществляет, и какие мероприятия для этого используются, причем с разбивкой по стадиям предварительного и последующего контроля. Указывается порядок обеспечения лиц, обеспечивающих внутренний контроль, соответствующей информацией, а также приводится объем их прав и обязанностей.
В последнем разделе организация должна привести необходимую информацию о том, каким образом оформляются результаты проведенных мероприятий внутреннего контроля и как они используются для управления организацией.
Положение о внутреннем финансовом контроле в 2018 году
Порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. В статье на примере рассмотрены структура и основные разделы положения о внутреннем контроле в организации.
В силу ст. 19 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции № 157н учреждения силовых ведомств обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний финансовый контроль направлен на создание системы соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета, повышение качества составления и достоверности бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, а также на повышение результативности использования средств федерального бюджета. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. О том, что должно содержать такое положение, поговорим в статье.
Еще раз отметим, что порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. При этом учреждение может сформировать свою учетную политику путем издания отдельных нормативных актов.
Порядок организации и проведения финансового контроля может быть оформлен отдельным приказом.
Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующими путями:
• в учреждении создается структурное подразделение (отдел внутреннего финансового контроля с подчинением руководителю учреждения) либо вводится должность ревизора (также с непосредственной подчиненностью руководителю учреждения);
• в учреждении создается постоянно действующая комиссия, на которую будет возложено осуществление данного контроля;
• осуществление внутреннего финансового контроля возлагается на работников структурных подразделений учреждения (например, на работников финансовых и кадровых служб). В такой ситуации внутренний контроль будет вестись в рамках предварительных и текущих контрольных мероприятий.
Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения (не всегда есть возможность вводить дополнительные ставки), структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т. д.
При этом внутренний финансовый контроль должен включать в себя следующие его виды:
Вид контроля
Описание
Предварительный контроль
Такой контроль должен осуществляться перед совершением хозяйственных операций. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Так, контрольными мероприятиями, относящимися к предварительному контролю, являются анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности, проверка бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до ее утверждения или подписания и т. д.
Текущий контроль
Данный вид контроля заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, оценке эффективности и результативности расходования денежных средств для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями учреждения (филиалами и представительствами)
Последующий контроль
Этот контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, осуществления инвентаризаций и иных необходимых процедур
Таким образом, предварительный и текущий контроль будут вестись непосредственно работниками учреждения в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей, а последующий контроль может проводиться как отделом контроля (ревизором), так и комиссией по внутреннему контролю.
В идеале необходимо сделать так, чтобы в учреждении осуществлялись все типы контроля:
• установить процедуры согласования определенной документации как с юридическими службами и другими заинтересованными подразделениями, так и с соответствующими заместителями руководителя учреждения;
• возложить на работников финансовых и других служб обязанность осуществления текущего контроля за составляемой ими финансовой документацией;
• создать в учреждении отдел финансового контроля (ввести должность ревизора) или комиссию по осуществлению финансового контроля.
Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:
• уровень сотрудника – контрольные функции исполняются в рамках должностных обязанностей в соответствии с принципами системности, непрерывности, оперативности и массовости;
• уровень структурного подразделения – регулярные операции и процедуры внутреннего финансового контроля проводятся сотрудниками отдела, сотрудниками, старшими по должности, и начальниками отделов.
Выбранный способ осуществления контроля необходимо закрепить в положении о порядке осуществления внутреннего финансового контроля, при этом деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) будет регламентироваться также положением об отделе внутреннего контроля.
Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).
Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
При разработке названных документов необходимо установить права и обязанности проверяющих и сотрудников отделов, которых будут затрагивать проверки.
Порядок внутреннего финансового контроля в 2018 году
Внутренний финансовый контроль осуществляется финансово-экономическим отделом Росархива (далее – Отдел), организующим и выполняющим процедуры составления и исполнения федерального бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности. Внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит осуществляются в пределах установленной предельной численности и фонда оплаты труда работников, а также бюджетных ассигнований, предусмотренных Росархиву в федеральном бюджете на руководство и управление в установленной сфере деятельности.
