Если деньги инкассируются, то выдавать сумки с наличными деньгами инкассаторским работникам банка надо по заранее составленной препроводительной ведомости.
То, что сумку с наличными инкассатор принял, подтвердит квитанция, входящая в комплект документов препроводительной ведомости. Квитанция подписывается инкассаторским работником и на ней ставится штамп инкассаторского работника.
Расходный кассовый ордер на инкассируемые суммы можно не составлять, поскольку ИП кассовые документы разрешено не оформлять (п. 4.1 Указаний ЦБ РФ № 3210-У).
Если кассовый ордер вы составляете, то в строке «Выдать» нужно поставить Ф.И.О. лица, которое формирует и передает инкассатору сумку с наличными деньгами.
По строке «Приложение» указываются первичные и другие документы с указанием их номеров и даты составления.
Лимит наличных расчетов 100 000 руб. соблюдаются, даже если нет договора с контрагентом и лимит считается только по одному договору.
Это действительно, даже если у вас более двух договоров с одним и тем же контрагентом.
Нельзя платить дивиденды из наличной выручки.
Наличный заем, полученный от учредителя, можно не вносить на расчетный счет.
Кассовый чек и бланк строгой отчетности включает данные:
- дата,
- время и место осуществления расчета,
- в зданиях и помещениях - адрес с почтовым индексом.
Отклонение времени на ККТ не должно превышать пять минут от фактического времени.
В случае если на отпечатанном чеке время отклоняется от реального более чем на 5 минут, это
является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности.
Обязательных требований для оборудования кассовой комнаты сейчас нет.
Организация вправе установить их сама и закрепить, к примеру, в приказе директора (п. 4.7, 7 Указания № 3210-У). При разработке своих приказе директора (п. 4.7, 7 Указания № 3210-У).
При разработке своих правил можно взять за основу прежние рекомендации (приложение 3 к Порядку ведения кассовых операций, утв. письмом ЦБ РФ № 18.):
- подготовить для кассовых операций изолированное помещение с окном для выдачи денег,
- внутри комнаты поставить несгораемый металлический шкаф для хранения денег,
- привести адрес офиса, в котором будет оборудована кассовая комната.
Разрешается тратить наличную выручку:
1. На выдачу зарплаты,
2. На выплату материальной помощи,
3. На оплату товаров, работ и услуг,
4. На выдачу под отчет,
5. На возврат денег за оплаченные ранее товары и другие цели (пункт 2 Указания ЦБ РФ № 3073-У).
Запрещено расходовать наличные:
• на оплату аренды недвижимости,
• на покупку ценных бумаг,
• на выдачу и возврат займов (п. 4 Указания № 3073-У).
Организация вправе заплатить другой организации или ИП не больше 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У).
Без лимита в 100 тыс. рублей можно тратить наличные из кассы:
Данный список наличных расходов (Указание № 3073-У) закрытый.
Однако лимит действует только в расчетах между организациями и ИП (п. 2, 6 Указания № 3073-У). Физическим лицам можно выдавать наличные в любой сумме на другие цели (к примеру на займы или дивиденды).
За расчеты сверх лимита налоговая может оштрафовать каждого на 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ. Здесь не важно, приняла организация деньги сверх лимита или заплатила сама.
Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и ведомости не изменились.
Они оформляются по прежним унифицированным формам, но с учетом новых правил заполнения.
Установить лимит кассы можно по выручке или расходам - как Вам выгоднее.
Формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У).
Вы можете сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.
Приходные и расходные кассовые ордера может оформить как штатный, так и приглашенный бухгалтер.
Организации сами устанавливают лимит остатка денежных средств в кассе (положение ЦБ РФ № 373-П).
Для округления лимита остатка наличных денег до рубля могут применяться правила математического округления.
Лимит определяется по формуле:
Л = О : P x Пc,
Л – это лимит остатка наличных,
О – объём выручки за расчётный период,
Р – расчетный период,
Пc – количество рабочих дней между днями сдачи наличности в банк.
Важно, чтобы в выбранном организацией расчётном периоде было не больше 92 рабочих дней.
Показатель Пc - число рабочих дней между двумя днями, когда компания сдает наличные в банк, не должен превышать семи.
