На основании п.169 Инструкции 157н почтовые марки и маркированные конверты относятся к категории денежных документов. Официального определения этого вида активов в нормативных документах нет, но считается, что это объекты учета, обладающие определенной номинальной стоимостью, приобретенные и находящиеся на хранении, услуги по которым пока не предоставлены. Для учета конвертов и марок в казенном учреждении применяется счет 1 201 35. В бюджетном и автономном – счет 0 201 35, где в первом разряде проставляется соответствующий код финансового обеспечения.
В учетной политике в 2021 году следует разработать положение о порядке учета марок и конвертов в бюджетном учреждении, где должны быть прописаны следующие моменты:
• должности сотрудников, имеющих право получения;
• алгоритм подтверждения расходов;
• порядок инвентаризации.
Конверты и марки должны храниться в кассе, если:
• покупка производилась по безналичному расчету;
• покупка за наличный расчет выполнена одним физлицом, а расходовать будет другое;
• выдача предполагается по частям.
Если сотрудник получил деньги в подотчет, купил конверты и сразу отправил письма, по кассе их проводить не надо, оформляется обычный авансовый отчет ф.0504505.
Используется для отчета сотрудника об использовании выданных ему маркированных конвертов. Реестр нужно приложить к Авансовому отчету (ф. 0504505).
Маркированные конверты учитываются в фондовой кассе. Поступление оформляется приходным ордером ф.0310001, выдача – расходным ф.0310002. На каждом документе ставится отметка «Фондовый». Ордера регистрируются в журнале учета, по фондовой кассе ведется кассовая книга со сквозной нумерацией и отметкой «Фондовый» на каждом листе. Записи производятся только в те дни, когда было движение по кассе (поступление либо выдача).
Инвентаризация проводится одновременно с денежными средствами, оформляется отдельная ведомость ф.0504086.
Приобретение почтовой марки или маркированного конверта фактически означает предварительную оплату услуг связи, которые будут оказаны в момент отправления письма или бандероли. Поэтому при учете расходов на покупку маркированных конвертов в бюджетном учреждении в 2021 году следует использовать КОСГУ 221. КВР операции 244 – прочая закупка товаров, работ и услуг.
В соответствии с п.171 Инструкции 157н аналитический учет маркированных конвертов ведется в карточке учета средств и расчетов ф.0504051. Все операции с денежными документами заносятся в журнал №8 по прочим операциям ф.0504071.
Немаркированные конверты относятся к категории материальных запасов и учитываются на счете 0 105 36 000 в составе прочих МЗ на основании п.118 Инструкции 157н. Расходы на приобретение оплачиваются по КВР 244 – прочая закупка товаров, работ и услуг.
Для того, чтобы правильно поставить в бухучете КОСГУ расходов, нужно определить назначение конвертов:
1. Для тех, которые предполагается использовать в целях награждения сотрудников, выбирается подстатья 349 – увеличение стоимости прочих МЗ однократного применения. Основание – п.11.4.8 приказа Минфина 209н.
2. Для приобретенных в любых других целях, выбирается КОСГУ 346. Основание – п.11.4.6 приказа Минфина 209н.
Аналитический учет немаркированных конвертов ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей ф.0504041. Сведения об их движении вносятся в журнал №7 по операциям по выбытию и перемещению НФА.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