Внутренний финансовый контроль направлен:
а) на соблюдение правовых актов главного администратора (администратора) средств федерального бюджета, регулирующих составление и исполнение федерального бюджета, составление бюджетной отчетности и ведение бюджетного учета, включая порядок ведения учетной политики;
б) на подготовку и организацию мер по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.
Должностные лица Отдела осуществляют внутренний финансовый контроль в соответствии с их должностными регламентами в отношении следующих внутренних бюджетных процедур:
а) составление и представление документов в Министерство финансов Российской Федерации, необходимых для составления и рассмотрения проекта федерального бюджета, в том числе реестров расходных обязательств и обоснований бюджетных ассигнований;
б) составление и представление документов в Федеральное казначейство, необходимых для составления и ведения кассового плана по доходам федерального бюджета, расходам федерального бюджета и источникам финансирования дефицита федерального бюджета;
в) составление, утверждение и ведение бюджетной росписи главного распорядителя (распорядителя) средств федерального бюджета;
г) составление и направление документов в Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство, необходимых для формирования и ведения сводной бюджетной росписи федерального бюджета, а также для доведения (распределения) бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств до главных распорядителей средств федерального бюджета;
д) составление, утверждение и ведение бюджетных смет и свода бюджетных смет;
е) формирование и утверждение государственных заданий в отношении подведомственных федеральных государственных учреждений;
ж) исполнение бюджетной сметы;
з) принятие и исполнение бюджетных обязательств;
и) осуществление начисления, учета и контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей (поступления источников финансирования дефицита бюджета) в федеральный бюджет, пеней и штрафов по ним (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, законодательством о таможенном регулировании в Российской Федерации);
к) принятие решений о возврате излишне уплаченных (взысканных) платежей в федеральный бюджет, а также процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процентов, начисленных на излишне взысканные суммы (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, законодательством о таможенном регулировании в Российской Федерации);
л) принятие решений о зачете (об уточнении) платежей в федеральный бюджет (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, законодательством о таможенном регулировании в Российской Федерации);
м) процедура ведения бюджетного учета, в том числе принятия к учету первичных учетных документов (составления сводных учетных документов), отражения информации, указанной в первичных учетных документах и регистрах бюджетного учета, проведения оценки имущества и обязательств, а также инвентаризаций;
н) составление и представление бюджетной отчетности и сводной бюджетной отчетности;
о) исполнение судебных актов по искам к Российской Федерации, а также судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных казенных учреждений.
При осуществлении внутреннего финансового контроля производятся следующие контрольные действия:
а) проверка оформления документов на соответствие требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих бюджетные правоотношения, и внутренних стандартов;
б) подтверждение (согласование) операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур);
в) сверка данных;
г) сбор (запрос), анализ и оценка (мониторинг) информации о результатах выполнения внутренних бюджетных процедур.
Формами проведения внутреннего финансового контроля являются контрольные действия, указанные в пункте 3 настоящего Порядка (далее – контрольные действия), применяемые в ходе самоконтроля и (или) контроля по уровню подчиненности (подведомственности) и смежного контроля.
Контрольные действия подразделяются на визуальные, автоматические и смешанные. Визуальные контрольные действия осуществляются без использования прикладных программных средств автоматизации. Автоматические контрольные действия осуществляются с использованием прикладных программных средств автоматизации без участия должностных лиц. Смешанные контрольные действия выполняются с использованием прикладных программных средств автоматизации с участием должностных лиц.
К способам проведения контрольных действий относятся:
а) сплошной способ, при котором контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры);
б) выборочный способ, при котором контрольные действия осуществляются в отношении отдельной проведенной операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры).
Подготовка к проведению внутреннего финансового контроля заключается в формировании (актуализации) карты внутреннего финансового контроля начальником отдела, ответственного за результаты выполнения внутренних бюджетных процедур.