Подставляя в формулу разные данные, организация может значительно увеличить лимит наличных и ничего при этом не нарушить.
Пример 1:
Организация сдаёт выручку один раз в три дня, поэтому показатель Пc равен трем.
А за расчетный период организация берёт 22 рабочих дня в декабре.
Наличная выручка за эти 22 дня составила 1 100 000 руб. Тогда лимит остатка наличных в кассе составит 150 000 руб. (1 100 000 руб. / 22 дня x 3 дня).
Новые правила разрешают взять за расчетный период дни пиковых поступлений наличной выручки. Таким периодом может быть и месяц, и неделя, и даже один день.
Это позволяет на законных основаниях значительно увеличить лимит.
Пример 2:
У организации 13 ноября был пик продаж за год и дневная выручка составила 200 000 руб., а не 50 000 руб., как обычно.
Организация вправе взять за расчетный период этот рабочий день и установить P = 1. Лимит повышен до 600 000 руб. (200 000 руб. / 1 день x 3 дня).
Пример 3:
Если показатель Пc принять равным семи, то лимит будет еще больше.
Этот максимум можно взять для расчета при условии, что организация по факту инкассируется чаще.
Лимит остатка составит уже 1 400 000 руб. (200 000 руб. / 1 день x 7 дней).
Банками рекомендуется брать реальное количество рабочих дней между днями сдачи выручки во избежание проблем. Налоговая инспекция может пересчитать лимит и оштрафовать организацию за хранение денежных средств в кассе сверх лимита.
Пример 4:
Организация планирует открыть обособленное подразделение, которое будет сдавать деньги в банк. Ожидаемый объем поступлений этого офиса — 300 тыс. рублей в месяц.
Допустим, что в месяце 21 рабочий день. Период времени между днями сдачи выручки в банк - 7 рабочих дней. Лимит остатка кассы для подразделения будет равен 100 000 руб. (300 000 руб. : 21 дн. x 7 дн.).
Наличные расчеты для ИП и юридических лиц, как и ранее, ограничиваются ста тысячью рублями по одной сделке. Платежи сверх этой суммы осуществляются только в безналичном порядке.
От населения наличность принимается без ограничения.
Подразделение не должно в головной офис передавать ежедневно копии кассовой книги.
Организация сама вправе решить, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головной офис копию листа кассовой книги.
Если этот порядок не записан во внутреннем положении, то надо передавать вторые экземпляры книг каждый день (п. 5.6 Положения ЦБ РФ № 373-П).
Если в компании уже в этом году была кассовая ревизия, то это не значит, что налоговая не придет снова. И каждый раз они вправе проверить всю кассовую «первичку»: кассовые книги, приказ об установлении лимита наличных, авансовые отчеты, приходные ордера, ленты кассовых аппаратов и т. д.
Здесь также не действует ограничение на повторное истребование бумаг. Оно применяется только в отношении документов, запрошенных на выездных и камеральных ревизиях согласно НК РФ (п. 5 ст. 93).
Оштрафовать компанию за отказ представить какие-либо кассовые документы инспекторы не вправе, как и за ошибки в них. Статья 126 НК РФ, как и другие нормы кодекса, здесь не действует.
Штраф возможен только за превышение лимита наличных или неоприходование выручки. Его размер — до 50 тыс. рублей на компанию и до 5 тыс. рублей на руководителя (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Если у вас на конец дня возникло превышение лимита - выдайте излишек денег в подотчет.
Сумма, которая может быть выдана подотчетному лицу, законом не ограничена. Необходимо обязательно оформить заявление подотчетного лица о выдаче наличных.
При выдаче подотчетных сумм ограничение в 100 000 руб. не действует (абз. 4 п. 6 Указания № 3073-У).
Подотчетное лицо не является участником расчетов, а является физическим лицом.
Участники наличных расчетов - организации и ИП (п. 2 Указания № 3073-У).
Если сотрудник возьмет и вернет в кассу через некоторое время больше 100 000 руб., то это не будет нарушением.
Однако подотчетное лицо не вправе внести в кассу другой организации сумму, превышающую 100 000 руб. по одному договору.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