В карте внутреннего финансового контроля по каждому отражаемому в нем предмету внутреннего финансового контроля указываются данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры), периодичности выполнения операции, должностных лицах, осуществляющих контрольные действия, методах контроля и периодичности, а также способах проведения контрольных действий.
Процесс формирования (актуализации) карты внутреннего финансового контроля включает следующие этапы:
а) анализ предмета внутреннего финансового контроля в целях определения применяемых к нему методов контроля и контрольных действий (далее – процедуры внутреннего финансового контроля);
б) формирование перечня операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) с указанием необходимости или отсутствия необходимости проведения контрольных действий в отношении отдельных операций.
Формирование (актуализация) карты внутреннего финансового контроля осуществляется руководителем Росархива.
Актуализация карт внутреннего финансового контроля проводится:
а) до начала очередного финансового года;
б) при принятии решения руководителем Росархива о внесении изменений в карты внутреннего финансового контроля;
в) в случае внесения изменений в нормативные правовые акты, регулирующие бюджетные правоотношения, определяющих необходимость изменения внутренних бюджетных процедур.
Формирование, утверждение и актуализация карт внутреннего финансового контроля осуществляется в порядке, установленном руководителем Росархива и проводится не реже одного раза в год.
Ответственность за организацию внутреннего финансового контроля несет руководитель Росархива.
Внутренний финансовый контроль в подразделениях Росархива осуществляется с соблюдением периодичности, методов контроля и способов контроля, указанных в картах внутреннего финансового контроля.
Самоконтроль осуществляется сплошным способом должностным лицом Отдела путем проведения проверки каждой выполняемой им операции на соответствие нормативным правовым актам Российской Федерации, регулирующим бюджетные правоотношения, внутренним стандартам и должностным регламентам, а также путем оценки причин и обстоятельств (факторов), негативно влияющих на совершение операции.
Смежный контроль осуществляется сплошным и (или) выборочным способом руководителем Росархива (иным уполномоченным лицом) путем согласования (подтверждения) операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур), осуществляемых должностными лицами других структурных подразделений.
Контроль по уровню подведомственности осуществляется сплошным или выборочным способом в отношении процедур и операций, совершенных подведомственными учреждениями, путем проведения проверок, направленных на установление соответствия представленных документов требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих бюджетные правоотношения, и внутренним стандартам, и (или) путем сбора и анализа информации о своевременности составления и представления документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур, точности и обоснованности информации, отраженной в указанных документах, а также законности совершения отдельных операций. Результаты таких проверок оформляются заключением с указанием необходимости внесения исправлений и (или) устранения недостатков (нарушений) при их наличии в установленный в заключении срок.
Выявленные недостатки отражаются в журналах внутреннего финансового контроля, ведение которого осуществляет заместитель начальника Отдела.
Журналы внутреннего финансового контроля подлежат учету и хранению в установленном Росархивом, в том числе с применением автоматизированных информационных систем. Порядок ведения регистров (журналов) внутреннего финансового контроля, перечни должностных лиц, ответственных за их ведение, устанавливаются руководителем Росархива.
Информация о результатах внутреннего финансового контроля направляется начальником Отдела руководителю Росархива по завершению очередного отчетного года. Порядок формирования и направления информации о результатах внутреннего финансового контроля на основе данных регистров (журналов) внутреннего финансового контроля устанавливается руководителем Росархива.
По итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля принимаются решения с указанием сроков их выполнения, направленные:
а) на изменение карт внутреннего финансового контроля в целях увеличения способности процедур внутреннего финансового контроля снижать вероятность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение внутренних бюджетных процедур;
б) на изменение внутренних стандартов, в том числе учетной политики Росархива;
в) на уточнение прав по формированию финансовых и первичных учетных документов, а также прав доступа к записям в регистры бюджетного учета;
г) на устранение конфликта интересов у должностных лиц, организовывающих и выполняющих внутренние бюджетные процедуры;
д) на проведение служебных проверок и применение материальной и (или) дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам;
е) на ведение эффективной кадровой политики в отношении структурных подразделений главного администратора (администратора) средств федерального бюджета.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
